営業事務の志望動機の作り方｜仕事内容を理解して効果的にアプローチ

営業事務に応募する際、志望動機はどのように作ればよいのでしょうか？なぜ営業ではなく事務なのか、なぜ数ある事務の中で営業事務を選んだのかなど、考慮しなければならないポイントがいくつもあります。この記事では、営業事務の仕事内容と志望動機の作り方を解説します。

就職活動・転職活動で営業事務を志望する方は、ぜひ参考にしてください。

志望動機を作る前に知っておくべきこと

営業事務の志望動機はどのように作れば良いのでしょうか。まずは、営業事務とは何なのか、どういった作業をする仕事なのかを理解する必要があります。

まずは仕事内容を理解する

営業事務の仕事は、主に営業担当をパートナーとして、パートナーのメールの返信を代理で行ったり、資料や請求書、納品書といった書類の作成、郵送、受注と発注などを行います。営業担当者は取引先へ訪問したり、外回りの営業をするため、社内のデスクワークを行うのが難しくなるのです。そこで、代わりに行える仕事は営業事務が担当するという体制になっています。

営業社員のサポートとはいえ、営業が不在の間の訪問があれば対応しなければなりませんし、クレーム電話にも出なければなりません。単純にサポートだけをすれば良いという訳ではなく、機転の利いた対応を求められることもあります。

営業事務に求められること・適性

ここでは、営業事務に求められることと適性を解説します。営業事務を目指している方は、ぜひ参考にしてください。

最低限のパソコンスキル

営業事務は、デスクワークが多いため、最低限パソコンを扱えるようにしておく必要があります。特に文書作成とデータ入力作業をすることが多いため、Word、Excelといったマイクロソフト製品を使いこなせるよう練習しておくのがおすすめです。

MOSの取得がおすすめ

MOS（Microsoft Office Specialist）という試験をご存じでしょうか？Word、Excel、PowerPointといったマイクロソフト製品をどの程度扱えるかを評価する資格試験です。難易度には通常と上級者（エキスパート）があり、エキスパートの方が、取得難易度は高くなりますが、評価も上がります。MOSを取得するために勉強する過程で、世界中で使われているWordとExcelの使い方も学べるのでおすすめです。

コミュニケ―ション能力

コミュニケ―ション能力も、営業事務を目指す方にとっては必須の能力です。デスクワークだけしてればよいというわけではありません。というのも、営業社員の手が回らない仕事を請け負うため、お互いにタスク優先度や進捗を連携しなければならないからです。仮に、営業社員に届いたメールを営業事務が代わりに返信したとします。代わりに返信したことを伝えなければ、二重でメールを送ってしまう可能性があり、取引先との信用問題に影響するのです。

また、来客対応やクレーム対応も営業事務が行うことがあるため、ただデスクワークをこなせれば良いという訳ではありません。

スケジュール管理能力がある人

営業事務は、自分の社内業務と営業社員の仕事を代わりに請け負う関係上、時間意識は常に持っておく必要があります。スケジュールに遅れが発生するだけならまだしも、やり忘れは信用を大きく損ないます。営業事務が仕事をやり忘れてしまうと大変なのは、取引先と営業社員に影響するからです。営業社員に前もって頼まれた仕事を、遅れて提出してしまうと、取引先からすれば営業社員の信用が落ちてしまいます。

ビジネスにおいて、スケジュール管理、時間意識は年齢と経歴に関係なく、重要な要素です。締め切りに余裕を持って仕事を終わらせて、営業社員を安心させられる方は、営業事務に向いています。

マルチタスクができる人

営業事務は、複数のタスクを同時に抱えることがあります。現在取り組んでいるタスクに加えて、報告書や納品の作成、来客・クレーム対応といった、急な仕事が割り込んでくることがあります。タスクに優先順位を付けて、適切にタスクを処理できる方は、営業事務に向いているでしょう。

細かいところに気がつける人

営業事務の主な仕事は、営業のサポートになります。自身のタスク消化以外にも、営業社員がもっと働きやすくなるためにはどうすれば良いかといったことを考えなければなりません。また、取引先との信頼関係に綻びが生じないように、ミスがあればその都度指摘もします。思いやり精神のある方や細かい点に気付ける方は、営業事務に向いています。

営業事務のメリット・デメリット

営業事務の仕事に就くと、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？ここでは、営業事務に就くメリットとデメリットを紹介します。

営業事務のメリット

営業事務の主なメリットは、周囲の人間の役に立てること、パソコンのスキル向上、コミュニケーション能力向上、未経験からでも始めやすい、プライベートと両立しやすいという5つが挙げられます。

周囲の人間の役に立てる

営業事務は、営業社員のサポートが主な仕事です。担当の営業社員の代わりに書類を作成したり、メールを返信するなど、身近な人の役に立つ、縁の下の力持ちのようなポジションです。視野を広く持つと、営業社員のサポートをして、営業社員が業績を上げてくれるのであれば、会社全体の役に立つことに繋がります。

コミュニケーションスキルが向上する

営業事務は、デスクワーク中心ですがコミュニケーションの多い仕事です。締め切りやタスクの進捗・優先度など、上司や営業社員に相談・連絡することは山ほどあります。コミュニケーション能力は、どの企業・職種でも使えるため、磨いておいて損はありません。事務作業は機械や人工知能によって代替されても、コミュニケーションを使う仕事は代替できないのです。

パソコンスキルが向上する

営業事務は、書類作成やメールチェックなどでパソコンを使う機会が多くあります。最初はタイピングが遅い、操作がままならない場合でも、業務をこなしていくうちにスキルが向上していきます。特に書類作成のためのWordや、データ入力に使うExcel、プレゼンテーション資料作成のためのPowerPointなどのMicrosoft製品系のスキルが身につくと、他社へ転職した際や独立した際にも役立つので、ぜひ身につけたパソコンスキルは役立てましょう。

未経験でも始めやすい

営業事務は、高度な専門知識や技術が不要なので、未経験からでも始めやすいのが特徴です。営業担当者のサポートがメインなので、販売員や飲食業など、これまでデスクワークの経験がない方でも、始めやすい職務になります。

営業事務のデメリット

営業事務にはデメリットもあります。ここでは、営業事務に就く3つのデメリットを解説します。

パートナー（営業社員）によって働きやすさは変わる

営業事務は、パートナーとなる担当の営業社員の人柄、仕事ぶりによって働きやすさが大きく変わってきます。営業事務も営業社員も人間なのでどうしても相性があり、時間意識が似通っている人であれば仕事は進めやすいですが、時間意識が異なる人同士パートナーを組む場合は、おそらく苦労するでしょう。余裕を持って仕事を終わらせたい営業社員と、締め切りの直前に終わっていればいいというスタンスの営業事務では、上手く噛み合っていませんよね。人事に相談すれば、担当の営業社員を変更してもらえる場合がありますが、今後も同じオフィスで働くのでなるべく避けたいところです。以上のことから、パートナーがどのような人なのかによって働きやすさが変わる点は要注意です。

パートナーによって業務量が増える

営業事務は、仕事の量や残業や休日対応がパートナーによって左右されるのがデメリットです。普段はそんなに仕事がなくても、繁忙期は業務量が一気に増えることが予想されます。

クレーム対応もしなければならない

営業事務は、不在の営業社員の代理で電話に出なければなりません。クレーム対応を引き受けたり、トラブル対応を任されることもあるため、自分ごととして仕事を捉えて、責任感を持って対処しなければなりません。

営業事務の志望動機の作り方

ここでは、営業事務の志望動機の作り方について解説します。就職・転職を控えている方は、ぜひ参考にしてください。

自分が所有するスキル・資格のうち、活かせるものを記載する

営業事務を志望する方は、パソコン系のスキルを記載するのがおすすめです。特にMOSは業務で役立つことが多く、取得しておいて損のない資格です。

志望動機の例

営業事務の志望動機を書く際の注意点

ここでは、営業事務の志望動機を書く際の注意点を解説します。

なぜ営業事務なのかをはっきりさせる

営業事務を志望する際によく質問されるのは、下記の2点です。

・なぜ数ある事務の中で「営業事務」なのか

・なぜ営業職ではなく営業事務なのか

上記の2点はよく質問されるため、必ず事前に回答を準備しておきましょう。

履歴書のミスはNG

営業事務は書類作成がメインの仕事であるため、履歴書のミスは大きく評価を落とします。チェックを提出前に何度も確認しておきましょう。

自分の成果ばかりアピールするのはNG

営業事務は裏方でサポートをする仕事です。アピールポイントは、自分の実績を示すよりも、自分が誰かのために行ったことで、その人の役に立ち、感謝されたエピソードを話した方が評価は高くなります。

営業職から営業事務へする際は、つい営業としての実績をアピールしたくなりますが、営業職を志望しているのではないかと思われてしまうため、あくまで、縁の下の力持ちを体現したようなエピソードがあると良いです。

まとめ

営業事務の志望動機を書く際は、まず営業事務がどのような仕事なのかを知るところから始めなければなりません。営業事務は、営業社員のサポート役として、裏方作業に徹する仕事です。取引先との打ち合わせや外回り営業で、帰社できない営業社員に代わって、メールのチェック・返信、見積書や報告書といった書類の作成を行います。デスクワークが中心になるため、Word、Excel、PowerPointといった書類作成ソフトを使いこなせるようにしておくと、業務に役立ちます。

営業事務を志望する際は、「なぜ数ある事務の中で営業事務を志望するのか」「なぜ営業職ではなく営業事務なのか」といった2点を意識しましょう。

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