履歴書は両面印刷可能？面接時に失敗しないための注意点

転職活動をするうえで欠かすことのできない書類が履歴書です。手書きだったりパソコンだったりなど、応募する企業に合わせて履歴書を作成できるようになりました。さて、ここで1つの疑問を抱く人もいるでしょう。パソコンで履歴書を作成する場合、両面印刷は可能なのでしょうか。めくれば裏面に各種応募における情報が記されているため、見やすさに長けているとは言えますが、マナー的には問題ないのでしょうか。

履歴書はパソコンで作成して問題ない？

そもそも、履歴書は手書きではなく、パソコンで作成して問題ないのでしょうか。両面印刷の問題点よりも先に、パソコンで履歴書を作成して良いかどうかについて理解する必要があるでしょう。万が一手書きの履歴書を好む企業に対して、「綺麗に仕上げられるから」「字数を気にせずバランス良く仕上げられるから」といったこちらの意向だけで、パソコンで作成した履歴書を送付した場合、マイナスな印象を与えかねません。企業によって手書きが良いなど、細かい部分は決められていないのかについて理解しましょう。

新卒は手書きが推奨されている

新卒の場合は「手書き」での履歴書が推奨されています。その理由は、新卒の選考では一般常識や企業を志望する熱意などが重視されやすく、手書きの方が伝わりやすいと考えるからです。また、誠意が伝わるといったポジティブな印象を持つ企業も少なくありません。どれだけ文字が汚くても、一生懸命書いた履歴書の方が、個人の熱意や思いを伝えられるのです。新卒での求人応募の際は手書きで作成した履歴書を提出するようにしましょう。

履歴書は企業のカラーに寄せる

IT企業や外資系などに応募する場合はパソコンで作成した履歴書を提出する方が好ましいです。「どちらでも可」といった企業も少なくありませんが、作業効率や即戦力、パソコンの技術に長けている人材を重宝するIT企業や外資系であれば、パソコンでの履歴書の方が自身をアピールしやすくします。履歴書の作成方法については、応募する企業のカラーに合わせて作成することを意識しましょう。

手書きで作成する場合は市販の履歴書に沿って書く

Web上にある履歴書のフォーマットを自宅にあるプリンターを使って印刷し、手書きで作成するという方も少なくない昨今。しかし、手書きで作成する場合は、できる限り店頭で販売された履歴書を使う方がマスト。その理由は各項目の幅が広いといったメリットが得られるからです。Web上にある履歴書のフォーマットでも差し支えはないですが、書きやすさや読みやすさ、全体のバランスなどを重視したい方は、店頭で販売された履歴書を活用しましょう。

履歴書の両面印刷は問題ない？

パソコンで作成することの増えた履歴書。プリンターによっては両面印刷機能も搭載されており、一般的な書類は両面印刷で印刷することが多いですよね。転職活動、いわば応募者の志望動機や企業に対する熱意、これまでの経歴や保有するスキルなどを連ねた貴重な資料は、両面印刷して問題ないのでしょうか。

片面印刷が推奨されている

履歴書をパソコンで作成する場合は、必ず「片面印刷」で印刷しましょう。その理由には、以下のことが挙げられます。

情報を確認しながら応募者の顔を確認できる

片面印刷を推奨する理由は2つあります。ひとつめは、応募者の情報を確認しながら顔写真を確認できることです。どういった経歴があり、どのような特技、スキルがあるのかを、顔写真を見ながら目を通すことができます。どのような人柄かを伺いながら履歴書を読み進められるため、履歴書に書かれた情報をイメージしやすいといった理由があります。

裏面に印刷された文字で履歴書が読みにくくなる

また、両面印刷の場合、裏表に文字が印刷されてしまうため、どちらの文章も読みにくくなります。経歴や保有するスキル、これまでのポジションなどについて細かく分析して書き出しても、ごちゃごちゃとした印象を感じ、どうしても読み進められず、だらしない印象を受けます。このように、片面印刷を推奨する理由には、採用担当者への配慮が関係していることが分かります。

履歴書を印刷する場合の状況別注意点

履歴書をパソコンで作成した場合は、自宅のプリンター、もしくはコンビニに設置されたプリンターから印刷することができます。それぞれの注意点についてご紹介します。

プリンター

自宅のプリンターで履歴書を印刷する場合は、用紙の厚さに注意する必要があります。厚めの用紙を使用することが一般的とされていますが、厚さの薄い用紙を使用した場合、履歴書自体が見劣ってしまったり、安っぽい印象を与えたりする可能性があります。このように、せっかく企業リサーチや自己分析などを徹底的に行った自信作である履歴書も、用紙の厚さによって社会人らしさが欠けることのないよう、0.02mm程度の厚みのある用紙を使って印刷するよう努めましょう。文房具店や家電量販店、大型書店などで「履歴書専用紙」として販売しています。購入し、実際に印刷することで自宅用プリンターで最もポピュラーな履歴書を作成できます。

コンビニのプリンター

コンビニで印刷する場合は、インターネットを通じて印刷する方法と、パソコン上のデータをUSBメモリに移動してコンビニのプリンターに挿入して印刷する方法の2種類があります。コンビニのプリンターを利用する場合の注意点としては、まず印刷用紙が選べないことが挙げられます。履歴書らしい厚めの用紙ではなく、印刷用紙を使用するため、やや薄く、安っぽい印象を与えてしまいます。ほかにも、USBメモリの用意をしなければならなかったり、データを移したデバイスを持参しなければならなかったりといった手間もあります。さらに、印刷した履歴書を取り出した際、USBメモリなどを忘れて帰宅してしまうといった可能性もあります。忘れっぽい性格の方や、面倒くさがりの方にはあまりおすすめできない方法です。自宅のプリンターが故障し、やむを得ず使う必要がある場合に限り取り入れた方が良いと言えるでしょう。

履歴書を印刷するうえでの3つのポイント

履歴書をパソコンで作成する場合は、以下3つのポイントに留意しましょう。

データは保存・保管する

停電やパソコンの充電が消えるなどの万が一に備え、作成したデータは必ずバックアップを取りましょう。Googleドライブなどのクラウドサービスに預けたり、SDカード、USBメモリなどにコピーをとったりなど、いつ消えても柔軟に対応できる準備をしましょう。

印刷用紙サイズに注意する

自宅のプリンターを使って履歴書を作成する場合は、「A4サイズ」の履歴書専用紙を使って印刷しましょう。履歴書専用紙は販売される履歴書のように半分に折ることができます。また紙も厚地であることから、店頭で見かける履歴書と相違ない仕上がりになります。Google検索でも「履歴書用紙 印刷 用紙 種類」などとリサーチすることで、一般的な履歴書と相違ない用紙をすぐに購入することができます。

顔写真はそのまま印刷しない

履歴書には顔写真を貼らなければなりません。しかし、印刷後に貼ることがポイントです。写真を貼った状態で印刷してしまうと、顔写真部分に違和感を抱く仕上がりになったり、常識に欠けた印象を与えたりすることがあります。一般的な履歴書でも、一枚一枚顔写真を貼り付けて使用しますから、自宅で印刷する場合も同様の方法で、完成した履歴書に対して1枚の顔写真を貼り付けるようにしましょう。

履歴書を提出する場合の注意点

せっかく丁寧な作業を駆使して完璧な履歴書を作成したのに、提出する場合にマナーを守れなければ、採用の可能性が低下してしまう恐れがあります。そんなことにならないためにも、履歴書を作成した後、採用担当者へ渡す際の注意点についても確認していきましょう。

ステープラは使用しない

履歴書や職務経歴書などをまとめる場合、ステープラを使用してひとまとめにする方も少なくありません。しかし、これはマナー違反であり、本来はクリップなどを使用します。履歴書は転職活動、企業へ就職する際にとても重要な書類です。大切な書類であるからこそ、傷や汚れなどのない、綺麗な状態を保って提出するよう心掛けましょう。また、企業によっては応募者の書類をコピーすることもあり、ステープラで留められていては手を煩わせてしまいます。採用担当者が使う可能性も考慮し、クリップでまとめるようにしましょう。

持ち出すときはクリアファイルを使用する

採用担当者へ履歴書を提出する場合は、必ず透明のクリアファイルに入れてから提出しましょう。求人を出した企業には、数多くの履歴書が届きます。大手であればあるほど、その数は想像を超えるほどの量になります。そういった背景を考慮し、書類がバラバラになったり、折れ曲がったりすることのないよう透明のクリアファイルに入れて提出しましょう。

添え状を同封

履歴書を提出する場合、手渡しで直接提出する場合と、郵送する2パターンがあります。郵送する場合は必ず添え状を同封するよう努めましょう。添え状とは、送付者である応募者の

• 名前
• 送付に至った理由
• 同封した書類の内容

について詳しく書き出したものを指します。履歴書、職務経歴書のみではあまりに一方的な印象を与えかねませんから、同封予定の書類などが明確になった時点で添え状を作成し、一番上にして提出しましょう。なお、郵送する場合の閉じ方は以下のようにしてクリアファイルにしまいましょう。

1. 添え状
2. 履歴書
3. 職務経歴書
4. その他の書類

色は白、中身や指定に合わせた封筒を使用する

履歴書を郵送する場合は、企業で使うことの多い茶封筒ではなく、白を基調とした封筒を使用します。その理由は他の書類と混同されないようにするためです。また、封筒のサイズは、できる限り書類に折り目を付けないよう、そのままの形状でしまうことのできる「角2号」または「角形A4(定形外発送のため料金に変更あり)」のサイズで送付しましょう。三つ折りでも問題ないとされる場合は「A4長形3号」などを用いて発送しましょう。なお、一般的な郵便物、重さで言うと25g以内であれば84円、50g以内であれば94円で発送することができます。また、定形外に該当するサイズ、重さになる場合は、以下の料金で発送可能です。

参考：郵便局/手紙(定形郵便物・定形外郵便物)の基本料金

※250g以上についても指定がありますが、書類送付の範囲内のみ掲載しています

また、履歴書を郵送する場合は、封筒の表左下の部分に「履歴書在中」と書くことで、採用担当者の手元に速やかに届けられます。

まとめ

転職活動では欠かすことのできない大切な書類「履歴書」。企業リサーチや自己分析などをもとに丁寧に作成した書類ですから、企業のカラーに合わせた方法で作成するよう努めましょう。特に、古くから存在する企業の場合だと、インターネットが普及したなかでも「手書き」で作成した履歴書を好む傾向にあります。このように、企業のカラーに沿うような方法を意識して作成することがポイントです。また、履歴書が完成しても、必要以上に折り目を付けたり、汚したり、ステープラなどを使って穴を空けたりしないよう大切に扱うことが重要です。あなたの印象を最初に伝える書類ですから、綺麗な状態の方が与える印象もぐっと良くなります。あなたの今後を左右する履歴書です。丁重に扱い、社会人としてのマナーをしっかりアピールできるよう、工夫を取り入れて作成しましょう。

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