新卒でなくても初めての仕事にチャレンジする方は多いです。
特に女性に人気の事務職は、「未経験OK」「未経験者歓迎」という文字をよく目にしますよね。
事務未経験から一般事務にチャレンジするために、最も大切なのは、企業がどんな方を求めているかを知ること。
なぜなら、スキルは数ヵ月の経験を積めば、自然と身に付いていくからです。
そのため、企業は経験以上に応募者の人となりや意欲、一般事務という仕事になぜつきたいのかを重視します。
とはいえ、やはり未経験より経験者の方が転職には有利なんじゃないの？と不安に思う方もいらっしゃるでしょう。
そこで、今回の記事では未経験の方でも事務職に受かった方の特徴を紹介していきます。
ポイントをおさえれば、事務職への転職を成功させる可能性があがるので、ぜひ参考にしてくださいね。
目次
事務未経験でも事務職に受かった方はいます！
事務職と一言でいっても、仕事内容は広義にわたります。
データ入力やファイリングから経理や総務の仕事、受付け業務などとても幅広いです。
ルーティンワークだけをマスターして、日々デスクで黙々とする仕事ではないことを覚えておきましょう。そんな事務職に未経験から受かった方というのは、経験がない業務にもチャレンジしようとする姿勢です。
たとえば、転職活動にあたり、資格取得のために自分で積極的に学んだエピソードや、前職で積極的にじゃないプロジェクトに参加し、成長した経験は、未経験の仕事にも前向きに取り組めることのアピールポイントになります。
また、アルバイトやパートで飲食業で接客、レジや在庫管理などの幅広い仕事をしていた場合も、具体的に担当していた業務内容を伝えていくことで、好評価を得られる可能性が高くなるでしょう。
事務未経験からでもできる事務職6選
ここからは具体的に、事務未経験からでもチャレンジできる事務職を紹介していきます。
「それならできるかも！」「似たような仕事をやったことがある」という内容もでてくるかもしれません。
あなたの経験にあてはまるものがないか、ぜひチェックしてみてくださいね。
1.データ入力
代表的な事務職にはデータ入力があります。
データ入力とは、手書きのデータやアンケートの回答などを、パソコンであらかじめ準備されたフォーマットに入力していき、保存をすることが一般的です。
コロナ感染予防や働き方改革の流れで、オフィスだけでなく在宅でも働くこともできます。
そのため、副業として在宅でデータ入力を仕事にしているという方も増えてきています。
また、実際にオフィスに行って仕事をする場合、アルバイトやパートなどの雇用形態も多いです。
最近では、パソコンがなくてもスマホだけでできるデータ入力のお仕事があるほど。
つまり、「データ入力」とひとくちにいっても、その働き方は企業によってさまざまです。
具体的な業務内容については求人内容をしっかり確認したり、応募の際に問い合わせたりするとよいでしょう。
入力する「データ」ですが、その内容も幅広いです。名簿や名刺から顧客情報を入力したり、紙で交わされた契約書の内容、アンケートの回答を入力するなど多岐にわたっています。
ほかにも、手書きのメモや原稿、PDFデータの文書や音声データの書き起こしなどもデータ入力にカテゴライズされます。
2.書類作成
書類作成も事務職ではメジャーな仕事です。
特に、営業事務や営業アシスタントと呼ばれる職種では、見積書や請求書、会議の資料、議事録、顧客への案内文書など、会社の内外で使用する書類を作成することが主な業務。
ほかにも、パソコンで作成した書類を印刷したり、コピーをとって社内の方々に配布したりなどのサポートも含まれます。
会社の規模によっては、営業事務と経理、営業事務と総務を兼任することもあるため、作成する書類も多岐に渡ります。
3.ファイリング
先にご説明した書類作成に付随して、「書類のファイリング・整理」という仕事もあります。
これも事務職の大切な仕事です。
紙で印刷された書類は、種類、日付などで分類し、バインダーなどにファイリングし、キャビネットなど所定の場所に収めていきます。
パソコンで作成されたファイルなら、書類の種類や作成日などに応じて、クラウド上に保存するなど、いつでも誰でもすぐにアクセスできる状況を維持する役目も担います。
リモートワークが主流となってきた昨今、Googleドライブなどの使い方をマスターしておくと、未経験者であってもアピールポイントになるでしょう。
4.備品管理
総務が担うことの多い備品管理も、会社の規模や部署の役目によっては業種関係なく任されることがあります。
会社の文房具やコピー用紙などの在庫管理を日頃からきちんと行っていれば、いざ備品が必要なときに困ることがありません。
「なくなってから発注」という曖昧な流れで管理しているのは非効率です。
たとえば、封筒やコピー機のインクなど、消耗品には使う頻度や重要度が高いものもあります。
肝心なときにそれらがないと、業務に支障をきたすおそれも。
そのため、事務職の方が日頃からきちんと在庫管理をしていれば、備品の補充がスムーズに行えるため、「必要なのに在庫がない」という辞退を未然に防ぐことができます。
また、在庫状況を分析できるようになれば、無駄な備品の購入を止めたり、在庫の抱え込みを防いだりできるため、会社の経費削減にもつながるでしょう。
5.メール・電話・来客対応
クライアントからの電話やメールに対応するのも、事務職の仕事です。
たとえば、他の部署や社外から受けた電話やメールを営業担当に取り次ぐだけではなく、必要に応じてメールの返信も行います。
外回りで忙しい営業事務担当の代わりに電話やメールを受ける事務職の方は、会社の顔とみなされます。
そのため、丁寧な言葉遣いで応対するなど、基本的なビジネスマナーを押さえておくのはもちろんのこと、要件を確実に伝えられるよう、メモの取り方なども正確性が求められます。
また、事務職はデスクワークだけとは限りません。
定例会や商談などの来客があったときは応接室へ案内したり、お茶を出したりなどの対応を行います。
来客対応は電話やメールの対応と同じく、会社の顔としての振る舞いが求められます。
言葉遣いはもちろん、身だしなみや振る舞いにも十分に気を配らなければいけません。
会議の際には、事前にお茶の用意を依頼されることもあるので、マナーを学び日頃から練習をしておくのがよいでしょう。
6.郵便物の発送
会社から発送される郵便物を業者へ引き渡したり、逆に届いた郵便物を部署ごとに仕分けたりするのも、事務職の仕事。
多くは総務の方が担当することが多いです。
重要書類、機密書類、個人情報などもあり、取扱いには慎重にならなければなりません。
事務未経験の方に役立つ資格
「未経験でも始められる」「ワークライフバランスを大事にできる」などの理由から、女性を中心に人気の事務職ですが、採用の倍率が非常に高いという注意点があります。
そのため、他の人と差をつけたり、転職を有利にすすめるためにも、ぜひ資格を取得しておくとよいでしょう。
ここでは、事務未経験の方に役立つ資格を紹介していきます。
MOS
「MOS」とは、「マイクロソフト オフィス スペシャリスト」の略で、マイクロソフトオフィスとは、言わずと知れた「Word」「Excel」「PowerPoint」などの事務系ソフトの操作スキルを証明する代表的な資格です。
一般的に、事務系職種ではパソコンスキルが重要視されます。
しかし、「基本的なパソコン操作ができます」「WordとExcelが使えます」とアピールするだけでは、どの程度使用できるのか、採用担当には伝わりにくいです。
そのため、MOSを取得しておくと、あなたのWordやExcelのスキルレベルを客観的に証明しやすくなります。
また、リモートワークにおけるオンライン環境での業務も主流となってきましたので、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの操作も身につけておくとプラスアルファの評価が期待できるかもしれません。
日商簿記
日商簿記検定とは、商工会議所法（昭和28年法律第143号）第9条第9号の規定に基づき日本商工会議所および各地商工会議所が実施する検定試験（商工会議所検定試験）のうち、簿記に関する技能の試験です。
転職で有利とされるのは、日商簿記2級から。
簿記2級の知識は、あらゆるビジネスのシーンで生かすことができます。
たとえば、企業の経理部や会計事務所、税理士事務所だけでなく、営業職、販売職、金融、商社、コンサルティング会社など幅広いです。
さらに、簿記の知識が身につくと、取引先の経営状況が分かるようになり、会社の経費や売上に関する意識も変わってくるため、キャリアアップにも役立つでしょう。
そのため、日商簿記2級は取得しておく何かと役に立つ、一生ものの資格といえます。
秘書検定
秘書検定とは、社会人として基本的な常識やマナー、ビジネスを円滑にする振る舞いや態度についての検定で、公益財団法人「実務技能検定協会」が実施する民間資格です。
秘書検定の試験では、電話応対やビジネス文書作成、お客様を案内する手順や席次のマナーのほか、冠婚葬祭についてなど日常生活にも役立つ内容が出題されます。
そのため、秘書を目指していなくても、このような知識は仕事以外でも活かすことができますし、実技試験のある秘書検定準1級と1級を取得しておくと、あなたのビジネスマナーに説得力をもたすことも可能になります。
何よりも勉強して資格を取得した、という意欲と向上心は採用担当にもよい印象を与えるでしょう。
TOEIC
国内企業の事務職を目指す場合でも、一定以上のTOEICスコアを保有していると、転職活動で有利になることが期待できます。
なぜなら、TOEICスコアは客観的な英語力を示す指標であり、勉強をした努力の証明にもなるからです。
もし英語が得意な方でしたら、ぜひ700点や800点以上などのハイスコアを目指しましょう。
未経験であっても、企業は努力のできるポテンシャルの高い人材を常に探しています。
TOEICで高いスコアを保有していることは、どの企業に転職する場合にも武器になるでしょう。
なお、英語に自信がない方や、英語を使わない事務職への転職を考えている方は、まずは平均点とされる600点から目指しましょう。
（参考:TOEIC®は転職時に有利になるのか？ 点数別の評価まとめ）
事務未経験でも受かった方の特徴
最後に、資格ではなくヒューマンスキルとして、事務未経験でも事務職に受かった方の特徴をご紹介していきます。
事務職にかかわらず、どれもビジネスパーソンとしては必要不可欠なスキルではありますが、特に事務職の方には求められるものばかりです。
コミュニケーション力が高い
仕事内容でもお伝えしたとおり、事務職の方は来客応対、電話・メール応対など、外部とのやり取りを含む社内外とのコミュニケーションが中心になります。
書類作成やデータ入力の指示を正確に遂行するだけでなく、依頼しやすい存在であることが重要です。
そのため、高いコミュニケーションスキルがあれば、未経験だとしても頼りになる事務職として活躍することができるでしょう。
臨機応変な対応力がある
事務職はルーティンワークが多いと思われがちですが、突発的な仕事も多く存在します。
突然、営業担当から電話で依頼を受けたり、アポなしで突然来社したりする方もいます。
そのような場合でも、落ち着いて相手の要望は何かを把握しなければなりません。
どんな状況下でも臨機応変に対応できる力が求められるため、必要に応じて上司や担当者に相談するなど、適切な行動を取れる能力が求められます。
コツコツと作業することが得意
地道でコツコツと作業することが得意な方も、事務職には向いています。
前述の通り、事務職はデータ入力や書類作成など、細かい数字の入力・計算をしたり大量の資料を整理したりと地道な作業が多く発生します。
そのため、このような作業が苦にならない方にはおすすめです。
また、自分なりに効率化したり、楽しみながら取り組めたりする方と向いているでしょう。
まとめ
今回の記事では、未経験でも事務職に受かった方の特徴や役立つ資格、必要な能力をお伝えしてきました。
事務職は人気職種なので、採用枠が少ないうえに求人が出れば多くの応募があります。
未経験だとしても、即戦力にかわるあなたの強みをしっかりアピールし、ぜひ内定を勝ち取ってくださいね。
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