Windows、Macに関わらず、パソコンのデスクトップは人それぞれで個性が出ますよね。デスクトップがスッキリしている人もいれば、ファイルやフォルダが散らばっている人もいます。しかしデスクトップが散らかっていると仕事の効率が下がってしまうって知っていましたか？この記事ではパソコンのデスクトップを整理すべき理由と、簡単にできる整理術を紹介しています。長続きしないタイプの方でも習慣付けられる工夫も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
デスクトップを整理すべき5つの理由
オフィスでもリモートの職場でも、パソコンを使う職業であれば、必ず部屋、机、パソコンの3つが揃っているはずです。特にオフィスで仕事をしている人は周囲の目もありますので、オフィスと机の整理整頓には気を使っているのではないでしょうか？整理整頓しておくと、作業スペースが確保できたり、書類を探しやすくなったり、何より清々しい気持ちで仕事に取り組むことができますよね。パソコンのデスクトップも同じで、整理整頓をするかしないかで、パフォーマンスが大きく変わってくるのです。
集中力（効率）が下がる
デスクトップを整理すべき理由として真っ先に挙げられるのが、集中力の低下です。あなたは下記2つのデスクトップを比べて、どちらのデスクトップが作業しやすいと思いますか？
①ファイルとフォルダが40個デタラメな順に配置されているデスクトップ
②キレイにカテゴライズされたフォルダが5つ並べられているデスクトップ
断然②の方が見やすいですよね。カテゴライズというのは共通項を持ったグループに分けることです。
「Aプロジェクト」「2022 勤務時間表」など、わかりやすいタイトルでカテゴライズされているフォルダがデスクトップに並んでいれば、探したいファイルがどこにあるかすぐわかりますよね。
一方でダウンロードしたファイルや、新規に作成したドキュメントを考えなしにデスクトップに保存して、どこに何があるかわからないようなデスクトップでは、探したいファイルがどこにあるのか見つけるのは困難ですよね。ファイルを見つけて仕事に入るまでに無駄な時間を費やしてしまうため、作業効率が低下してしまいます。
余計なミスを増やしてしまう
デスクトップのいたるところにファイル・フォルダが散らばっていると、下記のような予期せぬミスを生んでしまうことがあります。
・間違ったファイルのデータを元に資料を作ってしまう
・間違ったファイルをメールに添付して送信してしまう
・本当は必要なファイルを不要だと思って削除してしまう
・予期せぬドラッグ&ドロップでファイルがどこかのフォルダに格納されてしまう。
もしデスクトップが整理されていて、必要最低限しか配置されていないのであれば、このような事態は起こらないですよね。
PCの動作が重くなる
パソコンはファイルやフォルダが多いほど、読み込みに時間がかかり、動作が重くなってしまいます。デスクトップが整理されていれば、必要なファイルと不要ファイルの区別がつきやすく、定期的に削除できます。しかしデスクトップが乱雑だと、不要ファイルがどれかパッと見ただけではわからず、削除が面倒になってファイルが溜まっていきます。「最近やけにファイル検索に時間がかかるなと思って容量を調べてみたら、不要ファイルが10GB以上もあった」なんてことが良く起こります。
セキュリティが脆弱
職場や家で作業するなら良いですが、カフェやレストランなど、関係者ではない人の目に触れる場所でパソコンを開く時はセキュリティに気をつけなければいけません。仮にデスクトップに「2021年10月加入者顧客情報」「2021年11月加入者顧客情報」などのダウンロードファイルが大量に置かれていると、画面を覗かれた瞬間に、そのパソコンは目をつけられてしまいます。今や個人情報は高値で取引されるため、悪徳業者はやっけになって個人情報をかき集めています。万が一デスクトップを見られても良いように、自分しか内容がわからないようなファイル・フォルダ名の工夫や、配置の工夫が必要です。
デスクトップはあなたの心の状態を表している
冒頭でデスクトップは部屋や机の上と同様に、作業効率を左右すると述べました。実はこの部屋、机、デスクトップの状態はあなたの”心の状態”を表しているのです。キレイに整理整頓されている人は、心がスッキリとしていて、余裕があります。一方で部屋、卓、デスクトップが散らかっている人は、何か悩み事があったり、集中できない出来事があったりと、心に余裕がない状態であることが多いです。
最近心に余裕がなくなってきたなと思ったら、部屋、机、デスクトップ、どれか1つの整理整頓を始めてみましょう。いきなり全部整理するのは疲れてしまいますので、無理のないペースで心を整えていくことをおすすめします。
【楽々簡単】デスクトップの整理術
ここからは簡単にできるデスクトップの整理術を紹介していきます。整理整頓が面倒だと思っている人も、一度実施すればデスクトップがスッキリして、定期的に整理しようと思えること間違いなしです。
手順①不要なファイルやフォルダの中身を削除
現実世界の掃除同様、整理整頓に必要なのは「断捨離」です。不要なファイル、フォルダの中身を全て削除しましょう。この時はしっかり中身を見てから削除するかどうか決めることをおすすめします。基本的にどんどん削除すべきですが、どうしても「今度このファイルは使うかもしれない」と悩んだ時は、「1ヶ月使わなかったら削除するファイル」のような一時的なフォルダを作って、そこに格納していきましょう。
間違って削除しても大丈夫
パソコンでファイル・フォルダを削除すると、ゴミ箱というフォルダに送られます。間違えて削除してしまった場合は、デスクトップのゴミ箱をクリックして、削除してしまったファイル・フォルダを右クリック→元に戻すという手順で復旧することができます。ゴミ箱に入れる必要がなく、即座に完全削除したい場合はShiftキー＋Deleteキー同時押しで実行できます。
手順②整理用のフォルダを新規作成する
不要ファイルを削除したら、次は整理用のフォルダをデスクトップに作成しましょう。デスクトップの何もないところを右クリックして新規作成→フォルダから作成できます。デスクトップに置くフォルダは多くて10個以内がおすすめです。その下の階層にまたフォルダを作成できるので、デスクトップに置くフォルダは、大枠で捉えた時の共通項で分類しましょう。例えば下記のような構成では全部で9つのフォルダをデスクトップに置くことになります。プロジェクト名を案件のアルファベット頭文字にすることで、自分とっては中身の想像が付くタイトルになり、他人とっては中身の推測が難しくなります。例えば「Amazon提携サービス拡張プロジェクト」という名前を「Aプロジェクト」というタイトルにするなど、このちょっとした工夫がセキュリティ対策にもなります。
「1ヶ月使わなかったら削除するファイル」
「一時保存フォルダ」
「A プロジェクト」
「B プロジェクト」
「Cプロジェクト」
「定例作業」
「お役立ちノウハウ集」
「その他」
「ゴミ箱」
手順③散らばったファイルをフォルダに格納する
デスクトップに整理用のフォルダを作成したら、散らばったファイルを該当フォルダに格納していきましょう。基本はドラッグ&ドロップで、ファイルを格納先フォルダに投げ入れれば完了です。複数ファイルを一気に格納したい場合は、マウスの左を1回押したまま範囲選択をして、範囲内の適当なファイルを1つドラッグ&ドロップでフォルダに移すと、まとめて格納されます。
手順④フォルダをきれいに並び替える
ファイルをフォルダに格納できたら、自分の見やすいようにドラッグ&ドロップでデスクトップのフォルダ位置を並び替えましょう。なるべく等間隔に配置したほうが視認性が高くなり、目的のフォルダが見つかりやすくなります。下記で紹介しますが、Windowsでは自動調整機能があるため、自分でやるのは面倒くさいという人も3秒でフォルダ位置が適正化されます。
アイコンの自動整列
デスクトップの何もないところを右クリック→表示→アイコンの自動整列をクリックします。するとデスクトップのフォルダが自動で縦に等間隔で並びます。
アイコンを等間隔に整列
デスクトップの何もないところを右クリック→表示→アイコンを等間隔に整列をクリックすると、アイコンが等間隔に並びます。この場合、自分で好きな位置に入れ替えることができるので、縦に並ぶ自動整列と使い分けましょう。
デスクトップをきれいに保つポイント
ここからはデスクトップをきれいに保つポイントを解説していきます。一度整理したデスクトップが、すぐに汚くならないように、以下のことに注意しておくときれいな状態が長続きします。
よく使うアプリはピン留めしておく
WordやExcel、Chromeといった頻繁に使うアプリはデスクトップに置かず、スタート画面やタスクバー（PC画面下部に固定表示される部分）にピン留めしておきましょう。何かのアプリを起動したり、ファイルを開いていると画面が埋まってしまい、最小化しないとデスクトップが見れません。つまり起動したい時にすぐ起動できないのです。一方でスタート画面やタスクバーにピン留めしておくと、開いているファイルを最小化することなく、即座にアプリを起動できます。
ショートカットはデスクトップには置かない
同様にファイルへのショートカットをデスクトップに置くことはおすすめしません。即座に起動できるようにスタート画面かタスクバーにピン留めすることをおすすめします。
フォルダの中にフォルダを作る
デスクトップ整理のために新規フォルダを作成したら、そのフォルダの中にもフォルダを作って分類すると、さらに業務を効率化できます。例えば「A プロジェクト」の配下に「外部提出用資料」「内部資料」「その他」のようなカテゴライズです。Aプロジェクトを含めて、3〜4つくらいのフォルダを作成しておくと良いでしょう。
作成途中・完了の２種類があると便利
Word、Excel、PowerPointなどの資料を保存する時は作成途中のフォルダと、作成完了分のフォルダに分けておくと、業務に素早く取り掛かることができます。
デフォルトの保存先を変えておく
画像やPDFなどのダウンロードファイルを、どこに保存するか意識したことはありますか？デフォルトの保存先がデスクトップになっていると、ダウンロードしたファイルがデスクトップに蓄積していき、いずれデスクトップを埋め尽くしてしまいます。これでは業務効率化できるわけがありません。
一時的な保存場所となるフォルダを作る
ダウンロードファイルを保存するたびに保存先フォルダを指定するのは面倒くさいですよね。そのような場合は、ダウンロードファイルを保存する一時的なフォルダをデスクトップに作成して保存先に指定しましょう。またエクスプローラー（Macではfinder）のダウンロードフォルダを保存先に指定するのもおすすめです。
検索しやすいファイル名、フォルダ名にしておくと便利
デスクトップに置くフォルダは、自分にわかりやすく、セキュリティ性が高い名前を付けるべきですが、その中身は検索しやすいファイル名、フォルダ名にしておくことをおすすめします。直接名詞を書いておけば、検索にすぐヒットするので、うっかり忘れてしまった場合も素早く業務に取り掛かります。
まとめ
いかがだったでしょうか？デスクトップを整理すると、業務効率化、ケアレスミスの防止、セキュリティの向上、パソコンの動作を軽くするというメリットを得られるだけでなく、あなたの心に余裕を作ることができます。不要ファイル・フォルダを削除して、整理用のフォルダに分類していくことで、簡単にデスクトップを整理することができます。デスクトップの状態を長持ちさせるためにも、フォルダを上手く使いこなしましょう。
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