一般事務の仕事は、書類作成や電話応対などの業務を通じて、社員のサポートをすることです。一般事務の求人の多くには「未経験OK」「未経験者歓迎」という文字を目にしますが、実際は即戦力となれる実務経験者が優先して採用されるケースも少なくありません。
特に正社員になりたい場合は新卒採用が多く、一般事務の採用枠は契約社員や派遣社員の傾向が強いです。
それでも未経験から一般事務への転職を成功させたい方は多いでしょう。
そこで今回の記事では、一般事務に未経験でも就職に成功できるよう、一般事務が向いている方や成功の秘訣をお伝えしていきます。
これから一般事務にチャレンジしようと思っている方は、ぜひ参考にしてくださいね。
一般事務に未経験で転職するのは難しい？
一般事務は規模を問わずほとんどの企業で必要な人材です。
そのため、常に求人数が多い傾向にあります。
しかしながら、中途採用は即戦力を求められるため、未経験から一般事務に転職するのは難しいでしょう。
厚生労働省によれば、2020年10月における事務的職業の有効求人倍率は0.33倍ともいわれています。
ほかにもどのような理由で、採用ハードルが高いとされているのか説明していきます。
1.正社員での競争率が高い
もともと一般事務は正社員の求人が少ない傾向にあります。
なぜなら、事務作業でカバーできる仕事はアウトソーシングや派遣を活用する企業が増えているためです。そのため、正社員の事務職の求人は少なく、競争率が非常に高いのです。
事務職はもともとの人員数が少ないうえに長く働きやすい職種であることも特徴。
欠員募集が出る機会自体そう多くありません。
正社員の一般事務を探そうと思っても求人数が少なく、案件がでると応募者は殺到します。
2.実務経験が優遇されることが多い
求人内容に未経験者歓迎と記載されていても、誰でも簡単に採用されるという意味ではありません。
一般事務は若い世代、特に女性に人気の職種ではありますが、同じ条件下で未経験と実務経験ありの候補者がいれば、後者が優遇されるのは自然なこと。
また、未経験者の中には、ニートやフリーター期間が長く、正社員経験がない「社会人未経験者」のほか、異なる職種の経験はあるが事務職経験のない「職種未経験者」がいます。
そのため、ビジネスマナーやパソコンスキルなど、一般事務に求められる基本的な能力を備えた社会人経験者の方が有利に働きます。
3.自己アピールが難しい
一般事務の仕事は、会社や部署によって求められる人物像に多少の違いがでてきます。
そして、応募する側は具体的にどのように違うのかなかなかわからないことが多く、自己アピールが難しい職種ともいえます。
よく自己アピールとしてあげられるものは、地道な作業が得意、丁寧で几帳面な性格である、コミュニケーションが得意などです。
特に一般事務ではパソコンスキルがアピールポイントになりやすいですが、上記のような内容はほかの応募者と差別化も図りにくい傾向にあります。
そのため、第一関門である書類選考における自己アピールが難しいのです。
一般事務に未経験でも向いている人
一般事務は特別な資格を要求されることはありません。
ですから未経験者であっても、一般事務は目指しやすい職種であり、競争率も高くなるのです。
ここからは、未経験でもアピールポイントになる一般事務に向いている人の特徴をお伝えしていきます。
ご自身にあてはまるものがいくつあるか、チェックしてみてくださいね。
1.裏方作業が苦にならない人
一般事務は社内での裏方業務が苦にならない性格が向いています。
営業や販売職のように、取引先に出向く、店頭に立って仕事をすることはほとんどありません。
基本的にオフィス内でフロント業務をサポートするのが主な業務となります。
営業やほかの社員の仕事が円滑に進められるよう、社内でさまざまなサポートを行わなくてはならず、時には先回りして対応することも求められることも。
そのため、指示や依頼通りに仕事をこなすだけでなく、臨機応変に対応できるスキルも必要です。
ほかにも、会社の備品の発注や来客時のお茶出しなど、雑用のような仕事を担うこともあります。
そのような目立ちにくい仕事を積極的に行っていく姿勢も求められます。
そのため、企業によっては、裏方ではなくバックオフィス業務と呼ぶこともあります。
2.スケジュール管理が得意な人
一般事務は、ほかの社員の動きに合わせて仕事を進めることが多いです。
たとえば「15時までに見積もりが必要」と期日が決まっている場合、作成だけでなく日付や金額にミスがないかチェックの時間も考慮したスケジュール管理が求められます。
チェックの時間も考慮し、締切から逆算して自身の作業時間を決める、など綿密なスケジュール管理ができる人は一般事務に向いています。
もし、分担して行ってる作業の場合は、自分だけでなく関わる人全員のスケジュールや進行状況も把握しておく必要があるのです。
そこまで徹底できるようになると、数名を束ねるマネージャーやリーダーになれる可能性もあります。
3.ルーティンワークが苦にならない人
ルーティンワークが苦にならない、根気強く単純作業が継続できる方も一般事務に向いています。
繰り返しになりますが、一般事務の役割は社員のサポートがメイン。
営業事務でいえば営業担当の提案活動のサポート、経理でいえば決算業務がスムーズに進むようお金まわりの仕事をまとめあげます。
そのため、単純作業を繰り返し行うルーティンワークが多くなりがちです。
単純作業が苦手だったり、クリエイティブな仕事をしたかったりする方に一般事務は向いていないといえます。
4.コミュニケーションが得意な人
一般事務は社内外さまざまな人と関わります。
時には、取引先から納期の変更の連絡を受け、営業担当や関係部署と連携しなければならないことも。
そのため、高いコミュニケーション力や調整力が求められます。
もし、日頃から良い人間関係を築けていなければ、仕事をスムーズに続けていくことは困難です。
また、一人で作業することが得意でも、人と会話するのは避けたいという方は一般事務の仕事に向いていないと言わざるを得ません。
コミュニケーションが得意で、誰に対しても丁寧な対応ができる方は、未経験であっても一般事務の仕事を進めやすいはずです。
5.パソコン作業が好きな人
パソコン操作に抵抗がない、もしくは日頃から好きな人は一般事務が向いています。
一般事務の仕事はほぼパソコンを使うため。パソコン操作できないと仕事になりません。
そのため、実務未経験の方は、MOS資格を取るなどして、どの程度パソコンが使えるかの証明をできるようにしておけば、採用面接時にアピールすることも可能です。
最近は新型コロナウィルスの影響で、リモートワークも主流になりつつあります。
オンラインでファイル管理やデータ入力することも増えてきているため、Microsoft Officeソフトだけでなく、GoogleスプレッドシートやGoogle Driveが使いこなせるようになっておくのもおすすめです。
一般事務に未経験から転職するにはエージェントを活用しよう
未経験から一般事務を目指すことは可能ですが、競争率が高いため、転職に向けては適切な対策がカギとなってきます。
そこでおすすめなのが、転職エージェントの活用です。多くの求職者をみてきたプロのキャリアアドバイザーが転職を無料でサポートしてくれるため、年々その利用者が増えています。
いったい転職エージェントを利用することで、具体的に何が変わるのでしょうか？
ここからは転職エージェントを活用するメリットを6つ解説していきます。
1.非公開求人を紹介してもらえる
世の中にリリースされている一般求人のほか、一般には公開されていない「非公開求人」というものがあります。
非公開求人は転職エージェントに登録した人でないと応募できない案件です。
自分にマッチする仕事を見つけるためにも、多くの選択肢があるに越したことはありませんよね。
そのため、非公開求人に応募できることは、転職エージェントを利用するメリットといえます。
2.面接対策をしてくれる
転職エージェントのキャリアアドバイザーは、面接対策を行ってくれます。
よく知る企業の人事担当が気にするポイントや、過去の合格者の傾向なども把握した上での面接対策ですから非常に質の高い模擬面接ができるのです。
自分だけでやるよりポイントを押さえた準備ができ、企業側からも信頼を置かれているキャリアアドバイザーなら、「〇〇さんが推薦する方ならよい人材なんだろう」と、最初から良い印象を持ってもらえることもあります。これは大きなメリットですよね。
3.履歴書・職務経歴書の添削をしてくれる
ひとりで転職活動を行っていると、応募社ごとに履歴書や職務経歴書を作成して送らなくてはなりません。
多くの方が基本情報はそのままにして、あとは企業の特性にあわせて応募書類を使い回しているでしょう。
転職エージェントを利用すれば、一度作った履歴書などのベースに合わせ、企業ごとにどんな書類にすればいいのかアドバイスをくれます。
そのため、書類審査の通過率があがる質の高い書類を作成することができるのです。
さらに、応募も転職エージェントが行ってくれるなど、履歴書や職務経歴書を作成する工数を削減することが可能になります。
4.キャリアへの視野が広がる
適性や希望を考えて一般事務を選んだつもりでも、どうしても一人で行う転職活動は視野が狭くなりがちです。
その点、転職エージェントを活用すれば、さまざまな業種・職種の中からあなたの希望や適性に合う求人を紹介してるので、自分では思ってもみなかった職種と出会うこともあります。
また、キャリアアドバイザーは就職に関することなら何でも相談に乗ってくれるため、あなたのキャリアやスキルが転職市場でどんな評価につながるのかを知ることができます。
もしかしたら、一般事務よりもさらによいキャリアプランを、描くことができるかもしれません。
5.企業の人事に推薦状を書いてくれる
転職エージェントは転職希望者が企業に対し、どの点がマッチしているか、どのようなところが推薦ポイントになるのかをまとめ、履歴書・職務経歴書と一緒に企業に送付してくれます。
目の肥えた転職のプロが転職希望者の強みや補足情報を伝えることにより、大きなアシストになるでしょう。
特に、付き合いが長く信頼できるエージェントから「ぜひ会ってほしい」と強く推されると、企業の採用担当も「とりあえず会ってみようかな」と、面接につながるケースも多くあります。
さらに、エージェントから見た転職希望者の強みや補足情報が記されています。
特に、信頼できるエージェントから「必ず会ってほしい」のように強く推されると、本来なら書類で落としていただろう案件でも面接につながるケースがあります。
さらに、面接後は企業と転職エージェントが連絡を取り合うので、面接で伝えきれなかった転職希望者の魅力や強みを直接伝える、というフォローもしてくれます。
6.企業との日程調整・条件交渉をしてくれる
面接の日程調整や内定後の給与や入社時期などの細かい条件交渉も、転職エージェントが行ってくれます。これから就職する企業に自分から要望をぶつけることはなかなか難しいもの。
せっかく好感触だったのにマイナスな印象を与えたくない、というのが求職者の本音でしょう。
そんなとき、転職エージェントが企業との間に入ってくれることで、面接日程の変更や年収や入社日の調整なども、スムーズに行うことができますよ。
まとめ
競争率の高い人気の職種である一般事務に、未経験で転職を成功させるには、プロの力を借りるのが一番です。
転職エージェントは、一人で進める転職活動では得られない数々のメリットがあります。
本記事で紹介した「非公開求人に応募できること」「企業の詳しい情報が入手できること」「面接の通過率が高くなること」などは、転職活動を有利にしてくれるでしょう。
また、転職サイトには転職サイトの良さがあります。それぞれに特色を活かすためにも、併用利用することをおすすめします。
これから一般事務にチャレンジしようとしている方は、ぜひ自分に合った方法で転職活動を行い、未経験からでも内定を勝ち取ってくださいね。
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