転職活動で必要になる職務経歴書は、基本的にパソコンで作成します。パソコンで作成した方が簡単で効率的だからです。しかし、パソコンがない場合は、職務経歴書をどうやって作成すれば良いのでしょうか？
この記事では、自宅にパソコンがない場合・パソコンが使えない場合の対処法を解説します。記事の後半では、手書きとパソコンそれぞれのメリットとデメリットも解説しているのでぜひ参考にしてください。
パソコンを持っていない人が職務経歴書を作成する方法
パソコンを持っていない方、故障・修理等で使えない方が職務経歴書を作成する方法としては、「手書き作成」「パソコンのある場所へ赴く」「スマートフォンで作成する」といったものがあります。
そもそも、職務経歴書とはこれまで勤めてきた会社でどのような仕事をしてきたのか、どのような能力があるのかといったことを記入する書類です。基本的にはA4用紙1〜2枚で作ります。ある程度型のある履歴書と違って、さまざまなレイアウトや書き方があり、あなたの文書作成能力が試されます。
手書きで作成する
もっとも取り掛かりやすいのは手書きで作成する方法です。パソコンよりも作成に時間はかかりますが、紙と定規とペンがあれば作成できます。手描きで作成する際に注意しなければならない点として、フリーハンドで書いてはいけないことが挙げられます。手書きの職務経歴書はパソコンに比べて綺麗に書くことが難しくなります。字もそうですが、特にレイアウトを縁取る枠線は歪みがちです。必ず定規を使って真っ直ぐな線を引くようにしましょう。
ただし、手書きの場合は書き間違えると一から書き直しになるため、可能であれば後述する、パソコンやスマートフォンを使った方法がおすすめです。
また、IT企業のようなパソコン操作スキルが必要な企業に応募する場合は、手書きではなく、パソコンやスマートフォンを使って書いた方が、PCスキルのアピールになります。
パソコンを利用できる環境へ赴く
自分の家にパソコンがない、使えない場合は、パソコンを利用できる環境へ赴くのがおすすめです。例えば図書館やネットカフェ、ハローワークなど、身の回りのさまざまな施設にパソコンは設置されており、自由に使えます。インターネット環境も整っており、利用料金もそこまで高くありません。ただし、利用時間には限りがある上、パソコンの中に入っているソフトウェアによって職務経歴書を作るのが難しい場合があります。
フィルタリングがかかっておらず、WEBサイトを自由に閲覧できる、WordをはじめとしたMicrosoft Officeが使えるかどうかが重要です。なぜなら、後ほど解説する職務経歴書のテンプレートを使用するのにMicrosoft Officeが必要だからです。また、Microsoft製品は提出用のPDF保存ができるため、わざわざPDF 変換をする手間が省けます。
パソコンを利用できる環境に赴く際は、Googleや就活サイトなどの、利用したWEBサービスからログアウトして、検索履歴を消しておきましょう。見ず知らずの第三者が次にその端末を立ち上げた際に、ログインしたままになっていると個人情報が漏洩するリスクがあります。画像をダウンロードした際も同様です。職務履歴書をダウンロードして、エクスプローラーから削除するのを忘れると、個人情報が流出する可能性があるため、注意しましょう。
スマートフォンアプリで作成する
実はスマートフォンアプリでも職務経歴書を作成できます。有料のMicrosoft製品の代わりにGoogleが提供している文書作成ソフト「Googleドキュメント」を使えば、Wordと似た操作感で職務経歴書を作れるのです。ただし、パソコンで作るのに比べて操作方法が難しく、特にレイアウトの調整は時間がかかるでしょう。100%の完成度になることはまずありません。また、各種転職支援サービスが独自にテンプレートを配布しているので、そちらを利用すると自分でレイアウトを作成しなくてすみます。
テンプレートを使うのがおすすめ
手書きではなく、パソコンをおすすめする理由は、テンプレートが使えるからです。職務経歴書のテンプレートには、いくつもの項目を枠線で区切ったものが既に用意されています。手書きで作成するよりも、パソコンでテンプレートをダウンロードした方が圧倒的に効率が良く手間がかからないのでおすすめです。
職務経歴書をPCで作成するメリット・デメリット
ここでは、職務経歴書をパソコンで作成するメリットとデメリットを解説します。
職務経歴書をPCで作成するメリット
職務経歴書をPCで作成するメリットは、圧倒的に高い効率です。手書きとパソコンを比べると、正直パソコンを選ばない理由がありません。
テンプレートを利用できる
パソコンを使う最大のメリットはテンプレートを利用できることです。テンプレートには、必要な項目がきれいにデザインされており、利用者は文章を入力するだけでOKです。大きな時間短縮につながるのに評価は落ちないという、一石二鳥なのです。
簡単に修正できる
職務経歴書をパソコンで作る際は、誤字脱字を発見したらすぐに編集して修正できます。しかし手書きで作成すると、一度ミスをしたら全て書き直しです。せっかく定規できれいに引いた枠線も一から書き直さなければなりません。
文字数チェック、誤字チェックがしやすい
パソコンを使うと、文章をコピーアンドペーストできるので、文字数チェックや誤字チェックソフトへ文章を貼り付けて、確認作業が楽になります。
PC操作のアピールにつながる
パソコンで作った職務履歴書は、体裁を整えて提出できるだけでも、パソコン操作ができるというアピールに繋がります。特にIT企業はパソコンを扱えて当たり前の世界なので、パソコンで職務経歴書を作成することをおすすめします。
職務経歴書をPCで作成するデメリット
職務経歴書をPCで作成するデメリットとしては、誤変換と使い回しによるアピール不足が挙げられます。
誤変換が起こる
1つ目のデメリットは誤変換です。パソコンで職務経歴書を書いているとスムーズに書き進められるので誤変換が起きがちです。目視と誤字チェックソフトのダブルチェックで解決できる問題ですが、ミスが起きやすいことは把握しておきましょう。
使い回しにならないよう注意が必要
1度書いた職務経歴書をPDF保存しておくと、複数の企業に提出できるようになるため、大変便利です。しかし、使い回しになってしまうと、本来企業ごとにアピールするポイントを変えるべきところを、同じままにして提出することになるため、的確にアピールできない可能性があります。
事務職へ応募するためにMOSの取得やデータ入力の経験を記載したのに、運輸業のドライバーへ応募する際も同じアピールポイントでは、効果的ではないですよね。
使いまわすのであれば、アピールポイントだけは変えて書くようにしましょう。
職務経歴書を手書きで作成するメリット・デメリット
ここでは、職務経歴書を手書きで作成するメリットとデメリットを解説します。
職務経歴書を手書きで作成するメリット
職務経歴書を手書きで作成するメリットとしては、熱意が伝わりやすいことが挙げられます。
意欲を伝えられる
手書きで職務履歴書を書くのは、パソコンでの作成に比べて手間がかかる分、入社意欲が高く評価されるというメリットがあります。ミスなく、丁寧な字で作られていれば、相当苦労して作ったのだろう、と入社に対する熱意を伝えやすいのです、
人柄が伝わる
手書きの文字には性格・人柄が出ます。丁寧にきっちり書けば几帳面な性格が伝わりますし、雑な字で書けば面倒臭がりだと捉えられます。人柄
職務経歴書を手書きで作成するデメリット
職務履歴書を手書きで作成するデメリットは、何と言っても時間がかかることです。
手間がかかる
手書きで作成する場合は、枠線を引くところから始まるため、非常に時間がかかります。字を丁寧に書かなければならないので、文字を書くのが苦手な方は、特に時間がかかるでしょう。
間違えると書き直し
手書きで作成する職務経歴書は、誤字脱字があると書き直さなければなりません。二重線と訂正印で修正可能ですが評価は落ちるため、この方法は提出前の最終手段になります。絶対にミスのないように集中し続ける必要があるのは、パソコンに比べてかなりのデメリットです。
テンプレートが使えない
パソコンと違って一からレイアウトを作り込む必要があるため、テンプレートが使えません。便利なテンプレートが使えないので、自ずと手間が増えてしまいます。
履歴書と職務経歴書の違い
履歴書と職務経歴書は、どのような違いがあるのでしょうか？ここでは、就活や転職活動で作成する機会のある2つの書類の違いを解説します。
履歴書と職務経歴書では役割が違う
そもそも、この2つの書類は役割が違います。履歴書は応募者の氏名、住所、学歴・職歴、保有資格・免許、といったプロフィールを伝えるために提出する一方、職務経歴書は、これまでの業務経験やスキルをアピールするために用います。履歴書は既に型が決まっていますが、職務経歴書は雛形こそあれど、履歴書ほど定まっているわけではないので、比較的自由に記載できるのが特徴です。
新卒就活に職務経歴書は必要ない
職務経歴書には、過去の勤務先や業務の内容、勤めていた期間などを記載する書類なので、働いた経験のない新卒就活では職務経歴書は不要です。アルバイトやインターンの経験は職歴に含まないため、職務経歴書は転職活動で初めて書くことになります。新卒就活で職務経歴書の提出を求められた際は、応募先企業の採用担当者に相談してみましょう。担当者に聞いてみた結果、企業側のミスだった場合は、提出しなくても良いです。しかし、それでも職務経歴書の提出を求められたらアルバイトやインターンをテーマに書きましょう。
職歴に書く内容が違う
履歴書では、過去の勤務先と勤務年数、何部何課に所属していたという職歴の概要を記載します。一方の職務経歴書は職歴を詳しく掘り下げるのが特徴です。どの程度の人数でどのような業務をして、どのような実績を挙げられたのかなど、具体的に記載するのが職務経歴書です。
書く枚数が違う
履歴書は基本的に1枚しか書きませんが、職務経歴書は1〜2枚書いて提出することになるので、作成する時間も自ずと長くなります。そのため、パソコンと手書きでは、効率の良いパソコンをおすすめするのはこれが理由です。2枚提出する手書きの職務経歴書は、パソコンで作るよりも大幅な工数が必要なので、ぜひパソコンを利用しましょう。
まとめ
職務経歴書を作る際、そもそもパソコンがない場合や修理中で使えない場合は、インターネットカフェやハローワークにあるパソコンを利用しましょう。手書きでも作成できますが、完成までの工数がかかりすぎるため、テンプレートを使える便利なパソコンを使った方が効率的です。
パソコンを借りる際は、パスワードやログイン履歴、検索履歴に注意して、個人情報が流出しないよう注意しましょう。
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