就職活動や転職活動をしていると、企業から履歴書原本の提出を求められることがあります。手書きで履歴書を書いている場合は困りませんが、WEBで履歴書を書いている場合は、原本をどのように入手すべきか悩んでしまう方は多いのではないでしょうか？この記事では、履歴書原本の用意の仕方を解説します。手書きの履歴書とWEB履歴書のメリット・デメリットについても解説しているので、就職活動中、転職活動中の方は、ぜひ参考にしてください。
履歴書の原本とは？
履歴書の原本とは、コピーではない、直筆の手書き履歴書のことです。手書きで履歴書を書いた方は、その履歴書を提出すればよいのですが、WEBで履歴書を作成した方は、どのように提出すればよいか悩んでしまいますよね。WEB履歴書の場合は、印刷して証明写真を貼り付けることで原本にとして使用できます。
履歴書はコピーして使ってもいい？
何十社と企業へ応募していくと、履歴書を何枚も書かなければなりません。いちいち手書きするのは面倒だからとコピーしてしまうケースがありますが、あまりおすすめできない方法です。その理由は3つあります。
志望度・意識が低いと思われる
履歴書のコピーを使い回すのは、たしかに応募者からすれば負担が大きく減り、浮いた時間を好きなことに使えます。しかし、楽をしている、志望度が低いといったネガティブなイメージを持たれてしまいます。
手書きで一言一句気持ちを込めた履歴書と、どこか他の企業にも提出したのだろうと予測できるコピーされた履歴書では、入社志望度に明らかに差がありますよね。履歴書のコピーを提出すると、時間効率は良くなりますが、印象は悪くなるため注意が必要です。
志望動機やアピールポイントが企業ごとに違う
履歴書には、主に下記のような項目を記入します。
| 名前 | 住所 | 生年月日 |
| 緊急連絡先 | 学歴・職歴 | 免許・資格 |
| 志望動機 | 自己PR | 自由記入欄 |
名前から学歴・職歴までは、どの企業に応募する際も共通して必要な基本的な情報であるため、コピーしても差し支えはありません。しかし、志望動機は応募企業ごとに変わるのが通常です。どのような企業でも応募できるように、曖昧な表現で書くと具体性に欠け、評価が大きく低下するため、必ず1社ごとに考えましょう。自己PRは変わらないのではないかと思うかもしれませんが、企業の共感を得られるものでないといけません。例えば、とある会社への履歴書に固定化された作業を反復して行うのが得意だとアピールした場合です。その履歴書をコピーして、新事業に果敢にチャレンジしていくベンチャー企業へ提出したとします。こういった場合は、反復作業をミスなくこなす能力よりも、失敗してもめげない精神力、トレンドを察知する能力の方が重宝されるため、アピールが効果的にできているとは言えません。志望動機だけでなく、企業ごとに自己PRを変えなくてはならないのです。
また、免許と資格に関しても、人によっては書く内容を吟味しなければなりません。例えば、不動産会社へ応募するのであれば、宅地建物取引士の資格は選考が進む上で大変有利な要素です。しかし、その他の運送業や飲食業のような、不動産とは無関係の企業へ提出する履歴書に宅建士の資格を記載しても、アピールにはなりません。むしろ、なぜ不動産ではなく、この業界に応募したのか質問されます。免許・資格欄は業務に関するものを中心に記載する必要があるのです。
履歴書が評価対象になっているから
履歴書を提出した時点で、あなたは書類選考という名前の選考ルート上に乗っています。面接だけではなく、履歴書も評価対象に入っているのです。誤字脱字がなく、読みやすい文章になっているか、面接で話を聞いてみたいと思うか、入社熱意が伝わるかどうかといった、さまざまな観点から評価されます。
以上のことから、就職活動、転職活動の際は、コピーした履歴書ではなく直筆の履歴書を使いましょう。
PCで作成した履歴書の場合
PCで履歴書を作成して、原本の提出を求められた場合は、データを印刷して提出すれば問題ありません。例えばPCで履歴書を作成して、1次選考のWEB面接の際に提出したとします。1次選考に通過して、2次選考へ進む際、履歴書の原本を持参するように言われてしまうと、一体どうすればよいのかわからなくなりますよね。すでに1次選考でWEB履歴書を提出してしまっているので、手書きで書きはじめるのも違いますし、かといって印刷するだけでは原本にはならない気がすると悩む方は多いのではないでしょうか？
実際は、提出したWEB履歴書のデータ（PDF、Microsoft Wordなど）を印刷すればOKです。証明写真は、出来るだけ印刷に頼らず、写真を添付するようにしましょう。その方が入社熱意が伝わります。
履歴書に誤記を見つけた場合
履歴書を書いている際にミスをしてしまった、書き終わった後にミスが発覚した場合など、誤記を見つけた場合は、基本的には書き直しです。面倒だと思うかもしれませんが、書き直した方が評価の低下は防げます。もしも、履歴書を書き直す時間がない場合は、二重線と訂正印を用いて訂正しましょう。修正ペン・修正テープ・消せるボールペンの使用はNGです。
履歴書の記載ミスを修正する際は、間違えた箇所をペンで二重線を引き、その付近に訂正印を押します。訂正印とは、通常のハンコよりもひとまわり小さいサイズのハンコのことで、「訂正印」という名前の通り、文書の記載を訂正した際に押すものです。中学校や高等学校の卒業記念品のハンコには、訂正印が付属しないこともあるため、訂正印が手元になく、用意する時間がない場合は、通常のハンコで代用して問題ありません。間違っていない他の文言をハンコで覆い隠してしまわないよう注意しましょう。
修正ペンや修正テープは簡単にミスを隠せる便利なアイテムですが、どうしても用紙の白色とは微妙な差が生じて、不自然な仕上がりになってしまいます。また、修正箇所が摩擦で汚くなる、テープが削れる、剥がれるといったアクシデントもあるため、履歴書のようなビジネス文書には向きません。
消せるボールペンは擦るだけで文字が消えるため、非常に便利な筆記用具です。しかし、消せるボールペンで履歴書を記載するのはNGです。通常の油性・水性ボールペンと違い、消せるボールペンは熱に弱いインクを使用しています。消せるボールペンのインクは約60°の熱が加わるとインクが消える特性があり、ペンの頭のゴム部分で筆跡を擦り、摩擦熱で文字を消す仕組みです。
消せるポールペンで記載した履歴書原本を提出して、企業の採用担当者にコピーを取られた場合、コピー機の熱で文字が全て消えてしまう可能性があります。すると応募者の情報が一切見られなくなり、連絡が途絶えるリスクにつながるため、消せるボールペンの使用は避けましょう。
提出後に原本が間違っていると気付いたら
履歴書の原本提出後に、誤った記載をしていることが判明した場合は、応募先企業へ、電話またはメールで連絡しましょう。企業に連絡すると、書き直しを指示される場合もあれば、そのまま受理される場合もあります。対応は企業によってさまざまです。
また、応募者側のミスなので、連絡の際は謝罪の一言が必要になります。電話、メールかかわらず連絡する際は、相手企業の営業時間内に送るのが基本ルールです。多忙で、なかなか企業へ連絡ができない時は、メールの予約投稿機能を使うのがおすすめです。
履歴書原本の記載内容にミスがあるまま提出してしまうと、評価が下がることが見込まれます。自ら間違いに気付いた場合は、申告することで、評価の低下を抑えられる可能性もあるため、できるだけ早めに申告するようにしましょう。
原本のミスで不採用になることはある？
1〜2か所程度の記載ミスで不採用になる可能性は低いです。ただし、「確認が足りない」「詰めきれない人」「不注意」「ミスに気づかないほどチェックが甘く志望度が低い」というネガティブなイメージを持たれてしまうのは確かです。そのため、できるだけ早いミスの申告と、謝罪によって印象の悪化を和らげることが重要になってきます。もし書類選考を通過した場合は、面接の場で、記載ミスに関して謝罪しましょう。
また、記載ミスをした瞬間即不採用になる可能性は低いですが、自分と評価が同等の応募者がいた際に、比較材料としてマイナスに作用することが見込まれます。
そのような際に履歴書の記載ミスが響いて、不採用になることがあるため、履歴書は下書きや、見直し作業をしっかりと行ってから提出しましょう。
履歴書は手書きとパソコンのどちらがいい？
従来手書きの履歴書が当たり前だった採用の形式は、パソコン、スマートフォンの普及によりWEB履歴書も普及してきました。企業によっては、手書きとWEB履歴書のどちらを提出しても構わないところもあるため、どちらで書くべきか悩んでしまいますよね。ここでは、手書き履歴書とWEB履歴書のメリットとデメリットを解説しているので、ぜひ参考にしてください。
原則は企業の指示に従う
手書きとWEBどちらを利用するか迷う前に、企業からどちらの方式で提出するか指示がないか確認しましょう。手書きと指定されているのにWEB履歴書を提出してしまうと、ビジネスパーソンとして、一緒に仕事ができるのか不安が残ります。
手書き履歴書のメリット・デメリット
ここでは、履歴書を手書きするメリットとデメリットを解説します。
メリット
手書きで履歴書を書くと、文字から個性が伝わりやすいため、人間像が浮かび上がるのがメリットです。例えば丁寧でバランスの取れた文字を書くと、几帳面な性格が浮かび上がります。また、1枚しっかり履歴書を書くと時間がかかるため、入社熱意が伝わりやすいです。
デメリット
手書き履歴書は、手間がかかってしまうのがデメリットです。名前、住所といった基本的な情報から、1社ごとに内容を変えなければならない自己PR、志望動機、免許・資格欄まで、さまざまな項目を埋める必要があるからです。誤字脱字があった場合は、書き直しが基本となるため、1枚書き終わるのに非常に時間がかかります。また、乱暴な字は採用担当者からの評価を下げてしまうので注意しましょう。
WEB履歴書のメリット・デメリット
ここでは、WEB履歴書のメリットとデメリットを解説します。
メリット
WEB履歴書は、手間がかからないのが大きなメリットです。ミスをしてもすぐに修正できるため、書き直す必要がありません。誤字脱字も文章チェックツールで発見しやすく、文字数も簡単にチェックできます。
履歴書のコピーは厳禁ですが、WEB履歴書同士のコピーであれば、基本情報を丸々コピペしてもかまいません。応募者にとっては、履歴書記入に費やす時間を大きく減らせるのがメリットです。
デメリット
WEB履歴書のデメリットは、手を抜いていると評価される場合があることです。WEB履歴書と手書きの履歴書を比較すると、圧倒的にWEB履歴書の方が楽に記載できます。しかし、楽な反面、手間暇をかけて作成した手書きの履歴書の方が入社の熱意は伝わります。
WEB履歴書に理解のある企業も一定数存在するため、必ずしも評価が低くなることはありませんが、迷った場合は手書き履歴書の方が志望度は伝わりやすくなります。
まとめ
履歴書の原本とは、コピーではない、提出した履歴書そのものを指します。手書きの場合は直筆のものを、WEBで履歴書を作成した場合は印刷して証明写真を添付したものを用意しましょう。
手書き履歴書とWEB履歴書は、それぞれにメリットとデメリットがあります。もしも、どちらの形式で履歴書を提出しても良い場合は、それぞれ合った方を選択肢ましょう。志望度の高さを伝えたい、字を書くのが得意だという方は手書き履歴書、時間効率を重要視する方はWEB履歴書を選ぶのがおすすめです。
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