エクセルで作った図表をワードに差し込んで印刷できないか考えたことはありませんか？エクセルもワードもMicrosoft製品なので、互換性があります。
ワードは文書作成、エクセルはデータ入力に優れたソフトなので、お互いの優れた点を利用して最適な文書が作成可能です。
この記事では、エクセルの差し込み印刷をする方法を解説します。記事の後半では、エクセルで印刷をする際に文字や図表がズレてしまう場合の対処法を解説するので、ぜひ参考にしてください。
エクセルの差し込み印刷のやり方
エクセルで作成した図表を印刷したい書類に貼り付けることを差し込み印刷といいます。エクセルからワードへデータを差し込む方法を解説します。
エクセルからワードへの差し込み印刷のやり方
エクセルからワードへ差し込み印刷をする場合は、下記の手順を踏みましょう。
①エクセルで差し込みたい図表を作成する
②ワード文章から「差し込み文章」→「差し込み印刷の開始」→「差し込み印刷ウィザード」とクリックする
エクセルで差し込みたい図表を作成する
まずは差し込みたい辞表をエクセル側で用意しましょう。今回は上記の画像のようなものを用意しました。
「差し込み文章」から「差し込み印刷の開始」を選択
エクセルの方で差し込む表が完成したら、ワードを開いて、「差し込み文書タブ」をクリックします。「差し込み印刷の開始」を開いたら「差し込み印刷ウィザード」に進みましょう。
「レター」を選択して「ひな形の選択」を押下
差し込み印刷ウィザードを開いたら、文書の種類が「レター」になっていることを確認して、「次へ：ひな形の選択」をクリックして次の画面へ進みましょう。
「現在の文書を使用」を選択して「宛先の選択」を押下
ひな形の選択を開いたら「現在の文書を使用」をクリックして、「次へ：宛先の選択」をクリックします。
「既存のリストを使用」を選択して「参照」を押下
宛先の選択を開いたら「既存のリストを使用」を選択して、「参照」をクリック、差し込みたいエクセルファイルを選んで、任意のシートをクリックしてOKを押しましょう。
「差し込みフィールドの挿入」を選択
「差し込み文書タブ」から「差し込みフィールドの挿入」を選択すると、エクセル側で作成した先頭行がタイトルとなってワード上で設定できるようになります。
エクセルの印刷で文字や図形がずれる場合の対処法
せっかくクオリティーの高い図表を作成できたとしても、印刷時にズレてしまうと元も子もありません。
ここでは、シチュエーションごとに、印刷時のズレ・不具合を解消する方法を解説します。エクセルの画像を参考にしながら、問題を解決していきましょう。
文字がずれてしまうときの対処法
エクセルファイル印刷時に文字がずれてしまう場合は、「セルの書式設定」から「文字の制御」を行うのがおすすめです。手順は下記のようになります。
「任意のセルを右クリック」→「セルの書式設定」→「配置タブ」→「文字の制御」
書式設定のダイアログボックスが開いたら、「文字の制御」グループの「折り返して全体を表示する」「縮小して船体を表示する」のどちらかにチェックを入れましょう。OKを押すと設定が反映されるのでもう一度印刷してみると、不具合が改善されます。
テキストボックスから文字が消えてしまうときの対処法
グラフや図表、あらゆる昨日と組み合わせられるテキストボックスは、大変便利な機能である半面、文字数によっては見切れてしまう場合があります。もしテキストボックスが見切れている場合は、図形の書式設定からサイズ調整を行いましょう。
テキストボックスを右クリックして、「図形の書式設定」を選択して、「図形のオプション」の右端にある「テキストボックス」というメニューから、「テキストに合わせて図形のサイズを調整する」にチェックを入れます。
すると、下記のように、テキストボックス内の文字が見切れることなく表示されるようになりました。
表の中の文字が見切れるときの対処法
セル1つあたりに入力される文字数が多いと、表のレイアウトが崩れてしまいます。そういった場合は、下記のように、列をドラッグして最適な幅に調整しましょう。なお、列と列の間の境界線をダブルクリックすることで、サイズが自動最適化されます。
例えば、下記の画像ではB列見出しとC列見出しの境界線をダブルクリックして、B列が「ボールペン6点セット」の幅に合うようにサイズが最適化されて正しく表示されるようになります。
次のページへはみ出てしまうときの対処法
ファイルを印刷する際に、1ページ内に収まらず一部のコンテンツがはみ出してしまう場合は、「ページ設定」から「拡大縮小印刷」の設定を行いましょう。手順は下記の通りになります。
「ページレイアウトタブ」→「ページ設定の矢印をクリック」→「ページタブ」→「拡大縮小印刷」
まずはページレイアウトタブから、ページ設定右下の矢印をクリックします。
すると、下記のようなページ設定のダイアログボックスが表示されるので、拡大縮小印刷の「次のページ数に合わせて印刷」を印刷にチェックを入れます。
図形がずれてしまうときの対処法
エクセルでは図形やグラフ、テキストボックスなどが印刷時にずれてしまうことが多々あります。テキストボックスを例に、その不具合への対処法を見ていきましょう。
まずは、テキストボックスを右クリックして、「図形の書式設定」を選択、「図形のオプション」の右端にある「プロパティ」というメニューから、「セルに合わせて移動やサイズ変更をしない」にチェックを入れます。
グラフの場合は、右クリックして、「グラフエリアの書式設定」をクリック、「グラフのオプション」の右端にある「プロパティ」というメニューから、「セルに合わせて移動やサイズ変更をしない」にチェックを入れます。
改ページを設定して印刷のズレを防ぐ
複数のページにわたる画像や図表を印刷しようとすると、ページの途中で途切れてしまう可能性があります。そのような悩みを解決してくれるのが「改ページの設定」です。任意のセルの範囲を選んで、1ページ目・2ページ目・3ページ目と、印刷する範囲を指定できます。ここでは、「改ページの挿入」、「改ページの解除」といった設定方法を解説します。
改ページの挿入
まずは、印刷したいワークシートを選んで、「表示」タブを選択します。（シートが1つしかない場合はそのまま次の作業に移って大丈夫です。）「ブックの表示」というメニューにある「改ページプレビュー」をクリックしてみましょう。
画面が切り替わり、余白部分がグレーで表示されるようになり、データの入ったセルの周囲に青い線が表示されます。
次に「ページレイアウトタブ」に移動します。「改ページ」という項目があるので、そちらをクリックすると、ページを区切る区切り線を挿入可能です。次の見出しで解説しますが、改ページボタンをクリックする直前に選択していたセルの位置に基づいて、区切り線が挿入される仕様であるため、任意の位置で区切るには多少の慣れが必要です。
ページを行で区切る場合
上記の画像のように、行方向に改ページの区切り線を挿入する場合は、区切りたい行の1つ下の行を丸ごと選択してください。7行目と8行目の間に改ページの区切り線を挿入したい場合は、8行目を範囲選択した状態で、「改ページ」ボタンをクリックすると、8行目の上側に区切り線が挿入されます。上記のように区切ると1〜7行目までを1ページ目、8行目から下部までを2ページ目に指定可能です。
ページを列で区切る場合
上記の画像のように、列で改ページの区切り線を挿入するには、区切りたい列の1つ右側の列を範囲選択します。上記の画像ではB列目とC列目の間に改ページの区切り線を挿入しています。この場合、C列目を範囲選択した状態で、「改ページ」ボタンをクリックすると改ページを挿入可能です。C列目の左側にページの区切り線が挿入され、A列〜B列までが1ページ目、C列目から表の終わりまでは2ページ目になります。
ページをセルで区切る場合
セルを1つ選択した状態で改ページをクリックすると、セルの上部、左側に区切り線を挿入できます。セルで区切ると、上下左右で4ページに分割可能です。
改ページの区切り線を動かす
改ページの区切り線は、設定したら変えられないわけではありません。マウスでドラッグすれば自由に動かせます。区切り線を動かすには、事前にセルの「ドラッグアンドドロップ機能」を有効化しなければなりません。ドラッグアンドドロップ機能を有効化する、またはドラッグアンドドロップ機能の設定確認をするためには、下記の手順で操作を行いましょう。
まずは「ファイルタブ」のオプションから 「詳細設定」をクリックします。項目「編集オプション」から「フィルハンドルおよびセルのドラッグアンドドロップを使用する」というボックスにチェックを入れておきましょう。これで設定は完了です。実際に改ページプレビューモードを使って、区切り線を動かしてみましょう。
改ページ設定の解除
改ページを解除する手段は、改ページの挿入の手順とほぼ同じです。「表示タブ」→「改ページプレビュー」とクリックして、プレビューモードになったら「ページレイアウト」タブに移動しましょう。改ページを設定した行や列、セルにカーソルを合わせて「改ページ解除」ボタンをクリックすれば、改ページを解除できます。
改ページの点線の表示・非表示を切り替える
改ページを設定すると、標準モードにしている場合でも、ページの区切り線が点線として表示されます。ページの範囲を示すため、視覚を補助する役割がありますが、人によっては不要だと感じるかもしれません。そのような時は、エクセルのオプションから点線の表示・非表示を切り替えられます。
「ファイルタブ」→「オプション」→「詳細選択」をクリックして、「次のシートで作業するときの表示設定」を選択します。「改ページを表示する」というボックスがあるので、チェックを外せば非表示にすることが可能です。
改ページ設定が反映されない時の対処法
エクセルで改ページ設定をしたはずが、なぜか上手くいかない。そのような場合に考えられる対処法を解説します。
改ページを挿入できない
改ページを挿入できない場合は、「ページ設定」を確認してみるのがおすすめです。「ページ レイアウト」タブ →「ページ設定」と進んで、右下矢印をクリックすると、詳細なページ設定画面がポップアップで表示されます。
「ページ」タブの「拡大縮小印刷」で、「次のページ数に合わせて印刷」という項目にチェックが入っていないか確認しましょう。
改ページを解除できない
エクセルの画面右下のボタンでは、倍率の表示とスクロールバー、3つのモードが選べるインジケータが切り替えられます。改ページを解除できないときは、インジケータを順にクリックしてみましょう。
まとめ
エクセルの差し込み印刷は、エクセルのデータをワードに差し込むことができる機能です。ワードの差し込み文書タブから設定できます。
1種のテンプレートのような使い方ができるので、業務効率化のためにぜひマスターしておきましょう。
