「正社員の内定を承諾したけど、他に入社したい他企業が見つかりこのまま進めるか悩む…」「内定承諾書を提出した後でも辞退ってできるの？」と内定後の辞退について気になっている方も多いでしょう。
本記事では、内定承諾後でも辞退は可能なのか、いつまでに伝えたら良いのかそのタイミング、メールと電話、直接訪問などどういった手段で伝えるべきなのかなど、内定の辞退に関する様々な問題について紹介していきます。
本来は内定を承諾する前に辞退するのが良いですが、理由があって辞退したい方は参考にしてみてください。
目次
内定後の辞退は可能？
内定承諾後になって、他にもっと気になる企業が見つかることがあるでしょう。そんなとき「一度引き受けてしまったし…」と悩んでしまいますよね。しかし、結論からお伝えすると、内定後でも辞退は可能です。
内定の承諾には、法的拘束力はありません。また、内定承諾書を記載して提出してしまった後でも、辞退することができます。
しかし、内定承諾書へのサインが完了した後に辞退することは、企業の心象は悪くなります。できる限り、承諾する前に辞退するようにしましょう。
また、内定を辞退するにはきちんとしたマナーやポイントを押さえておく必要があります。次章から詳しく紹介するので確認していきましょう。
＼選考が進んでいるけど辞退したい／
内定辞退の連絡方法
まずは、内定辞退の連絡方法について紹介します。
電話かメールが基本マナー
内定辞退の連絡は、基本的に電話かメールで行うのがマナーです。内定の連絡を採用担当者から電話で受けた場合は、辞退の連絡も電話で行い、メールで連絡を受けた場合はメールのみの連絡で大丈夫です。
辞退をすることはとても心苦しい気持ちになり、連絡をするのが気まずいと思ってしまうでしょう。しかし、だからといって間違っても無断で無視するなんてことのないようにしてください。
電話の方が自分の言葉で自分の気持ちを直接伝えることができます。やはり電話の方が誠実さを伝えられるため、メールよりも電話の方が適しています。
また、内定辞退の連絡を先延ばしにするのも避けましょう。内定辞退が決まったらすぐに企業側に連絡をするのがマナーです。
連絡する時間帯には注意
電話で連絡するときに気を付けるのが、電話をかける時間です。
内定企業の営業時間内に電話するのがビジネスマナーです。また、営業時間内とはいえ、始業開始直後やお昼休みなどは、迷惑となるため避けるようにしましょう。
電話で連絡をした場合にも、念のためメールも送るのがおすすめです。その理由は、通話だと証拠が残らないからです。メールでのやり取りは証拠として保存できるので、記録として残せます。メールは電話での内定辞退の連絡の補足のために行います。
電話とメール合わせて連絡する
内定辞退は重要な連絡のため、電話だけで終わらせず、メールでしっかりと証拠を残しておきましょう。
さらに1日に数百件のメールを受信している採用担当者にメールを送っても、多数のメールで埋もれてしまう可能性があります。メールが届いているか、後ほど電話で確認するのも手です。
電話が繋がらなかった場合や、電話をした後にもう一度連絡をするような場合にも、メールを送りましょう。
また、転職エージェントを利用して転職活動を行っている場合には、転職エージェントが企業に連絡してくれるので、自分で連絡する必要はありません。
訪問や手紙を送る必要は基本的にはなし
内定辞退の際、わざわざ企業を訪問してお断りしたり、手紙を送る必要はありません。少し前までは、電話やメールは失礼という風習があったため、訪問や手紙などの手段が行われていました。しかし、現代ではこれらの手段は逆に迷惑となってしまいます。
ただし、以下の場合は手紙を同封するといいでしょう。
・金融業界のように堅い業界や老舗企業
・マナーに厳しい企業
・母校や友人との繋がりが強い企業、紹介してもらった企業だった場合
・内定承諾書を提出した後に辞退する場合
・内定者研修を受けた後に辞退する場合
・採用担当者にお世話になった場合
・就職後も何らかの繋がりがある場合
以上のような場合には、メールや電話とは別に手紙を送ることで好印象になり、今後の関係にいい影響を与えることも。相手との関係性や、今後のやり取りの仕方に合わせて手紙を書くか考えてくださいね。
また、内定辞退のようにお詫びの手紙の場合は手書きがおすすめ。企業への手紙の場合は、縦書きで書きましょう。修正液や修正テープは使用せず、便箋や封筒は白無地、手紙は三つ折りにして入る大きさを選んでくださいね。
【内定辞退のお詫びの手紙：例文】
拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
電話でもお話させていただきましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
自身の進路について熟考した結果、他の会社への入社を決意した次第で御座います。
度重なる選考では、貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
また、担当の〇〇様には大変お世話になりましたこと、心より感謝いたします。
最後になりましたが、貴社の一層のご発展ならびにご多幸をお祈り申し上げます。
敬具
平成◯年◯月◯日
〇〇 〇〇（差出人）
〇〇株式会社 人事部
〇〇 〇〇 様
＼手紙の書き方がわからない！／
内定辞退の連絡をする際には、採用担当者から受けた連絡と同じ方法を用いましょう。
内定辞退を伝えるタイミング
内定辞退が可能ということはわかったけど、一体いつまでに連絡すれば大丈夫なのか気になりますよね。
ここでは、内定辞退を伝えるタイミングや内定を少し考えたい時の方法など紹介します。
法律上は入社2週間前まで
内定辞退を伝える法律上のタイムリミットは、入社日の2週間前までです。内定通知を承諾すると、労働契約が正式に結ばれたこととなります。そのため、法律に従う必要がでてきます。
ただし、これは法律上のルールです。入社直前での内定辞退は、企業にとって大きな負担となるため、少しでも早く伝えることがマナーでしょう。
内定を保留したいときは期限を伝える
第一志望である企業の選考待ちの場合、内定を保留したいことがあります。その際は、いつまで保留したいのか、その期限を明確に伝えるようにしましょう。
企業によって異なりますが、提示してきた期限に、プラス1週間ほど延ばしてもらえることが多いようです。
担当者に連絡がつかない場合は先にメールを送る
電話や対面の方が気持ちを伝えられるため、内定辞退の連絡は基本的に対面または電話で行います。しかし企業に電話で連絡をしても担当者に連絡がつかない場合は、一旦メールだけの連絡でも構いません。担当者がお休みの場合や多忙で連絡がつかない場合は、メールで内定辞退の意を伝えましょう。
電話をしたものの担当者が不在で内定辞退の意を伝えられなかった場合には、「◯時にお電話致しましたが、不在でしたので、メールでのご連絡とさせていただきました。メールでのご連絡となることをご了承ください。」とメールに一文添えましょう。そうすることで、メールで連絡したとしても失礼な印象を与えません。
ただし、メールだけでは迷惑メールに振り分けられてしまったり、他のメールと混じって見落とされたりする可能性があります。電話が難しい時には、先にメールで内定辞退の意を伝えるようにしましょう。
内定辞退を伝えるタイムリミットは入社日の2週間前。しかし、少しでも早く伝える方が良いでしょう。
内定辞退を伝える際のポイント
内定辞退を伝える際に、気を付けるべきポイントを紹介します。
お詫びの言葉を伝える
内定辞退を伝える際には、お詫びの言葉を伝えましょう。内定を辞退することは可能とはいえ、企業にとっては大きなダメージです。説明会から面接まで、あなたを採用するまでに多くの時間をかけてきています。
さらに、内定を承諾したことにより、企業はあなたを会社に迎える準備も進めてしまっているのです。これらの状況を踏まえ、迷惑をかけてしまったことをお詫びの気持ちを込めて伝えましょう。
辞退理由は伝える必要ない
内定辞退を伝える際に、本当の辞退理由を伝えるか嘘をついた方が良いのか迷う方も多いでしょう。内定辞退の理由は、あえて伝える必要はないとされています。
理由は「慎重に考え抜いた結果」「一身上の都合」などの無難な言葉で問題ありません。
ただし、電話で連絡をした場合、採用担当者側から理由を聞いてくることもあります。その時は、素直に他の企業に決めたことを伝えてOKです。間違っても、企業に対するネガティブ発言は行わないようにしましょう。
競合他社名は出さない
電話で連絡をしたときに、入社を決めた企業名を聞かれる可能性もあります。その際に、入社を決めた企業と内定辞退する企業が競合にあたる場合には、トラブルを防ぐために企業名は伏せるようにしましょう。
ただし、競合ではない企業の場合は、あえて伏せなくても大丈夫です。前向きに検討した結果あなたが出した結論を伝え、理解してもらいましょう。
連絡なしはNG
内定辞退の連絡をするのが気まずいからと言って、連絡をせずに辞退するのは絶対にNG。「時間をかけて選考してもらったのに、内定辞退を辞退すると伝えるのは気が引ける…。」「怒られそうで怖い…。」と思うかもしれませんが、連絡しないことで今後トラブルになるかもしれません。
また転職活動が終了して就職しても「連絡せずに内定辞退した企業が取引先の会社になって気まずい…」ということもあり得ます。
さらには連絡せずに内定辞退の意を伝えないままいると、損害賠償請求をされてしまう可能性もあります。内定辞退の連絡をしないのは、企業に損害を与える行為だからです。
内定辞退は悪いことではありません。連絡をしないことの方がよっぽど迷惑をかけます。今後を気持ちよく過ごすためにも、内定辞退の連絡は必ずしましょう。
内定辞退メール作成時のポイントとそのマナー
内定辞退のメールを作成する際のポイントをお伝えします。メール作成のポイントを守って、印象のいいメールを送りましょう。
【内定辞退メール作成のポイント】
1.件名は簡潔に
2.お礼を述べる
3.内定辞退の理由を述べる
4.就職活動に対するお礼
5.会社の発展をお祈りする
まずメールの件名は、簡潔にどんな内容なのかが伝わるような件名にしてください。日々たくさんのメールが届く採用担当者は、分かりにくい件名のメールだと他のメールに紛れてしまって気づいてもらえない恐れがあります。
件名を読んだだけで、内定辞退のメールだとわかるような件名にしてくださいね。
次に、度重なる選考と内定に対するお礼を述べましょう。企業は選考に多くの費用と労力をかけています。また、内定を出したということは、あなたが入社してくれるのを心待ちにしていたはずです。
まずは、内定を出してもらったことに対してお礼を伝えましょう。ただし、長々とお礼と謝罪をしてしまうと、内定辞退の意が伝わらなくなってしまいます。丁寧すぎるお礼は避け、感謝の意が伝わる程度にしておきましょう。
最後に内定辞退の理由も述べましょう。ただし、内定辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。「自身の将来を考慮した結果」「他の企業に内定を頂いたため」のように曖昧に伝えても問題ありません。
最後に、企業の繁栄を願う気持ちを伝えるために、会社の今後の発展を願う文章を付け加えましょう。
メールで連絡する際のマナー
連絡ミスをしない
「メールするのを忘れていた」「メールしたつもりだったが、メールアドレスが違っていて送信できていなかった」のように、メールで連絡したつもりができていなかったというようなミスは許されません。メールが送信できたか、そして相手にきちんと届いているかはしっかりと確認してください。
早めに連絡する
内定辞退を決めたらすぐに連絡しましょう。企業側は内定辞退者が出ると、次の選考を始めなければならないために、辞退するのであれば早く伝えてほしいと考えています。
「メールだからいつ連絡してもいい」と油断せずに、内定辞退を決意したらすぐに連絡してください。
ただし、メール送信の時間には気をつけましょう。深夜や早朝、休日にメールを送信するのは、マナー的によくありません。早く伝えたいからと言って、相手の時間帯を考えずにメール送信するのは避けましょう。
内定辞退をメールのみで行うメリット
応募者側：直接言わなくていい
応募者側としては、内定辞退という言いづらい内容を電話で伝えるのは、なかなか言いたくないことです。内定辞退という言い出しにくい内容を伝えるのは勇気が必要なので、それをメールで済ませられるのは非常にメリットが大きいと言えます。
また、メールであれば何度も推敲できます。電話であれば「想定外の質問をされたら、変な回答をしてしまうのではないか…」と不安に感じるかもしれません。しかしメールであれば、文章を考えたらあとは送信するだけなので、気持ちが楽ですね。さらに、電話で内定辞退を伝えても証拠が残りません。
「電話で伝えたのに忘れられていた」「電話でしっかり伝えたのに、担当者へ連絡が行っていなかった」のような連絡トラブルを起こさないためにも、メールで証拠を残せるのは応募者にとってのメリットが大きいでしょう。
企業側：対応がスムーズ
企業側としても、対応が内定辞退の対応がスムーズになるというメリットがあります。電話や訪問で内定辞退の連絡を受ける場合は、数分とはいえ時間を要します。メールであれば空いた時間にチェックができるため、企業側もスムーズに確認連絡ができるのもメリットです。
内定辞退の理由の伝え方
内定辞退の理由は具体的に伝える必要はありません。内定辞退の理由によっては、失礼に値することもあるからです。「一身上の都合」「第一志望の企業に合格した」のように伝えるのもいいでしょう。
第一志望だと伝えていた場合は？
第一志望だと伝えていた場合は、他の企業から内定をもらったことを理由にしにくいかもしれません。そのような場合は、「選考中は御社が第一志望だったが、就職活動をする中で心境が変化した」「当初は第一志望だった」と伝えましょう。
採用担当者が内定辞退の理由を聞くのは、求職者を責めているのではなく、ただ内定辞退の理由を今後の採用の参考にしたいと考えているからです。「〇〇と言ったら責められるかな？」と考えすぎずに、当たり障りのないことを伝えるのがおすすめです。
誠意のある伝え方をする
お世話になった企業に対して内定辞退を申し出るのはネガティブな気持ちになりますが、誠意を持って伝えることで、企業側もあなたの今後を応援してくれるでしょう。
詳しい内容を聞かれた場合
繰り返しになりますが、自分から詳しい内定辞退の理由を伝える必要はありません。採用担当者に「詳しい理由を聞かせてください」と言われた時だけ、内定辞退の理由を伝えましょう。
伝える理由によっては引き止められる可能性もありますが、企業側が納得できる理由を伝えるようにしてくださいね。「他社から内定をもらったから」「他の業界に魅力を感じたから」という当たり障りのない理由を伝えれば、採用担当者も納得してくれるでしょう。
内定辞退を伝える際の例文
最後に、具体的にどんな内容を伝えたら良いのかわからないという方のために、具体的な例文で紹介します。電話とメールの場合で分けて紹介するので、参考にしてみてください。
電話の場合
| 受付：はい。〇〇株式会社 受付担当の〇〇でございます。 応募者：お世話になっております。先日中途採用の選考を受けさせていただいた〇〇と申します。人事部の〇〇さんはご在席でしょうか？ 受付：人事課の〇〇ですね。少々お待ちください。 人事：人事課の〇〇です。 応募者：お世話になっております。先日いただいた内定の件で本日ご連絡させていただいたのですが、ただいま10分ほどお時間いただいてもよろしいでしょうか？ 人事：はい、大丈夫です。 応募者：この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。大変申し訳ないのですが、熟考させていただいた結果、今回の内定を辞退させていただきたく、連絡いたしました。 人事：それは、とても残念です。承知しました。よろしければ理由をお伺いできますか？ 応募者：はい。実は別の企業から内定をいただきました。 今後のキャリアや私の適性などを踏まえ慎重に検討した結果、 そちらの企業にご縁を感じ決意しました。 人事：そうですか。大変残念ですが、あなたの今後のご活躍をお祈りしています。 応募者：ありがとうございます。 御社には貴重なお時間をいただいたのにこのような形となってしまい、大変申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。 |
メールの場合
| 件名：内定辞退のご連絡 〇〇（名前） 本文：〇〇株式会社人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 この度は、内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございました。大変光栄な連絡をいただいたのに恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 今後のキャリアや自分の適性などについて、あらためて熟考した結果、他の企業にご縁を感じ、このような決断となりました。 お忙しい中、貴社には貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、このような形になってしまい、大変申し訳ございません。 本来であれば直接お詫びすべきかとは思いますが、メールでの連絡となったこと、何卒ご容赦いただけますと幸いです。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ———————〇〇（名前）〒100-〇〇東京都港区麻布〇丁目〇-〇電話 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇メール 〇〇〇〇〇〇——————— |
メールで辞退の連絡をした際に、企業から返信が来る場合がありますが、返信の返信は不要です。企業からのメールを最後にして終わらせましょう。
内定辞退のメールに返信する必要はある？
内定辞退のメールを送信した後に、返信する必要はあるのでしょうか？
了承の場合
内定辞退のメールを送って了承の連絡が来た場合には、その後の連絡は必要ありません。何度もやり取りが続くと、担当者の負担になってしまいます。「やり取りをいつまで続ければいいのかわからない」と不安になってしまうかもしれませんが、了承の連絡が来たらメールの返信は必要ありません。
理由を聞かれた場合
内定辞退のメールを送って、内定辞退の理由をメールで詳しく聞かれた場合は、メールで返信するのではなく電話で素直な気持ちを伝えるのがいいでしょう。誤魔化したり嘘をついたりせずに正直な理由を伝えてください。
繰り返しになりますが、採用担当者が内定辞退の理由を聞くのは今後の採用の参考にしたいからです。内定辞退をする上に、その理由を伝えるのは気が引けるかもしれません。しかし採用担当者も納得できるような理由であれば、承諾してくれるでしょう。
ただし稀に内定辞退を覆して欲しいために、辞退の理由を聞いている可能性もあります。「考え直して欲しい」と説得されて「そこまで引き止めてくれるのなら、内定承諾しようかな…」と心が揺れ動いてしまうかもしれません。しかし、自分が後悔しない選択をするのが大切です。揺るがない強い気持ちで、内定辞退の理由を伝えましょう。
電話がかかってきた場合
内定辞退のメールを送った後に電話がかかってきた場合にも、誠実に対応しましょう。説得しようとしているのかもしれませんが、素直に内定辞退の理由を伝えれば問題ありません。理由を伝える際には失礼のない言葉使いをしてくださいね。
内定辞退のメールに返信がない場合
内定辞退のメールを送ったのにも関わらず、企業からの連絡がない場合の対応方法をお伝えします。
電話をする
担当者がメールそのものを見落としているか、一読はしたものの返信を忘れているような可能性があります。メールをしてから数日経っても連絡がないならば、担当者に電話をしてみましょう。「先日お送りしたメールをご確認頂けますと幸いです。」と伝えてください。
メールを再送する
他のメールと混ざってしまい、メールに気づかれていないかもしれません。そのような場合は、同じ内容のメールを再送しましょう。「先日もお送りしたものを念のため再送させていただきます。」と一文付け加えることで、失礼のない言い方ができるでしょう。
内定辞退に関するよくある質問
内定辞退は違法になる？
内定辞退をすることは違法にはなりません。内定を承諾するかどうかは労働者の自由であり、法的拘束力はありません。
基本的には内定辞退をすることで違法にはなり得ませんが、場合によっては違法だと判断されたり損害賠償請求をされることもあります。違法だと判断されるのは、会社に多大な損害を与えた場合に限るため、ほとんどの場合は訴えられる可能性はありません。
内定承諾後の内定辞退は可能？
内定承諾後の内定辞退は可能です。内定承諾書には法的な拘束力はないため、内定承諾書を提出した後でも内定辞退をすることは可能なのです。
ただし、内定辞退は労働者の自由と言えども、企業に迷惑をかける行為であることは間違いないです。内定承諾後の内定辞退は企業側に時間とコストをかけてしまうと心得た上で、内定辞退を行う際は誠意をもって行いましょう。
内定辞退の連絡はいつまでに行うべき？
期間は企業によって異なるため、企業に確認しましょう。一般的には、内定をもらってから1週間以内に連絡するのが適切です。たとえ保留するとしても、その時点での考えを連絡をしなければなりません。企業によって内定の保留ができる期間は異なるため、いつまで待ってもらえるのかは採用担当者に確認してください。
まとめ
内定後の辞退は内定承諾書の提出後でも可能なのか、内定を辞退する際の伝え方のマナー、伝えるタイミングやポイント、転職の内定辞退を伝える際の具体的な例文など紹介しました。
「内定通知をいただいたけれど、他企業の方が熱意が高く辞退したい…」「内定承諾書にサインをしてしまった後になって、やっぱり辞退したくなってしまった…」などといったことは転職活動をしている上で仕方のないことです。
その場合は、これまであなたを採用するにあたりかけてきた企業の労力を考え、しっかりとお詫びをしましょう。内定辞退をするのが申し訳ないからと、連絡を先延ばしにしてしまうと、余計企業に迷惑がかかります。内定辞退が決定した時点ですぐに企業側に連絡をするようにしましょう。
また、辞退を伝えるタイミングや連絡方法もとても重要なので、ミスのないようにしましょう。
転職というものは、人生においてとても大切な選択になります。もし今後の転職選びに迷っている場合は、ぜひ転職エージェントであるキャリチェンにご相談ください。転職のプロであるカウンセラーが親身になってあなたのサポートを行います。
