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面接の日程変更はできる?メールや電話で連絡するときの注意点と例文をご紹介

転職活動中、急用や体調不良などで面接の日程を変更したいことって出て来ますよね。

そんなとき、「電話とメール、どちらがいいのかな」「選考に不利になったりしないだろうか」など、疑問や不安を抱く方もいるでしょう。

そこで今回の記事では、面接の日程変更をテーマに、メールや電話で連絡するときの注意点を例文つきで解説していきます。

面接の日程変更は選考に影響する?

そもそも、面接の日程変更を申し出ることによって採用担当者の印象を悪くしてしまうのではないか、と不安になる方もいるでしょう。

結論、日程変更が理由で採用面接を落とされることはありません。

やむを得ない理由でスケジューリングがうまくいかないケースがあることは、企業側も承知しています。

ただし、何度も日程変更をお願いするのはネガティブな印象を与える可能性があります。

日程変更を複数回申し出ることによって、採用担当者は「またか…」「面接に来る意思はあるのかな」と懸念に思うでしょう。

会社への志望意思やスケジュール管理力に疑問を抱かれる可能性も否めません。

安易に「都合がつかなければ日程を変更してもらえばいい」と思わないようにしてくださいね。

面接の日程変更は電話?メール?

電話とメールのどちらを利用すればいいのかと迷う方もいますよね。

ここでは、面接の日程変更の連絡の方法について、状況別にご紹介していきます。

緊急でなければ面接の日程変更はメールがよい

日程変更が緊急でなければ、メールで連絡するのが良いです。

メールであれば企業や採用担当者との履歴が残るので、認識の齟齬が生まれにくく、口頭で伝える際に起こりやすいトラブルを避けることができます。

前日~当日の面接の日程変更は電話がよい

急用や体調不良で変更の申し出が面接前日や当日になってしまった場合は、必ず電話で連絡しましょう。

緊急の連絡をメールで行うと、採用担当者の確認が間に合わない可能性があります。

面接日時まで欠席連絡のメールを読んでいなければ、無断欠席扱いされてしまい、マイナス評価につながってしまいます。

そのため、確実に日程変更したい旨を伝えるためにも、前日〜当日の連絡はメールではなく電話で行うようにしてください。

面接の日程変更を連絡するときの注意点

日程変更をお願いする場合、伝え方や理由を正直に伝えるべきか迷う方もいますよね。

電話やメールで日程変更を連絡する際の注意点をまとめましたので、参考にしてください。

丁寧な言葉で伝える

メールであっても電話であっても、とにかく丁寧な文面、言葉で謝罪とお願いをしましょう。

面接日程の変更をお願いすることは、企業の採用スケジュールを変更してもらうということです。そのため、採用担当者だけでなく、面接用の時間を空けていた企業の方々に影響を及ぼすことを覚えておいて下さいね。

理由は正直に伝える

新卒であれば学業都合で面接の日程調整が必要なこともあるでしょう。

その場合は正直に伝えて構いませんが、新卒・中途問わず、それ以外の理由であれば伝え方に注意が必要です。

特に他の企業との面接日が被った場合は、そのまま伝えてしまうことで「自社への志望度が低い」「スケジュール管理能力がない」といったネガティブな印象を持たれてしまう可能性があります。

そのため、「あいにく都合が合わず」「別件のため」と伝えるのが得策でしょう。

候補日は3つあげる

日程変更をお願いする際は、必ず次のスケジュールを準備してからにしましょう。

その場合は、候補日を1つだけでなく3つ以上提示することがベストです。

なぜなら、こちらの都合に必ずしも合うとは限らないですし、面接官も複数名いる場合があるためです。1週間の中で、3つ以上候補の日時を提示できるようにしてくださいね。

電話で連絡する際にも、「いつに変更しますか?」という質問が来るでしょうから、手元にメモを用意するなどしてすぐ答えられるようにしましょう。

面接時にも謝罪をする

予め決められていた日程を変更してもらっているので、変更後の面接当日は、謝罪と御礼を丁寧に伝えましょう。

その点に触れないと失礼な人だな、とマイナス印象を与えかねません。

変更後の面接当日は御礼を述べる

日程変更が完了したとしても、当初面接を行う予定だった日には御礼のメールを送るようにしてください。

また、電話で連絡をして了承いただいた場合は、すぐに御礼のメールを送りましょう。

「本日は面接の日程をご調整いただき、誠にありがとうございました」といった文面で良いでしょう。

メールで送ればそれがエビデンスになりますし、採用担当者に丁寧な印象も与えることができます。

面接の日程変更の理由の伝え方

ここからは具体的に面接の日程変更をお願いする際の理由と伝え方を紹介していきます。

前述した通り、面接の日程変更が原因で選考に落ちることはありません。

しかしながら、あなたがどのような対応をするかで印象は変わって来ますので、ぜひ参考にしてくださいね。

体調不良

体調不良による直前のキャンセルの連絡は、基本的に電話で伝えます。

企業は採用面接のために、忙しい時間を割き、準備をしています。

そのため、当日などの直前に面接をキャンセルする場合は、きちんと謝罪をし、体調不良によりやむを得ずキャンセルしなければならない状況であることを、直接伝えることが重要です。

他社の選考日とかさなった

複数の企業と選考を進めている際には、面接日や日時が重なることもあるでしょう。

正直に「第一志望の企業の面接があるので」と言ってはいけません。

たとえ事実だとしても、採用担当者に志望度が低いと思われてしまいます。

そのため、以下のように言い方を変えたほうが無難です。

  • 恐れ入りますが、先約があるためお時間の変更は可能でしょうか。
  • 直前まで予定があり、面接の間に合わない可能性がございます。恐れ入りますが、お時間を調整いただけましたら幸いです。

もし、企業から具体的な予定を聞かれた場合は他社の選考があることを伝えても問題ありません。ただし、他社の方が優先順位が高いようなニュアンスは含めないよう注意してくださいね。

急用が入った

面接当日に、急病や身内の不幸などやむを得ずキャンセルしなければいけないときもあるでしょう。その場合は、すぐに面接に行けなくなったお詫びと、日程変更のお願いの連絡を入れてください。

H2面接の日程変更を電話で連絡するときの例文

実際に電話で日程変更をお願いする際の例文をご紹介します。

例文1

お世話になっております。
〇月〇日に面接のお約束をさせていただいている山田太郎です。恐れ入りますが、✕✕様におつなぎ頂けますでしょうか。

<採用担当者の返答>

お忙しいところ誠に恐れ入りますが、面接の日程を変更いただくことは可能でしょうか。
本日、体調不良で病院にかかったところ、インフルエンザの診断を受け、1週間ほどの外出禁止を言い渡されてしまいました。

例文2

お世話になっております、山田花子と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日の面接の件でご連絡いたしました。ご担当の✕✕様とお話ししたいのですが、今はお手すきでしょうか?
採用担当者(✕✕様)の返答
お忙しいところ恐れ入ります。山田花子と申します。先日は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。実は、ご案内いただいた日程には先約がございまして、大変申し訳ございませんが、日程を調整していただくことは可能でしょうか。

面接の日程変更をメールで連絡するときの例文

続いては、メールで日程変更をお願いする際の例文をまとめました。

例文1

件名:面接日程変更のお願い/山田太郎
株式会社〇〇人事部 ✕✕✕✕さま
お世話になっております。◇月◇日に面接のお約束をさせていただいている山田太郎です。
お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、面接日程をご変更いただくことは可能でしょうか。
本日、体調不良にて病院に行ったところインフルエンザの診断を受け、1週間の外出禁止を言い渡されました。体調管理がいたらず、本当に申し訳ございません。
一方的なスケジュールで申し訳ございませんが、以下の日時にて変更をご検討頂けると幸いです。

〇月〇日(月)13時〜17時
〇月〇日(火)終日
〇月〇日(水)終日
〇月〇日(木)10時~14時
〇月〇日(金)13時〜17時

取り急ぎメールでのご連絡となりましたが、明日(○日)に改めてお電話させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
山田
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山田太郎(Taro Yamada)
〒179-ΧΧΧΧ 東京都▲▲区○○ΧΧ-ΧΧ
TEL.080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ
E-mail:ΧΧΧ@ΧΧΧ.com
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例文2

件名:【山田花子】面接の日程調整のお願い
株式会社〇〇〇〇人事部 採用担当 ✕✕✕✕様
お世話になっております。山田花子と申します。先日は面接の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、あいにく面接日の〇月〇日は先約があり、ご案内いただいた日時に伺うのが難しい状況です。
勝手なお願いで恐縮ではございますが下記日程にて、面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。

〇月〇日(月)13時〜17時
〇月〇日(火)終日
〇月〇日(水)終日
〇月〇日(木)10時~14時
〇月〇日(金)13時〜17時

お忙しいところお手数をおかけして、申し訳ございません。ご検討のほどよろしくお願いいたします。
山田
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山田花子(Hanako Yamada)
〒179-ΧΧΧΧ 東京都▲▲区○○ΧΧ-ΧΧ
TEL.080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ
E-mail:ΧΧΧ@ΧΧΧ.com
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面接の日程変更に対してお礼をするときの例文

面接日程の変更のメールや電話の後には、変更内容を記したフォローメールを入れておくと丁寧かつ安心です。

メールであればやり取りの履歴として残るので、エビデンスにもなります。

例文1

件名:面接日程変更のご快諾の御礼/山田太郎より
株式会社〇〇人事部 ✕✕✕✕さま
お世話になっております。先ほどは日程変更のご快諾をいただき、誠にありがとうございました。
お約束どおり、下記日時に貴社にうかがいます。
〇月〇日(月):13時
お気遣いの言葉もありがとうございました。しっかり静養し、体調の回復に努めます。
この度はご迷惑をおかけいたし申し訳ございませんでした。当日はどうぞよろしくお願いいたします。
山田
ーーーーーーーーーーーーーーーー
山田太郎(Taro Yamada)
〒179-ΧΧΧΧ 東京都▲▲区○○ΧΧ-ΧΧ
TEL.080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ
E-mail:ΧΧΧ@ΧΧΧ.com
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例文2

件名:【山田花子】面接の日程調整の御礼
株式会社〇〇〇〇人事部 採用担当 ✕✕✕✕様
お世話になっております。先ほどはお電話にてご対応いただきまして、ありがとうございました。
日程についてご調整いただき、感謝申し上げます。
それでは、〇月〇日(〇曜日)15時に貴社にお伺いさせていただきます。
今回はご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーー
山田花子(Hanako Yamada)
〒179-ΧΧΧΧ 東京都▲▲区○○ΧΧ-ΧΧ
TEL.080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ
E-mail:ΧΧΧ@ΧΧΧ.com
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まとめ|面接の日程変更は丁寧に対応することが重要

いかがでしたでしょうか。

今回の記事では、面接の日程変更をお願いするときの、メールや電話での注意点や例文をご紹介しました。

転職や就職活動をしていると、やむを得ず面接の日程を変更しなければならない場面に遭遇することはあります。

日程変更自体は選考に影響することはありません。

大切なのはその時あなたがどのように対応するかです。

日程変更をお願いする際のマナーを理解しておかないと、マイナスな印象を与えてしまうこともあります。

そのため、面接のキャンセルや日程変更が必要になったときに、適切な対応ができるよう、今回の記事を参考にし、ポイントや注意点を理解しておきましょう。

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