エクセルではセルに文字を入力したり、コピーして貼り付けしたり、といった作業はよく発生しますよね。
簡単な作業とはいえ、キーボードでひとつひとつセルに打ち込むのは疲れるだけでなく、入力ミスが起こりやすいのも事実。
そこでおすすめなのが、今回お伝えするエクセルのプルダウン機能です。
エクセルにはあらかじめ作成したリストのデータをセルに反映できる、プルダウンという機能があります。
プルダウンを活用すれば、表示されるリストから選ぶだけでデータ入力ができるので、手打ちするよりも楽になり、ミスを減らすことができます。
また、データ関連の作業が楽になるため、早くミスなく、仕事が効率よく進められるようにもなります。
今回の記事では、エクセルでプルダウンの使い方やリストを作成する方法、プルダウンの応用などを解説していきます。
データを早く正確に入力する方法がわかるので、事務作業が多い方は必見ですよ。
目次
エクセルプルダウンリストとは
プルダウンリストとは、あらかじめ用意されたリストから入力したい項目を選択する機能です。設定されている項目から入力したい内容を選ぶため、効率的に作業することができます。
たとえば、支店名や部署名、役職といった回答パターンが決まっている項目については繰り返し手入力する手間を省くことが可能です。
また、表記の揺らぎを防ぐことで集計や書式の統一などの処理にも効果的です。
エクセルプルダウンリストを作成する方法
エクセルでプルダウンを作成する方法は2パターンあります。
あらかじめエクセルのシートにリストをつくっておけば、後からプルダウンメニューにデータを追加したいときも、自動で反映させることができます。
今後選択肢が増えるのであれば、エクセルにリストを作っておくとよいでしょう。
もし、選択肢が変わらないのであれば、エクセルのシートにはリストをつくらずプルダウンを作成しても問題ありません。
1．データのリストを作ってプルダウンを作成する方法
1つ目はエクセルでシートにリストを作ってからプルダウンを作成する方法です。
まず、エクセルのシートにデータを入力します。その後は次の通りです。
- プルダウンを作成したいセルをアクティブに設定
- データをクリック
- データの入力規則を選択
- 設定をクリック
- 入力値の種類から「リスト」を選択
- ドロップダウンリストから選択するにチェックを入れる
- 元の値の欄にリストを選択する
最後に、クリックしたセルにプルダウンメニューが表示されればOKです。
2．リストを作らずにプルダウンを作成する方法
リストを作らずプルダウンを作成する方法は次の通りです。
- プルダウンを作成したいセルをクリック
- データを選択
- 入力規則を選択
- 設定をクリック
- 入力値の種類から「リスト」を選択
- 「ドロップダウンリストから選択する」をチェック
- 「元の値」の欄にプルダウンの元になる項目を入力
- 項目どうしの間は半角カンマ（,）で区切る
- OKをクリック
最後に、クリックしたセルにプルダウンメニューが表示されればOKです。
エクセルで作成したプルダウンはショートカットで使える
いちいち右端にある「▼」にカーソルをあわせて対応しなくとも、プルダウンはキーボードを使ってショートカット操作ができます。
プルダウンを活用する場合は次の通りです。
- セルをアクティブにする
- キーボードの「Alt」＋「↓」を押す
- プルダウンメニューが表示
- メニューを表示させたままキーボードの「↑」「↓」で項目を選ぶ
表示される項目が多い場合は「Home」キーで先頭列にジャンプすることができ、「End」キーで最終列にジャンプします。
また、プルダウンメニューから選択した項目は、「Enter」キーで確定できます。
プルダウンに限らずショートカットはキーボード操作が抜群に早くなるので、これを機にマスターすることをおすすめします。
プルダウンリストが設定されているセルを見つける方法
退職した方の資料や引継いだデータなどは、複雑な書式や数式が設定されていて、取り扱いに困った経験のある方は多いです。
引継書に丁寧に記載されていたり、目に見える設定なら簡単ですが、数式やデータの入力規則などはどのセルに設定されているのかわかりにくいです。
そのため、実際にセルを選択してわかるということも多いですよね。
ただ、その際に書式や数式を壊してしまうという危険性も無きにしもあらず。
プルダウンも例外ではありません。
そんなときは次の手順を試してみてください。
- プルダウンを検索するシートを開く
- 「Ctrl＋G」をクリック
- 「ホーム」タブ→編集メニュー内の「検索と選択」→「ジャンプ」でもOK）
- 「ジャンプ」のダイアログボックスが表示
- 「セルの選択」をクリック
- 「選択オプション」の「データの入力規則」と「すべて」にチェックを入れる
- 最後に「OK」をクリック
すると、プルダウンが設定されているセルが選択されます。
エクセルプルダウンリストの編集方法
ここまででエクセルプルダウンの基本的な作成方法がおわかり頂けたかと思います。
続いては、編集方法をご紹介します。リストの修正やリストへの追加など、データ作成に役に立つ機能ばかりなので、しっかりおさえておきましょう。
エクセルプルダウンリストの編集・修正
エクセルのプルダウンに表示されるリストの中身を変更したい時は、あらかじめ「元の値」に入力した内容を直接修正すればOKです。
また、リストの中身をセルの範囲で指定している場合には、セルを修正するか追加する項目をシート上に用意して「元の値」で指定範囲を広げれば対応できます。
エクセルプルダウンリストに自動追加する方法
実は、いちいち手入力で追加しなくとも、自動でプルダウンのリストに新たな項目を追加させることが可能です。
たとえば、部のメンバーをエクセルで管理していた場合、新しい社員が増えることもあるでしょう。
このように、プルダウンで選択する項目数が増えていくときは、いちいち設定を変えなくても自動でプルダウンに追加・表示させることができます。
その際に使うのが「OFFSET関数」と「COUNTA関数」です。
OFFSET関数は「=OFFSET(参照,行数,列数,[高さ], [幅])」で、「検索/行列」の関数の一つです。
COUNTA関数は「=COUNTA(範囲)」で、指定した範囲内に「数値の入力されたセル数」がいくつあるかを計算する関数です。
これらの関数を組み合わせることで、プルダウンの自動追加が可能になります。
関数を使ってプルダウンの自動追加設定をする手順は次の通りです。
1. プルダウンが設定されているセルを選択
2.「データ」タブ→「データの入力規則」を選択
3.「元の値」に関数式を入力
4.「OK」をクリック
続いて、「元の値」に入力する式は以下の内容です。
| =OFFSET($C$2,0,0,COUNTA(C:C),1) |
最初の引数には項目リスト最上部のセルを指定し、列の絶対参照をしておきましょう。
やり方はキーボードにあるF4を押せば絶対参照になります。（$列$行）
そのあとに続く2つの「0」は、行数と列数を示していますが、「この場合は0を入力する」と覚えてしまって問題ありません。
OFFSET関数の高さに当たる部分は、「範囲を項目リストの列に指定したCOUNTA関数」を代入します。
最後の「1」も覚えておくだけでOKです。
この関数式を「元の値」に入力して、指定した範囲にデータを追加すれば、自動でプルダウンメニューに追加された項目が反映されます。
エクセルプルダウンリストの解除
エクセルプルダウンが不要になったときは、「データの入力規則」のダイアログボックスの下にある「すべてクリア」をクリックします。
エクセルプルダウンリストの色を変更する
エクセルのプルダウンとの項目と連動して色付けする方法があります。
リストで強調したい内容がある際に便利な機能です。
リストを作成
リストを選択したときに色をつけたいセルを範囲選択
ホームタブをクリック
スタイルグループにある 「条件付き書式」 →「ルールの管理」を選択
「新規ルール」をクリック
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリック
数式と書式を入力
OKをクリック
※書式には文字色や背景色など設定したい色を選択します。
次の数式を入力します。操作を繰り返すたびに 1 つずつ入力します。
=$D$13=”東京”
=$D$13=”大阪”
※$D$13 はリストのセル。
さらに追加したいときは「新規ルール」をクリックして同じ手順を繰り返します。
すべて追加したら 「OK」で完了です。
リストを選択すると連動して色が反映されることを確認します。
応用編｜エクセルプルダウンリストの使い方
最後にエクセルプルダウンの応用編をご紹介していきます。
マスターすればエクセルでできることの幅が大きく広がるので、これを機にぜひ使い方を覚えましょう。
ショートカットを使ってエクセルプルダウンリストを選択
プルダウンリストは「Alt＋↓」でキーボード選択ができます。
ショートカットを使いこなすことで、マウスを使う手間が省けるので知っていて損はありません。
入力時メッセージの表示方法
プルダウンリストを使うユーザー向けに、選択肢以外を入力させないエラーメッセージを表示させることもできます。
記入する人に対して親切なのでぜひつけておきましょう。次の手順で設定できます。
- データの入力規則をクリック
- エラーメッセージタブをクリック
- 「スタイル」では「停止」「注意」「情報」のいずれかを選択
エクセルプルダウンメニューを使った複数選択の方法
エクセルのプルダウン機能はすべてや複数選択をすることはできません。
そのため、「複数選択可」や「あてはまるものをすべて選ぶ」といったアンケートのような活用をしたい場合は、チェックボックスを活用します。
チェックボックスの使い方は次の通りです。
- 「開発」タブ→「挿入」→「チェックボックス」の順に選択
- 挿入したい場所をクリックしてドラッグ
- 項目名を編集（デフォルトでは画像の通りチェック1となっています）
- チェックボックスを右クリック
- 「コントロールの書式設定」をクリック
- コントロールタブのリンクするセルを選択
エクセルのプルダウンメニューが表示されないときの対処法
エクセルのプルダウンが表示されない場合は次の方法を試してみてください。
リストのアイコン「▼」を押して中身が表示されない原因の1つとして、プルダウンリストで設定しているデータ参照元の場所がわからなくなっている可能性があります。
データを設定していた参照元のシートがなくなったのが原因であれば、シートを復活させて再設定すれば解消します。
もし、データ参照元のシートが「削除されている」「どこにいったかわからない」などで復活させることができない場合は、リストのデータを入力し直す必要があります。
そのため、誤ってデータ参照元のシートが削除されないように、非表示にしておくとよいでしょう。エクセルで非表示にしても、ちゃんと参照できるのであとから編集したい場合も問題ありません。
まとめ｜プルダウンリストを使って効率アップ・ミス防止に取り組もう
いかがでしたでしょうか。
今回の記事では、エクセルのプルダウンの基本的操作から応用編まで解説してきました。
ビジネスシーンにおいて必ずといっていいほど求められるのがエクセルです。
エクセルは使いこなすほど、より高度な処理や分析といった応用がきくようになるだけでなく、業務時間も大幅に短縮することができるでしょう。
今回ご紹介したプルダウンリストも、ひとちひとりが手入力するよりも入力ミスが減ります。
なぜなら、プルダウンリストから選択肢を選ぶだけで入力が完了するためです。
タイプミスだけでなく変換ミスもなくなり、データとしての質があがりますよね。
最後にプルダウンリストを活用するメリットをおさらいしておきます。
- 入力ミスが防げる
- 入力の手間を削減
- 表記揺れがなくなる
- 集計しやすい
なお、今回紹介したエクセルプルダウンはGoogle スプレッドシートでも作成可能です。
リモートワークの機会が増え、オンラインで活用可能なGoogle スプレッドシートを使う方も増えてきたと思います。
ぜひ、Googleスプレッドシートでもプルダウン機能を活用してみましょう。
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