『職歴証明書』ってどんな書類なの？発行依頼方法や記入例をご紹介します！

転職先や資格試験を受ける時に『職歴証明書』の提出を求められることがあります。普段あまり聞かない書類なので、「どこでもらえるの？」「どうやって書くの？」とわからないことがたくさんあるでしょう。

そこでこの記事では、『職歴証明書』の説明から書き方、発行依頼方法などについてご紹介していきたいと思います。

また、『職歴証明書』の発行依頼を断られた時の対処法や、英語表記の『職歴証明書』もご紹介していきたいと思いますので、ぜひ参考にしてください。

『職歴証明書』とは

職歴証明書とは、その会社に勤務していたことを証明する書類で、「職務経歴証明書」と呼ばれることもあります。

該当する会社名や在職期間などを記載し、それが正しいことを証明しています。必要記載項目は決まっていますが、会社によってフォーマットはそれぞれ異なります。また転職先の会社から記入項目の指定がある場合もあります。

『職歴証明書』の提出を求められる時

『職歴証明書』の提出を求められる時はどんな時でしょうか。

転職する時や国家試験を受ける時

職歴証明書は、転職する時や国家試験を受ける時に提出を求められることがあります。

また、社会人経験者が公務員試験に合格して内定をもらった時にも職歴証明書が必要になります。提出する理由としては職歴詐称などでトラブルが起きないようにするためです。

公務員試験のために『職歴証明書』の発行依頼をしたら会社にバレる？

会社に公務員試験を受けることを言っていないので、バレたくないという人もいるでしょう。職歴証明書は、公務員試験に合格した後に内定先へ提出するのが一般的です。つまり、不合格の場合は職歴証明書の発行は必要ありませんので、会社にバレる心配もいりません。

公務員試験に合格した場合は、会社に退職の意思を伝えないといけません。退職の意思を伝えた後であれば、発行を依頼してもすでに伝えた後なので問題はないでしょう。

『職歴証明書』以外にも転職する際に必要な書類はたくさんある！

転職をする際に職歴証明書以外にも、必要な書類はたくさんあります。

例えば「退職証明書」です。退職証明書とは、勤務していた会社をすでに退職していることを証明する書類で、転職先の会社から事実確認として退職証明書の提出を求められる場合があります。

また失業給付や国民健康保険の手続きをする際に、離職票の代わりとして使われることが多いです。

他にも「採用証明書」も必要となる場合があります。採用証明書とは、失業手当を受給している失業者が再就職を証明する書類のことです。

再就職にあたって、失業手当の受給停止や再就職手当を受給するため、ハローワークへ提出します。発行したい場合は、再就職先に依頼して発行してもらいましょう。

『職歴証明書』と在籍証明書の違い

職歴証明書とよく似た「在籍証明書」という書類があります。職歴証明書とどう違うのか気になるところですが、大きな違いはありません。

しかし、在籍証明書は「今現在も継続してその会社に勤務していることを証明する書類」に対して、職歴証明書は「以前その会社に勤務していたことを証明する書類」です。

なので、転職を複数回したことがある人は、以前勤務していた会社ごとに職歴証明書を発行してもらう必要があります。

『職歴証明書』の発行依頼方法

職歴証明書は、在職中または以前勤務していた会社の人事部や総務部に依頼すれば、発行してくれます。次に「在職中」と「退職した後」のそれぞれの依頼方法を解説したいと思います。

在職中の場合

現在勤務している会社の人事部や総務部に発行を依頼します。提出先からフォーマットや記入項目の指定があれば、依頼するときにきちんと伝えましょう。

退職した場合

すでに退職した会社に職歴証明書の発行依頼をする場合は、まず勤務していた会社に電話かメールで連絡をしましょう。書類の受け取りは、郵送または直接オフィスに足を運ぶかのどちらかですが、会社の指示に従いましょう。

郵送の場合は、相手先の手間を省くための配慮として、正しい料金の切手を貼った返信用封筒を同封しましょう。

退職した会社に『職歴証明書』の発行依頼をする際のする際のメールの例文

退職した会社に職歴証明書の発行依頼メールの例文を紹介したいと思います。

下記を参考にして依頼文を完成させましょう。

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株式会社〇〇

人事部　〇〇　〇〇様

拝啓

貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

◯年◯月まで貴社に在籍しておりました◯◯です。

在籍期間中は大変お世話になりました。

この度、転職が決まり職歴証明書が必要となりましたので、ご連絡させていただきました。

お忙しいところお手数をお掛けしますが、職歴証明書の発行をお願いしてもよろしいでしょうか。

このメールに添付しておりますフォーマットをご確認のうえ、必要事項への記入、社印の押印をお願いいたします。

お願いばかりで恐縮ですが、切手貼付済みの返信用封筒を同封しておりますので、◯月◯日までに返送いただけますと幸いに存じます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

氏名

住所

電話番号

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上記のように、職歴証明書の発行依頼メールは、端的かつ、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。また大手企業の場合社員数が多いので、過去に勤務していた社員一人ひとりの情報を探すのに時間が掛かります。

なので、見つけやすいように自分の社員番号や所属部署をあらかじめ伝えておくなどの心遣いも必要です。

『職歴証明書』の指定がない場合は自分で作成する

公務員では行政側がフォーマットを用意している場合がありますが、職歴証明書に規定のフォーマットはありません。なので、ほとんどは会社独自が作ったフォーマットがあります。会社所定のフォーマットがない場合は、自分で職歴証明書を作成する必要があります。

手書きかパソコンどちらで作成しても構いませんが、記入漏れがないように注意しましょう。自分で作成するのが難しいと思う人は、ネットで公開されている無料テンプレートを利用しましょう。

比較的簡単に作成できるのでオススメです。それらを使用すると、比較的簡単に作成できるでしょう。

必要事項

A4サイズの紙1枚に下記の必須事項を明記しましょう。

＊氏名：職歴証明書で職歴を証明される人の名前

＊発行年月日：職歴証明書の作成した日ではなく、発行された日

＊在籍期間：該当する企業の入社日～退社日

＊会社名：該当する企業の正式名称

＊社印の押印：該当する企業の社印

職歴証明書は職歴を証明する重要な書類なので、証明者となる会社の社印または雇用主の捺印が必要となります。職歴証明書を受け取るときは、社印がきちんと押印されているか確認しましょう。

提出先によって異なる項目

下記は、職歴証明書の必要事項ではないので、提出先から指定があった時のみ記載しましょう。

＊給与

＊勤務先における所属部署や役職などの地位

＊業務内容

＊退職理由

『職歴証明書』を記入するにあたっての疑問

職歴証明書の記入必須項目は！？

職務経歴書の記入必須項目は以下の5つです。

・名前

・発行年月日：証明書が発行された年月日

・在籍期間：入社から退社までの期間

・企業名：企業の正式名称

・社印：企業の社印が押印された状態

職歴証明書を作成する際には、上記の必須事項を忘れずに記入しましょう。企業から書類を受け取る際には、社印が押印されているか、しっかりと確認してくださいね。

提出先によっては、「給与」「勤務先での部署や役職」「賃金」「業務内容」「退職理由」などの記入を求められる場合も。ただし、これらは記入必須項目ではないため、記入を求められた際にのみ記入してくださいね。　

在職中と退職後では書き方が違う？

在職中と退職後の職歴証明書の違いは「在籍期間」です。在職中の場合は「在職中」もしくは「現在に至る」と記入するのに対し、すでに退職している場合は「退職日」を記入します。

アルバイト期間は書く？

職歴証明書にアルバイト経験を記入するか迷う人も多いでしょう。特に指定がない場合は、アルバイト経験を書く必要はありません。しかし、長期のアルバイト経験があるのであれば、職歴として見られることもあります。何も書かず空白期間が目立つよりは、アルバイトでも職歴があった方が、就職や転職の際に有利になるでしょう。

公務員の場合は、アルバイトの職歴も記載しなければならないとされることもあります。提出先によって記載項目は異なるため、提出時には必ずチェックしましょう。

給与の記載は必要？

給与の記載は基本的には必要ありません。しかし、企業によっては記載が求められることも。給与の記載が求められた際にのみ、記載しましょう。

休職期間は書く？

休職期間も基本的には職歴証明書に書く必要はありません。しかし、提出先の会社から指示されている場合や、職歴の空白期間について聞かれた場合は正直に述べましょう。

休職期間を書くと、提出先に悪い印象を与えてしまうと思われがちですが、変にごまかすと不信感を持たれます。休職の理由まで具体的に書く必要はないですが、もし聞かれた場合は正直に話し「現在は問題なく働くことができる」というアピールに繋げましょう。

『職歴証明書』を発行してもらえないことはある？

『職歴証明書』の発行は法的に義務付けられている

労働基準法（第二十二条　退職時等の証明）では、「労働者が退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由について証明書を請求した場合においては、使用者は遅滞なくこれを交付しなければならない。」と法的に義務付けられています。なので、会社側が職歴証明書の発行依頼を断ることは基本的にはありません。安心して発行依頼をして大丈夫です。

『職歴証明書』を発行してもらえない場合

代替書類を準備しましょう

先ほど職歴証明書の発行は会社の義務と述べましたが、もし会社側がどうしても発行を拒否する場合は、代替になる書類を用意しましょう。代替になる書類としてよく使われるのが「雇用保険の加入履歴」です。雇用保険の加入履歴は、本人確認書類と「雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票」を所轄のハローワークで申請すると、入手することができます。

もし職務経歴書を発行してもらえない場合は「雇用保険の加入履歴」で代替をしましょう。しかし、提出先に雇用保険の加入履歴で代用できないかどうか、あらかじめ確認をしておきましょう。

英語表記の『職歴証明書』はある？

職歴証明書は英語で「Certificate of Employment」または「Certification」と表記します。記載する項目は、日本の職歴証明書と同じで氏名や所属部署、在職期間、発行年月日などです。また、英語圏のビジネス文書として、用紙の上に発行元が印刷された「レターヘッド」を用いることが一般的です。自分で作成する場合は、「Times New Roman」や「Century」などの読みやすいフォントを使用しましょう。

日本語と英語の職歴証明書の大きな違いは、社印の押印がないことです。欧米では印鑑文化がなく、会社の代表者によるサインが効力を持ちますので社印の押印代わりになります。

【英語職歴証明書の見本】

＊タイトル：「Certificate of Employment」または「Certification」

＊氏名：職歴証明書で職歴を証明される人の名前

＊在籍期間

＊役職や所属部署

＊発行年月日や発行地

＊代表者または書類発行の責任者の役職名とサイン

まとめ

今回は『職歴証明書』の説明から書き方、発行依頼方法、発行依頼を断られた時の対処法や英語表記の『職歴証明書』もご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

『職歴証明書』はその会社に勤務していたことを証明する書類のことで、転職をする時や公務員試験に合格した時に提出を求められる可能性が多いです。転職する時には、『職歴証明書』の他にも「退職証明書」や「採用証明書」などさまざまな重要書類があることがわかりました。

『職歴証明書』を自分で作成する場合、アルバイト期間や休職期間は記入するか疑問に思う人もいるかと思いますが、基本的には書く必要はありません。また、『職歴証明書』は在職中または退職した会社の人事部や総務部に依頼すると発行してもらえますが、もし何らかの理由で拒否された場合は、ハローワークにある「雇用保険の加入履歴」で代替しましょう。

もし転職先の会社に『職歴証明書』の提出を求められた場合はまず、在職中または退職した会社に連絡をしましょう。