転職活動や就職活動を進めていく中で、履歴書の提出は必須項目です。しかし、履歴書をしまう封筒について、「何色が好ましいのだろう？」と悩むことはありませんか？本記事では、そんな履歴書をしまうための封筒の色についてご紹介します。採用担当者の印象を、書類提出から良い印象となるよう、本記事のポイントを取り入れましょう。
履歴書の封筒は何色が最適なのか
履歴書を提出するにあたって必要となる封筒。色もさまざまあり、どれを選べば良いのか迷ってしまう方も少なくないでしょう。履歴書をしまう場合の封筒は、3点のポイントから選ぶようにしましょう。
「白」「水色」が良いと言われている
履歴書をしまう封筒として最適なカラーとしては「白」「水色」がおすすめです。その理由は、書類を封入する封筒として、フォーマルな印象を与えるからです。現在Googleで表示される多くの転職記事では、「白でなければならない」「茶色はマナー違反」といった記事が散見されます。しかし、一般的には白・水色・茶色の封筒を選んでも問題ないとされています。どの色を選んだからといって不採用が決まるわけではありませんし、プラス評価にあるといったこともありません。封筒を使用する際に大切なこととしては、
- 宛名がしっかりと書けているか
- 企業が指定する書類をしっかり封入しているか
- 各書類の内容が充実的かどうか
といった点がきちんと守れているかを重視しましょう。また、「白」「水色」のどちらかをあえて選ぶとするのなら、「白」をおすすめします。なぜなら、白はフォーマルな印象を与えるだけでなく、上品・清潔な印象もあるからです。日本では履歴書のような公的書類では白を選ぶべきといった風潮も少なからず残っています。そういった背景を考慮した結果、白がおすすめと言えるのです。
茶色は避けたい その理由は「他の書類と混同されやすい」から
しかし、できることなら「茶色」の封筒は避けてほしいと考える企業も少なくありません。なぜなら、毎日送られてくるたくさんの書類と履歴書が混同しやすく、確認漏れや確認遅れを促す可能性があるからです。そういったことを防ぐために「履歴書在中」と封筒表面に書くことが求められます。茶色い封筒を使用するときほど、「履歴書在中」とひと言添えることは忘れてはならないと言えるでしょう。
封筒のサイズは「角形A4号」または「角形2号」
市販の履歴書を使用する際、同封された封筒を使用しても可能なのか疑問を抱く方も多いはず。履歴書に同封された封筒は、主に「長形3号」といった履歴書よりも小さいサイズの封筒が多いです。つまり、履歴書を封入する場合は、三つ折りにしなければなりません。ビジネスシーンで使う書類は、履歴書を含め、必要回数以上折らないことが原則です。履歴書に同封された封筒であっても、必要以上に折り曲げなければ入らないサイズの場合は使用せず、「角形A4号」「角形2号」など、二つ折りで封入できる封筒を買い直しましょう。
履歴書用封筒を使う場合の注意点
履歴書を封筒にしまう際、いくつかの注意点に留意して提出する必要があります。ここでは、封筒を用いて履歴書を提出する際の注意点についてご紹介します。
「履歴書在中」と書く
履歴書を封入した封筒に「履歴書在中」と記す理由をご存じですか？冒頭でも少し触れたように、「履歴書在中」という言葉には、企業に届く多くの書類と混同されることなく、人事部のもとへ適切に届くよう促すはたらきがあります。それだけでなく、「履歴書在中」と書かれた封筒を採用担当者が開封する際、丁重に扱わなければならないことを事前に予測できます。つまり、「履歴書在中」という言葉には、
- 担当者のもとへ正確に届けるため
- 履歴書が封入されていることを開封前から知らせるため
- 配達中も丁寧に扱う必要がある書類と知らせるため
- 採用担当者が開封する際、丁寧に扱わなければならないことを事前に知らせるため
といった効果があるのです。最近では手書きでなくても、100均などで売られたスタンプを使用しても問題ないとされています。企業のカラーに合わせて、臨機応変な対応を取り入れ、しっかりと「履歴書在中」を記載しましょう。
複数の書類を同封する場合は「応募書類在中」と書く
履歴書を企業に送付する際、いくつかの書類と合わせて提出することが一般的です。封筒には、
- 送付状
- 履歴書
- 職務経歴書
- その他指定された書類
の順で同封します。このように、履歴書だけでなく、複数の書類を同封する場合は「応募書類在中」と書くのがマナーです。「応募書類在中」も「履歴書在中」同様、手書きでもスタンプでも問題ありません。封筒を用いて提出する場合は、必ずいずれかの文言をひと言添えて提出しましょう。
履歴書の折り目は最小限に 推奨は「二つ折り」
履歴書のようにビジネスシーンで使用する書類の折り目は最低限に努めるのがマナーです。つまり、履歴書や職務経歴書の場合は、購入した段階と同じように二つ折りで提出します。なかには履歴書と同封された封筒を使うケースもありますが、この場合「長形3号」と長方形の封筒が同封されています。つまり、履歴書や職務経歴書などの書類を、さらに1回折らなければ封入することができません。何度も折り曲げてしまうと、その分折れた線で書類がだらしなく見えてしまいます。せっかくきれいに仕上げた履歴書も、何度も折り曲げたことによってだらしない印象を与えてしまうのは避けたいところですよね。そうならないためにも、購入段階で折り目のついた二つ折りの状態をキープできる「角形A4号」「角形2号」といった封筒を使用するよう努めましょう。
汚れや折れを防ぐためにも「クリアファイル」を活用
履歴書を封筒にしまっても、誤って飲み物をこぼしてしまったり、鞄に入れて企業へ面接に行く際、思わぬアクシデントから折れたりすることがあります。また、郵送時点で雨雪などで濡れてしまったり、郵送時点でやむを得ず折れたりする可能性も考えられます。こういった応募者の管理下だけでなく、あらゆる状況で濡れ・破損・折れなどを防ぐためにも、封筒に入れた後であってもクリアファイルにしまって持ち歩くようにしましょう。また、郵送で履歴書を提出する場合は、クリアファイルに書類を入れてから、封筒にしまい、発送するよう心掛けましょう。そうすることで、自分の手元から離れた状態での濡れ・破損・折れなどから大切な書類を守ることができます。また、封筒の表面には「履歴書在中」「応募書類在中」の他に「折り曲げ厳禁」「水濡れ厳禁」などといったひと言を添えるのも対策方法のひとつです。
「〆」はなくても問題なし
手紙や書類などを封筒にしまった際、提出する段階で「〆」と封字を使う人も少なくないでしょう。封字とは書類が未開封であることを示す記号であり、配達段階で開封されることを防ぐ効果もあります。簡単に書けますから、大切な書類を提出する場合はできるだけ記載するよう心掛けましょう。また、「〆」を書く際は、「×」やカタカナの「メ」と読み間違えてしまうような書き方は避けましょう。何度かメモ帳などに練習してから書くと、失敗を防ぎ、きれいに仕上がります。
履歴書を送付する場合の封筒の書き方
書類選考に応募する際は、企業へ書類を提出しなければなりません。郵送という方法を取るため、封筒の表面・裏面には手渡しで履歴書を提出する方法とは異なる書き方をしなければなりません。では、送付する場合の封筒はどのように書くことが望ましいのでしょうか。
表面の書き方
履歴書を封入した封筒の表面には、
- 企業名(宛名)
- 履歴書在中
と書きます。必要に応じて、
- 応募書類在中
- 折り曲げ厳禁
- 水濡れ厳禁
と書きましょう。封筒の宛名は原則縦書きとし、封筒の表面右側に企業の住所を都道府県から記入します。この場合、同じ地域であっても、郵便番号と都道府県は忘れることなく記入しましょう。宛名である企業名は封筒の中央に書きます。住所よりも一回りほど大きな文字を意識して書くのがきれいな仕上がりのコツです。また、株式会社は「（株）」と略さず、「株式会社」と記入しましょう。大手プリンター業者の「キヤノン」のように、日常的には「キャノン」と呼ぶのに企業名は「キヤノン」であるなどといった企業名も少なくありません。企業名は正しい表記を用いて、誤字脱字のないよう注意して記入しましょう。履歴書や職務経歴書同様、鉛筆などでアウトラインを引き、その範囲で住所・企業名・履歴書在中などを記入すると、きれいに仕上がります。採用担当者に宛てる場合は、「株式会社○○ 人事部○○様」と記入します。一方、部署に宛てる場合は「株式会社○○ 人事部御中」と書きましょう。よく「株式会社○○ 人事部御中○○様」と書く人がいますが、これは誤った日本語の使い方です。御中は部署に対しての「様」のような役割があり、様は人物に対して使用する言葉です。つまり、言葉は違っていても、「株式会社○○ 人事部様○○様」といった意味として使うことになってしまうのです。御中は部署に対する「様」であり、担当者名が把握できている場合は、御中の使用は避け、人物名の後に「様」だけを記載し提出するよう注意しましょう。
裏面の書き方
封筒の裏面には、履歴書と同じ住所・氏名を記入します。宛先は表面同様、略すことなく正式名称を都道府県から正しく記入しましょう。裏面についても斜めになったり、曲がったりすることのないよう、あらかじめ鉛筆などでアウトラインを引いてから書くときれいに仕上がります。
採用担当者に直接渡す場合
採用担当者に直接履歴書を手渡す場合であっても、封筒に入れて持ち歩くのがマナーです。ただし、この場合は、住所や宛名などは必要ありません。「履歴書在中」または「応募書類在中」は採用担当者がいつでも確認できるような配慮を取り入れ、記載することが望ましいと言えます。裏面の書き方は郵送と同様、都道府県からの住所と氏名を記入します。ほかにも、企業へ出向く際のアクシデントなどにより、折れや濡れなどを防ぐためにも、クリアファイルにしまって持ち歩きましょう。クリアファイルだけでも持ち歩く際に不安がよぎる場合は、ファスナー付きのバッグを選ぶなど、持ち歩くバッグから工夫を取り入れると安心です。面接が始まる際の渡し方としては、名前が呼ばれる前に、封筒から出し、クリアファイルに挟んで提出できるよう準備しましょう。書類を取り出した封筒は勝手に持ち帰らず、クリアファイルの下に重ねて合わせて提出するのが一般的です。提出するタイミングとしては、採用担当者から「履歴書を提出してください」と言われたときに提出します。履歴書の提示を求められなかった場合は、面接の最後に「履歴書はいかがいたしますか？」とひと言確認してみましょう。
受付など別の方に渡す場合
人事部や採用担当部などの受付や係の人へ提出する場合は、封筒に入れたまま提出することが一般的です。このとき「受付の人だから」「この人が採用担当者ではないはず」といった憶測から、雑な対応をしないことが鉄則です。どの人も希望企業の人材であり、どこで一緒に仕事をするか分かりません。また、万が一受け付けた方が採用担当者になる可能性や、採用を決める人物である可能性も否定できません。企業に到着した時点で、誰が採用担当者であっても恥ずかしくない対応が重要です。
封筒にこだわらず内容を重視して
履歴書の封筒選びも大切ですが、なにより留意しなければならないのが履歴書の質です。内容が充実していなければ、履歴書の魅力が半減するだけでなく、あなたの魅力や熱意も伝わりにくい書類となります。そうなってしまえば、どれだけ丁寧に仕上げた履歴書であっても、採用は難しいでしょう。あなたの魅力、経歴、スキル、特技や長所・短所といった項目に内容の充実さを含めることが大切です。封筒選びだけに迷うことなく、履歴書などの需要書類を適切に作成できることに意識して取り組みましょう。
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