事務職の中には、世間一般でいうところの事務を担当する一般事務、人事に関する業務を中心に行う人事事務など、さまざまな名称があります。事務の中には、オフィス内のあらゆるモノの管理、社内規定を運用・管理する総務事務というポジションがあり、差別化が図られている職種の1つです。この記事では、総務事務とは何をする仕事なのか、業務内容や将来性、向いている人の特徴を解説しています。事務系の職員を目指している方は、ぜひ参考にしてください。
総務事務は会社と社員を総合的にサポートする仕事
総務事務とは、簡単にいうと会社と社員を総合的にサポートする仕事をします。事務という大きな括りの中に、総務事務があります。総務事務は会社における「縁の下の力持ち」とも言える存在です。というのも、営業部や経理部といった指定の部署では捌けない、会社のあらゆる仕事が回って来る可能性があるからです。逆に総務事務の仕事をスムーズにこなせる人がいる会社は、業務が滞りなく進められる会社と言っても良いでしょう。
会社で必要な備品の管理
まずは会社で必要な備品の管理・補充です。いわゆる「モノ」の管理です。ボールペンやマーカー、ホワイトボード、コピー用紙、インク、電球、名刺といった会社の中のあらゆる備品を管理します。また、机や椅子のようなオフィス家具、コピー機、固定電話、デスクトップPCのような据え置き型家電のメンテナンス、ノートPC、携帯のような貸与品のメンテナンス・管理・補充なども総務事務の仕事です。会社全体の備品の管理・補充は大変なのではないかと思うかもしれませんが、会社の規模感や、総務事務の人数によって負担は変わります。基本的に備品の点検や在庫チェックに関しては自分でやるか、各部署に足りなくなりそうな物があったら申告するように伝えれば、自ら巡回する必要はなくなります。これがもし、総務事務の職員が自分だけの場合や、社内の人が非協力的な場合は、自ら巡回が必要です。故障が発生した場合、簡単に直せるものであれば自分で修理しますし、メーカーでなければ修理ができない場合、修理の手配をしなければなりません。
備品を注文する作業を発注といい、メーカー側からすると、注文を受けて商品を出荷する「受注」となります。総務事務はこの受発注の作業も行うため、データ入力の機会もあるでしょう。
オフィス・建物の管理
従業員の労働環境を整備する作業も総務事務の仕事です。例えば、トイレ等共用部の整備・点検や、防火活動、清掃作業などです。オフィスがビルの中に入っている場合、それぞれのビルで規則も用意されており、そちらを遵守するように徹底しなければなりません。清掃作業は外部の清掃会社に委託できるので、予算に応じて、自ら点検して回るか業者に依頼するかを決めることになります。
もしも、会社が運動場などの保養所を福利厚生として所有している場合は、そちらの管理も総務事務が請け負うことになります。
社内・社外イベントの企画・運営
社内、社外イベントの企画・運営も総務事務の仕事になります。社内イベントの例を出すと、入社式や内定式、キックオフミーティング、社員旅行、納会などが該当します。社外イベントは、株主総会や交流会が例に挙がるでしょう。
これらのイベントの企画・運営は、総務事務が担います。年間のイベントスケジュールの作成や、会場予約、予算案の作成、社内・社外への告知、議事録の作成、当日の案内、司会といったさまざまな業務を通常業務と並行して行わなければならないため、イベントが近日中に控えている時期は、多忙になることが多いです。
トラブル対応
会社で働いていると、通常業務に加えて、さまざまなイレギュラー対応や、トラブルに見舞われることがあります。クレームの対応もそうですし、社内または、取引先の方の不幸も総務事務の仕事です。電話応対は基本的に総務事務の仕事なので、問い合わせ対応も、業務に含まれます。
文書の管理・廃棄
契約書や議事録といった文書の管理・保管・廃棄も総務事務の仕事です。いつ依頼されてもすぐに作業できるように、誰が手に取ってもわかりやすいようフォルダ分けして保管する能力が求められます。
総務事務は他部署の仕事とセットになることがある
社員数の少ない中小企業では、さまざまな業務が総務事務にひとまとめになることがあります。一般的な人事部や広報の仕事を総務事務が担当するので、それらの部署の知識も身につくのが総務事務の特徴です。
例えば採用説明会の開催や新人教育、研修制度、社員の評価制度といった人事関連、給与・税金の計算や社会保険といった労務関連の仕事を請け負うことがあります。なので、総務部は担当する部署のない仕事を請け負うと思っておきましょう。
総務事務に求められること
ここでは、総務事務に求められることを解説します。総務事務になろうと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
コミュニケーション能力
総務事務は、上記で解説したようにあらゆる分野の仕事をこなします。そのため、さまざまな部署や関係者とコミュニティを築くことが多くなり、言われたことをしっかりやり遂げる、聞き逃したら随時確認するといった作業が重要です。どのような要望があるのか聞き取るのも重要ですが、相手が何を求めているのかを察知して、先回りして用意できると評価が高くなります。
マルチタスクをこなす
総務事務は、並行して複数のタスクが舞い込んでくることがあるため、タスクの優先度付けやスケジュール管理が重要です。例えば、オフィスの備品チェック中に内定者イベントの企画書作成を頼まれたり、会議の資料作成など、いろいろな種類のタスクが発生します。言い方を変えれば、1日中ずっとデータ入力といった決まった作業をやり続けるよりも、さまざまなタスクをこなしているほうが好きな方は、総務事務の適性があるかもしれません。
人のために働ける
総務事務は、会社全体の困りごとを解決して回るため、営業のように数字で結果が見える訳でもなく、エンジニアのように成果物がある訳ではありません。総務事務にあるのは、依頼者からの感謝です。人前に出るよりも裏側のサポートに回りたい、人の役にたつことでやりがいを感じるといった方は、総務事務に向いていると言えるでしょう。
確認作業を徹底できる
どの仕事にも当てはまることですが、ミスを防ぐためにも確認作業を徹底できる能力は非常に重要です。さまざまなタスクを並行して処理する必要があるため、確認作業をしっかり行って、やりっぱなし、やり忘れのないように意識しなければなりません。
物事の整理整頓・ルール決め
総務事務は、書類の整理整頓やタスクの優先度づけを日頃から行うため、整理整頓が得意な方は、向いていると言えるでしょう。また、イベント企画・運営や、社内ルールの決定・修正のような、正解のないことを決定・周知しなければならないため、自信を持って決断できる方も向いています。
総務事務として働くメリット
ここでは、総務事務として働くメリットとデメリットを解説します。総務事務を志望する方は、こちらを参考にキャリアを決めましょう。
未経験でもはじめやすい
総務事務は、心理テクニックを使って営業をかける訳でもなく、高度なコンピュータ言語を使ってプログラミングをする訳でもありません。初期の段階では、高度なスキルは必要ないため、未経験からでも始めやすいのがメリットです。。初めは書類作成の手順や、パソコンの操作方法がわからず、苦労するかもしれません。しかし、業務をこなしていくうちにだんだんと慣れていくので安心してください。
スペシャリストを目指せる
総務事務のキャリアパスとしては、総務のスペシャリストになることができます。総務事務から始めて、一般社員から主任、課長、部長と昇格できる可能性があります。階級が上がっていくと、仕事の裁量が増え、もっと多くの会社の重役と話したり、取引先との会議の司会として、会議の進行を任されたり、より専門的な知識を得られるチャンスが増えるのです。
会社にとって、総務事務は重要な職務であるため、総務事務としての業務を一通りこなせるようになれば、自然と会社からの評価は上がります。評価制度が確立されている会社であれば、よりキャリアパスが明確になるでしょう。総務事務として経験を積んでいき、市場価値を上げていくように意識していれば、昇格へのチャンスをつかめる可能性が高まります。
基本的なビジネススキルが身につく
総務事務の仕事は、主に対人とデスクワークに分かれます。対人のタスクは社内の人・社外の人と交流する機会があるため、基本的なビジネスマナーや作法が身につきます。他の会社の社長を相手にすることが多いので、ビジネスのいろはを覚えやすいです。
一方、事務系のタスクはパソコンで書類を作成する時間が多いため、パソコンの操作スキルが業務をこなしていると自然と身に付きます。文書を作成する際のWord、データ入力作業のExcel、プレゼンテーション資料を作成する際のPowerPointといった、どの企業でも活かせる基本的なビジネススキルが中心になっています。
モチベーションを保ちやすい
総務事務ではやることが豊富にあるため、単調な作業ではありません。業務に飽きてくることは中々ないでしょう。また、関わる人が多い分大変ですが、直接感謝の言葉をもらえる機会が多いです。総務事務の最大のやりがいは、この感謝の言葉をもらえることだと言っても過言ではありません。
IT系や工場系の仕事では、頑張って製品を作っても、製品の利用者と直接話す機会が少なく、感謝の言葉をもらえない可能性があります。どれだけ製品を作っても、直接フィードバックの言葉がないため、これはモチベーションに関わる問題です。
しかし、総務事務系の仕事であれば、身の回りの多くの人から感謝の言葉をもらう機会が多いので、モチベーションを高く保ちやすいというメリットがあります。
総務事務に就職するデメリット
総務事務に就職するデメリットとしては、クリエイティブな仕事をする機会が少なく、実績がわかりづらいという点が挙げられます。総務事務の仕事は、基本的に決まった作業の繰り返しなので、新しいことにチャレンジしたい気質の方には合わないかもしれません。自ら新しいことに挑戦できるのは、イベント企画の時くらいでしょう。日々の業務の中で自分が不満に思うことを、自ら改善しようとすることはできますが、どうしてもできることには限度があるため、イベントスタッフやIT職ほどクリエイティブな仕事はできません。
総務事務系は会社を支える重要な仕事ですが、努力の結果や実績が数字で表せず、転職の際にアピールしづらいのもデメリットです。ビジネスマナーやビジネスの基礎力を高めて、転職で活かせるようにアピールできるようにしましょう。
まとめ
総務事務は、会社の縁の下の力持ちと言えるほど、重要な役割を持ちます。例えば、会社の備品の管理・発注や、イベントの企画・運営、書類作成、労務や人事など、担当部署がない仕事は総務事務に回ってくることが多いです。
総務事務はさまざまな業務を同時並行で進める必要があるため、マルチタスクができる人には向いているでしょう。確認作業も怠らず徹底できる人も適任です。
ただし、数字としての実績がわかりづらく、転職する際にはアピールしづらいのもデメリットです。日々ビジネススキルや所作を磨いておきましょう。
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