エクセルで作った資料を印刷する時、ページ番号を入れたい！
会社の会議や、取引先とのミーティングで使うエクセルの資料を作成したものの、もう少し使いやすくするためにページ番号を振りたいなと思ったことはありませんか？この記事では、ページ番号の表示や途中からページ番号を付ける方法、複数のシートにまたがってページ番号を付ける方法をご紹介します。ページ番号を振ることで、資料の順番がすぐにわかり、ミーティングもスムーズに進められますよ。
ページ番号を設定する
まずは基本的なページ番号を表示する方法を解説します。
ページ番号を表示させる際、ページのどこに位置に記載するかはさまざまにありますが、今回は初めにフッター部分にページ番号を表示させていきましょう。
① エクセル上部にある【ページレイアウト】タブのなかの【ページ設定】をクリックします。エクセルのバージョンによっては【ページ設定】のアイコンが出ていない場合もあります。その際は、【ページレイアウト】タブ内にあるグループの1つが【ページ設定】というグループになっており、そのグループ名の右横に四角いマークがあるのでそれをクリックしましょう。そうすると【ページ設定】のすべてのオプションが出てきます。
② 【ページ設定】をクリックすると【ページ設定】のダイアログボックスが開きます。そしてその中にある【ヘッダー/フッター】タブを選択しましょう。
③ 今回はフッターにページ番号を表示したいので、フッターのメニューから表示したいページ番号の形式を選びます。単純な「1ページ」「Sheet1」から、作成者の名前が入ったもの、日付が入ったものなどさまざまにあります。
④ いずれかのページ番号を選んだら、プレビュー画面のフッターに、選んだページ番号の形式が表示されました。その形で問題なければ「OK」ボタンをクリックします。
⑤ 実際にどのようにページ番号が付いたかを確認するため、エクセル上部にある【表示】タブの中にある【ページレイアウト】を選択します。
⑥ 【ページレイアウト】をクリックすると、編集の画面から実際に印刷する場合のページレイアウトの形が表示されます。フッターに選択したページ番号が表示されているのを確認できました。
⑦ これで、フッターにページ番号が入った状態のエクセルシートを印刷することができます。いつもの編集画面に戻す場合は、エクセル上部にある【表示】タブ内の【標準】を押すと、元に戻ります。
ページ番号の表示位置を変更する
先程、フッターの中央部分にページ番号を表示しましたが、右端や左端に表示することもできます。右端、左端にページ番号を振ることで、資料をめくるときにページ番号が見やすく、わかりやすいというのが一番のメリットです。そのやり方を解説していきましょう。
① エクセル上部にある【ページレイアウト】タブの【ページ設定】をクリックします。エクセルのバージョンによっては【ページ設定】のアイコンが出ていない場合もあります。その際は、【ページレイアウト】タブ内にあるグループの1つが【ページ設定】というグループになっており、そのグループ名の右横に四角いマークがあるのでそれをクリックしましょう。そうすると【ページ設定】のすべてのオプションが出てきます。
② 【ページ設定】をクリックすると、【ページ設定】のダイアログボックスが出てきます。そのなかの【ヘッダー/フッター】タブを選択します。フッターの中央部分にもページ番号を付ける際は、前述したやり方で中央部分のページ番号を設定しましょう。
今回の本題である左右にページ番号を振るためには、フッターのページ番号のレイアウトを変更する必要があるので、【ユーザー設定のフッター…】を選択します。バージョンによっては【フッターの編集】というボタンです。
③ 【ユーザー設定のフッター…】もしくは【フッターの編集】をクリックすると、【フッター】のダイアログボックスが開きます。すでに中央部の枠の中にページ番号が入っているのは、先程「ページ番号を設定する」で設定したものです。
④ 左側にページ番号を設定してみましょう。まずは左の枠内にカーソルを置き、次の画像で示した赤枠のアイコン『ページ番号』をクリックします。これで左端のフッターにはページ番号のみが入るようになります。
⑤ 続いて、右側にページ番号を設定してみましょう。
右端のフッターでは『ページ番号』/『総ページ番号』と表示してみたいと思います。
まず、右側の枠内にカーソルを置き、下の画像で示した赤枠のアイコン『ページ番号』をクリックします。
次に、キーボード上で『/』（スラッシュ）を入力します。
そして、下の画像で示した赤枠のアイコン『総ページ数』をクリックします。
これで「今のページ番号/総ページ数」の形になります。
フッターの右端・左端の設定が終わったら「OK」をクリックします。
⑥ 【ページ設定】のダイアログボックスに戻ると、設定した通りになっているのを確認しましょう。問題なければ「OK」をクリックします。
⑦ 今回もどのようにページ番号が付いたか確認するため、エクセル上部にある【表示】タブの中の【ページレイアウト】を選択します。
⑧ 実際に印刷する際のフッターのページ番号はこのような配置になりました。いつもの編集画面に戻す場合は、エクセル上部にある【表示】タブ内の【標準】を押すと、元に戻ります。ちなみに、フッターにはページ番号だけでなく、日付や時刻、ファイル名などを記載することもできます。また資料の下部にあたるフッターだけではなく、資料の上部のヘッダーにもページ数などを記載することができます。【ヘッダー/フッター】タブ内にヘッダーの設定メニューもあるので、そこから設定しましょう。
ページ番号を削除する
ページ番号の入れ方を解説してきましたが、今度はページ番号の外し方を解説します。ページ番号を削除するには2つの方法があります。
Aでは【ユーザー設定のフッター…】もしくは【フッターの編集】から開いた【フッター】のダイアログボックス上での操作、もう一方のBでは【ページ設定】のダイアログボックス上での操作方法です。
A-①
まずはページ番号を設定したときと同じように、エクセル上部にある【ページレイアウト】から【ページ設定】を選択し、【ページ設定】のダイアログボックスを開きます。ダイアログボックス内に【ユーザー設定のフッター…】もしくは【フッターの編集】というボタンがあるので、それをクリックし【フッター】のダイアログボックスを表示します。
A-②
【フッター】のダイアログボックスが開けたら、すべての枠内に入っている文言をデリートキーで削除します。すべての文言を消し、「OK」を押したらページ番号は表示されません。
B-①
次は【フッター】のダイアログボックスを開くことなく、【ページ設定】ダイアログボックス上でページ番号を削除する方法です。これまでと同じようにエクセル上部にある【ページレイアウト】タブから【ページ設定】を開きましょう。
B-②
【ページ設定】のダイアログボックスが開けたら、フッターの設定メニューから『指定しない』を選択します。
B-③
これでページ番号は削除されました。
途中から連続したページ番号を表示する
エクセルの資料を作成する際に、途中からページ番号を付けたいことがあると思います。そのような時の設定方法を解説していきます。
① エクセル上部にある【ページレイアウト】タブの中の【ページ設定】をクリックします。エクセルのバージョンによっては【ページ設定】のアイコンが出ていない場合もあります。その際は、【ページレイアウト】タブ内にあるグループの1つが【ページ設定】というグループになっており、そのグループ名の右横に四角いマークがあるのでそれをクリックしましょう。そうすると【ページ設定】のすべてのオプションが出てきます。
② 【ページ設定】をクリックすると【ページ設定】のダイアログボックスが表示されます。そのなかにある【ページ】タブを選択します。
③ 先頭ページ番号はあらかじめ「自動」と設定されています。これは自動的に1枚目から1ページと表示されるということです。今回は2ページ目からページ番号を振りたいので、「2」と入力します。そして、「OK」ボタンを押します。
④ 次にページ番号を設定する作業をおこないます。設定するダイアログボックスは同じなので、【ページ】タブになっているものを、【ヘッダー/フッター】タブに変更しましょう。
⑤ フッターにページ番号を表示したいので、フッターのメニューから表示したいページ番号の形式を選びます。
⑥ フッターに、選択したページ番号の形式が表示されました。プレビューを見て問題なければ、「OK」ボタンをクリックします。
⑦ どのようにページ番号が付いたか確認するため、エクセル上部にある【表示】タブから【ページレイアウト】を選択します。
⑧ 【ページレイアウト】をクリックすると、実際に印刷される場合のプレビューが出てきます。先頭ページが「2ページ」から始まる表示になったことがわかります。いつもの編集画面に戻す場合は、エクセル上部にある【表示】タブ内の【標準】を押すと、元に戻ります。
複数のワークシートに連続したページ番号を設定する
ブック内にある複数のシートを印刷する際、連続した通しのページ番号を付ける方法です。例えば3枚のワークシートを印刷する際、通常は1つのワークシートごとにページ番号が割り振られて印刷されてしまいます。それだと1つの資料としてわかりにくくなってしまうので、ワークシートが分かれていても連続したページ番号を割り振れるように、設定していきます。
① まずは、ページ番号を設定します。
エクセル上部にある【ページレイアウト】タブの【ページ設定】をクリックします。
エクセルのバージョンによっては【ページ設定】のアイコンが出ていない場合もあります。その際は、【ページレイアウト】タブ内にあるグループの1つが【ページ設定】というグループになっており、そのグループ名の右横に四角いマークがあるのでそれをクリックしましょう。そうすると【ページ設定】のすべてのオプションが出てきます。
② 【ページ設定】をクリックすると、【ページ設定】のダイアログボックスが出てきます。そのなかにある【ヘッダー/フッター】タブを選択します。
③ 今回は、ページ番号と総ページ番号を付けたいので、フッターのメニューから『1/?ページ』を選択します。
④ フッターのプレビューに、選択したページ番号の形式が表示されました。問題なければ「OK」ボタンをクリックします。
⑤ 【Ctrl】キーまたは【Shift】キーを押しながら印刷したいシートをクリックします。選択すると画像のようにシートの見出しが明るくなります。
⑥ どのようにページ番号が付いたか確認するため、ツールバーの赤枠のアイコン【プリンター】を押します。表示されていない場合は、横の【…】からプリンターを選ぶことができます。
もしくは、エクセル上部にある【ファイル】を選択し、左側のメニュー一覧の中の【印刷】をクリックします。すると、印刷プレビュー画面が出てきます。
または、エクセル上のアイコンを使わずにキーボード上で、【Ctrl】+【P】を押します。
⑦ 印刷プレビューが表示されました。シートごとにページ番号が付いており、総ページ数が合算されていることがわかります。
⑧ Sheet1のプレビュー画面を拡大したものです。
⑨Sheet2のプレビュー画面を拡大したものです。
まとめ
以上、エクセルで作った資料にページ番号を入れる方法をご紹介しました。
ページ番号が入っていると、印刷後に資料を綴じる時にも便利ですし、何より会議で資料を説明する際に、自分自身もどこを説明しているのかがすぐにわかり、共有したいページもすぐに伝えることができるなど非常に便利です。
フッターの中央部分にページ数を記載するのはもちろんですが、フッターの右端や左端にページ番号を入れたり、ヘッダーにページ番号を振ったりなど、実際に使うときをイメージして、どこにページ番号があればわかりやすいか考えて設定してみてください。
デジタル化が進んでも、資料を印刷する機会はまだまだ多いものです。
この記事で紹介した方法で、資料作成に活用してみましょう。
