あなたの身の回りにもいるであろう人事事務。よく耳にする「事務員」とは何が違うのでしょうか？この記事では人事事務がどのような仕事をするのか、求められるスキルと向いている人の特徴を解説します。人事事務を目指すか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
人事事務とはどのような仕事？
人事事務とは、簡単に言えば、人事に関する事務作業を行う事務員のことです。事務員という大きな括りの中に、人事を中心に担当する「人事事務」という職務が存在するイメージになります。
人事事務は、人事に関わること全般を扱う
人事事務は、その名前の通り、人事に関わること全般を扱います。例えば社員の給与管理や採用活動などです。例えば、大企業では、膨大な数の社員数に対して、人事だけではとても対処しきれない作業があります。人事は教育・採用・給与に関わる業務をしており、この部署が機能しなくなると、会社全体に不利益が出てしまいます。そういった事務員の作業をサポートするのが人事事務の主な仕事になります。
採用活動
人事事務の仕事内容として真っ先に挙げられるのが採用活動です。会社独自の採用規格に基づいて社員を募集し、採用・不採用を決めるまで一連の流れをサポートします。例えば、社内の面接官と応募者の日程調整を行い、面接日程を連絡する、採用通知、不採用通知の準備などの作業です。優秀な人材を集めるためにイベントや説明会を開催したり、求人広告を作ったり、求人サイトへ載せる内容を考えたりもします。社外の多くの方に自社のことを知ってもらえるようにSNSを更新することもあるため、広報に携わることもあります。
また、近年では対面でのコミュニケーションに加えて、WEB上で行うオンラインでのコミュニケーションも重要になってきました。イベントの開催方法をオフライン、オンライン両方模索する、WEB会議ツールの準備など、時代の変化に伴って、社内のシステムを変えていく作業にも携われるのが人事事務の特徴です。
労務管理
労務管理では、現在自社で働いている従業員の給与や福利厚生を管理します。例えば下記のような作業です。
・給与の計算と支払い
・社員情報の管理
・入社・退職・休職の手続き
・福利厚生の管理
社員の労働時間や基本給、残業、土日出勤といった情報をもとに社員に支給する金額を計算します。給与支給と同時に法人税や所得税、年末調整といった税金の計算も行うため、ある程度の税金知識があった方が業務に役立ちます。新しく社員が入社する際の諸々の手続きや、休職・退職する際の手続き、結婚・離婚による社員情報の更新も仕事です。
会社の福利厚生に関することも仕事のうちに含まれます。例えばどこの福利厚生サービスと契約するのか、自社で用意する場合は、何をどのくらい手配するのかといった、制度作りが必要です。福利厚生は社員への還元に該当しますが、相応のコストを必要とするため、慎重な検討と見直しが必須になります。
人材教育・育成
人事事務は人材教育・育成に関する業務も担当します。内定者や新入社員に向けてどのような研修をすべきか検討したり、実施に当たって準備をする他、既存の社員に対してスキルアップのための研修を用意するなど、業務範囲はさまざまです。企業の規模によっては、課長や部長といった階級ごとに研修を用意することもあります。企業の研修を外部に委託する場合は、予算内に収まるように、委託会社を選ばなければなりません。
社内制度・環境の整備
社内制度や環境整備も人事事務の仕事です。多くの社員が気になるのが社内制度や社内の環境になります。例えば、どの資格を取ればどれくらいの報奨金がもらえるのか、評価制度はどうなっているのか、といった要素を都度見直し、周知します。社員の在職率を維持・向上させるために社内制度・環境整備が重要になります。
外部・来客対応
人事事務は事務の仕事内容もこなすため、外部・来客対応も業務のうちです。例えば取引先の顧客がオフィスに来訪した際や、面接を受けに来た応募者の対応や、郵便物の仕分け・作成・発送、関係者との業務連絡などが挙げられます。
人事事務のキャリアパス
ここでは、人事事務のキャリアパスを紹介していきます。人事事務からどのようにキャリアを形成すれば良いのか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
人事事務から人事へ
人事事務はあくまで人事のサポートがメインになります。仕事の裁量の大きさを求める方は、人事事務から、本格的に業務の中心を担う「人事」を目指しましょう。
他社の事務職へ
自社でキャリアアップすることが難しい場合は、他社の人事や事務職に転職するのもありです。コミュニケーション能力と作業の正確性をアピールできると効果的です。
人事事務に求められるスキル
人事事務に求められるスキルとしては、文書作成スキル、コミュニケーション能力、ヒアリング力が挙げられます。
文書作成スキル
現代日本において、ビジネスの書類を手書きで用意することはほとんどありません。基本的にはパソコンで作成することになります。なので最低限パソコンで文書を作成できるようにしておきましょう。
MOSは必須級のスキル
マイクロソフト製品に関する国際資格である、MOS（モス：Microsoft Office Specialist）という資格は、人事事務に必須のスキルです。MOSには、Word、Excel、PowerPointといったマイクロソフト製品ごと、2013、2016、2019といったバージョンごとに試験が用意されています。それぞれ基本的な扱いを試される通常の試験と、上級者向けのエキスパート試験があり、人事事務として働くのであれば、MOSは取得しておいて損のない資格です。人事事務として働くのであれば必ずといって良いほど、Word、Excelは使用するソフトなので、これらを扱える証明となるMOSは、採用担当者からの評価が高まります。資格取得の過程でマイクロソフト製品の使い方を学べるので、入社後もスムーズに業務ができます。
キャリアコンサルタントの資格
キャリアコンサルタントとは、国家資格の1つで、個人の選択の自由や将来設計、能力の向上に関する相談に対して指導・アドバイスをする専門家です。厚生労働省から認可を受けたJCDA（日本キャリア開発教会）とCC協議会（キャリアコンサルティング）という2つの団体が試験を実施しており、どちらかで受験することになります。
人事事務は社員のキャリアパス（将来設計）のヒアリングをすることがあるため、どのような役職を目指して、どういったプロセスを踏めばいいのかといった的確なアドバイスをするためには、キャリアコンサルタントの資格を持っていれば、自信を持って業務に当たれるでしょう。
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力も人事事務に必要なスキルです。社内の従業員はもちろん、採用の際には応募者、来客があればその対応、定期的な取引先との連絡と、さまざまな人とコミュニティを築かなければなりません。人と話すのが得意な方や、相手の求めていることを感じ取りやすい人は向いているでしょう。
ヒアリング力
人事事務として働くのであれば、ヒアリング能力も必要になります。社内の人事を担当することがあるため、従業員の不満や要望を汲み取る力がいるのです。社内の在職率を高めるためには、従業員の不満が小さいうちに的確に要望を汲み取って社内制度・環境に反映する努力をしなければなりません。
人事事務に向いている人
ここでは、人事事務に向いている人の特徴を解説します。人事事務になろうか考えている方は、ぜひ参考にしてください。
几帳面な人
人事事務は正確に書類を作成する必要があるため、几帳面な人は向いていると言えます。特に給与や税金のような、数字に関する書類は絶対にミスがあってはいけません。この業務を正確に行えないと、大きな迷惑がかかることになります。
反復作業が得意な人
人事事務は書類作成やデータ入力で、反復作業を行うことがあります。特に決算や月末の給与計算の際は、社員の数だけ同じ作業を繰り返すことになります。集中力を切らして入力データを間違えてしまうと、信頼を失ってしまうので、注意しましょう。
人と話すのが好きな人
人事事務は人と話すのが好きな人に向いています。というのも、人事事務は社内社外にかかわらず多くの方と話す機会があります。データ入力だけが仕事ではありません。来客対応や電話対応もあるため、人と話すのが苦手な方は、人事事務では苦労するかもしれません。
事務系に就職するメリット・デメリット
ここでは、事務職に就くメリットとデメリットを解説します。
事務系に就職するメリット
事務系の職務を志望するメリットは、他社で活かせる業務が身に付く、プライベートを確保しやすいといった点が挙げられます。
まず、事務系の仕事は基本的にパソコンで書類を作成する時間が多いため、PC操作スキルが自然と身に付きます。文書作成のWord、データ入力のExcel、プレゼン資料のPowerPointといった、どこの企業でも活かせるスキルが中心になっているため、他の職種に転職しても活かせます。
また、高度で専門的な知識を必要としないので、未経験からでも始めやすいのもメリットです。初めはPCの操作方法がわからず苦労するかもしれませんが、だんだんと慣れていくので安心してください。飲食や販売といった全く無関係の業務から転職するのであれば、事務系の仕事はおすすめです。接客業で身についたコミュニケーションスキルが役立ちますし、事務員として、PC操作スキルが身に付きます。
事務系の仕事は特別な会議や来客がなければ、ルーティンワークが中心です。自分で仕事のスケジュールを把握して適切にこなしていけば、プライベートの時間が確保しやすくなります。事務の仕事はある程度余裕を持ってタスクが振られることが多いため、急な残業や休日出勤も基本的にはありません。
そして、事務職に就くと身近な人から感謝の言葉をもらえます。事務の最大のやりがいは、この感謝の言葉をもらえることだと言っても過言ではありません。一部のIT系や工場系の仕事は、製品を頑張って作っても、利用者と直接話す機会がなく、感謝の言葉をもらえない可能性があります。どれだけ作っても、直接フィードバックの言葉がないため、モチベーションに関わる問題です。
しかし、事務系の仕事であれば、身の回りの人から感謝の言葉をもらう機会が多いので、モチベーションを高く保ちやすいというメリットがあります。
事務系に就職するデメリット
事務系に就職するデメリットとしては、ルーティンワーク中心、実績がわかりづらいという点が挙げられます。事務系の仕事は基本的に決まった作業の繰り返しなので、新しいことにチャレンジしたい気質の方には合わないかもしれません。日々の業務の中で不満に思うことを、自ら改善しようとすることはできますが、どうしても限度があるため、クリエイティブな仕事をしたい方にもおすすめはできません。
事務系は会社を支える重要な仕事ですが、努力や実績が数字で表せず、転職の際にアピールしづらいのもデメリットです。ビジネスマナーやビジネスの基礎力を高めて、所作をアピールできるようにしましょう。
まとめ
人事事務は、人事の仕事をサポートする事務の仕事です。来客対応や労務管理、給与計算、教育・採用といった人事と事務の双方の業務を行うイメージを持つとわかりやすいです。人事事務はあくまでサポートなので、キャリアアップを目指すのであれば、本格的に人事の道を選ぶことになります。事務系の作業であれば、正確性が重要ですが、人事となるとコミュニケーション能力（話す・聴く）が重要視されるため、日頃から意識して業務に取り組みましょう。
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