転職活動において複数の企業で選考を同時に進めていると、自分がいきたい会社から内定を貰うことができた場合、他の企業の選考を辞退する必要があります。
もし、他の企業で面接の日程まで決めていると、面接を辞退するのを申し訳なく感じてしまいますよね。
なので、今回は面接の日程まで決めている企業の選考を辞退する際に、応募先企業の採用担当に悪い印象を与えない面接辞退メールについて詳しく解説します。
この記事を読んで分かることは、以下のとおりです
・面接辞退メールを送る注意点
・面接を辞退する際の注意点
・面接辞退メールの例文
面接辞退メールを送る際の注意点
面接辞退をメールで送る際には、いくつかの注意点があります。
そして、こちらで紹介する注意点を理解しておかなければ面接官に悪い印象を与えてしまうため、今後何かしらのご縁でその企業と関わる際に良く思われないかもしれません。
そのため、面接辞退のメールは慎重に送る必要があると言えるでしょう。
また、面接辞退メールを送るのがめんどくさいと感じてしまい、何の連絡もせずに面接を辞退するのだけは絶対にしてはいけません。
最初に、面接辞退メールを送る際の注意点について解説していきます。
面接辞退メールを送る際の注意点は、以下のとおりです。
・メールを送る時間帯を考える
・メールの返信がない場合は電話でも伝えると良い
・メールは簡潔に分かりやすくまとめる
・辞退理由は必ず伝える必要はない
メールを送る時間帯を考える
面接辞退メールを送る際は、面接官の就業時間内に連絡をしましょう。
なぜなら、面接辞退メールを就業時間外に送ってしまうと、面接官に迷惑だと思われてしまうからです。
社会人マナーとして、業務上の連絡は先方の就業時間内に送ったほうが良いと一般的に思われているため、社会人としてのマナーを心掛けるようにしましょう。
メールの返信がない場合は電話でも伝えると良い
メールを送ったのにも関わらず応募先企業からの連絡がない場合は、念のため電話でも伝えるようにしておくと良いです。
なぜなら、メールだけだと面接辞退メールを見落としてしまう可能性があるからです。
面接辞退メールを見落としたまま面接当日を迎えてしまうと、面接の予定時間に予定通り準備を進めてしまうでしょう。
その場合、面接官に大きな迷惑をかけてしまうことになるため、面接を辞退するのであれば、確実に伝えておくのが良いのです。
メールは簡潔に分かりやすくまとめる
面接辞退メールを面接官に送る場合は、長文にならずに簡潔に伝えるようにしましょう。
面接を辞退することが伝わればよいのにもかかわらず、謝罪文や辞退理由が長文になってしまうと、面接官も読むのに疲れてしまいます。
そのため、メールは謝罪の気持ちと辞退理由を簡潔にまとめて、分かりやすい文章を心掛けるようにしましょう。
辞退理由は必ず伝える必要はない
面接辞退メールを送るということは、一度スケジュール調整した面接をキャンセルすることになります。
そのため、面接官からしても、具体的な辞退理由が分からないと納得してくれないかもしれません。
しかし、いくら納得してくれなかったとしても、面接辞退理由を面接官に必ず伝えなければならないというわけではありません。
そのため、どうしても面接辞退理由を伝えたくなければ、「この度は、諸事情のため面接を辞退させていただきます」などの面接自体理由でも問題ないです。
ただ、一度日程を調整してもらっているため、できる限り面接の辞退理由に関しては伝える方が穏便に済むでしょう。
面接を辞退する際の注意点
諸事情により面接を辞退する際には、意識するべき注意点があります。そのため、面接を辞退することが決まったら、こちらで紹介する注意点を思い出しましょう。
面接辞退の注意点を知っておくことで、応募先企業とトラブルに発展せずに面接を辞退できるでしょう。
面接辞退する際の注意点は、以下のとおりです。
・連絡をしないで辞退するのは絶対にNG
・面接辞退が決まったら、すぐに連絡をする
・面接当日のキャンセルは必ず電話で伝える
・面接を辞退して後悔しないか考える
連絡をしないで辞退するのは絶対にNG
面接の辞退が決まったら、面接官には必ず連絡しましょう。
面接辞退の連絡がめんどくさいからと言って、連絡をせずにキャンセルすると面接官に大きな迷惑をかけてしまいます。
そのため、面接を無断で辞退してしまうと応募先企業からの評価が悪くなってしまい、今後何かしらの縁で関わる際に問題が生じてしまう可能性があるでしょう。
なので、面接を辞退する際には、必ず面接辞退メールを送ることが大切です。
面接辞退が決まったら、すぐに連絡をする
面接自体が決まったら、面接官にすぐに連絡するようにしましょう。面接官に辞退する連絡が遅くなるほど、迷惑がかかってしまいます。
そのため、面接を辞退することが決まった時点で、面接官に連絡をするようにしましょう。
事前に面接辞退の連絡をしておくことで、他の志願者の面接をあなたが受けるはずだった面接の枠に当てこむこともでき、面接官とのトラブルにも繋がりにくいです。
面接当日のキャンセルは必ず電話で伝える
当日に面接を辞退する際は、メールではなく電話で連絡するようにしましょう。
なぜなら、面接辞退の連絡をメールでしてしまうと、面接官がメールを見落としてしまう可能性があるからです。
また、面接官は一日に何人もの志願者との面接を行っているため、面接で忙しくなってしまうとメール受信ボックスを確認できない日も珍しくありません。
その場合、面接辞退をメールで送ってしまうと、面接官が気付かずに面接時間に本来の面接通り進めてしまう可能性が考えられます。
なので、面接当日の辞退に関しては、確実に伝えられるようにメールではなく電話で行うようにしましょう。
面接を辞退して後悔しないか考える
面接を辞退する際に、後悔しないかを再度考えてみると良いでしょう。
面接を一度辞退すると、その応募先企業の面接は今後受けられない可能性が考えられます。
なので、今後その企業の面接を受けられなくなっても後悔しないのか、今一度確認してみると良いです。
一度辞退の連絡を送ってしまうと次のチャンスがなくなってしまうので、安易な考えで辞退するのだけはやめておきましょう。
面接辞退メールの文章構成
面接辞退メールを送る際には、件名や本文には気を使うようにしなければなりません。
文章や件名を不適切な文章で送信してしまうと、面接官に悪い印象を与えてしまうでしょう。
そのため、こちらでは面接官に面接辞退メールを送る際の文章の構成について詳しく解説します。
面接官に悪い印象を与えないためにも、文章の構成はしっかりと把握しておきましょう。
面接辞退メールの文章構成は、以下のとおりです。
・件名について
・メール本文【序盤】
・メール本文【中盤】
・メール本文【締め】
件名について
面接辞退メールの件名は、「氏名」「面接時間」「面接辞退の旨」を記載するようにしましょう。
そうすることで、面接官はメールを開かなくても、「何時からの面接に参加する○○さんが面接を辞退する」と一目見たら分かります。
そのため、面接を辞退する際のメールは、件名だけで面接官に内容を把握してもらえるようにしておくと良いでしょう。
例文
面接辞退のご連絡／×月×日△時～の面接予定(氏名)
メール本文【序盤】
メール本文の序盤は、「担当者の名前」「応募先企業」「自分の名前」を記載します。
注意点としては、担当者の名前の後に「。」をいれないことです。社会人経験が少ない人だとありがちなミスなので注意しましょう。
例文
株式会社○○ 採用担当 ○○様
お世話になっております。 ×月×日の△時から面接を受ける(氏名)です。
メール本文【中盤】
面接の中盤には、「面接の辞退理由」「お詫びの気持ち」などを伝えるましょう。
ここでのポイントは、簡潔にまとめて分かりやすいような文章にすることです。そうすることで、面接官に面接辞退理由が伝わりやすくなります。
例文
この度は、面接の日程を調整していただき誠にありがとうございます。
○月○日×時〜の面接ですが、諸事情により選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
このくらい簡潔に伝えても問題ないでしょう。
また、もし面接辞退理由をもう少し具体的に記載できるのであれば、もう少し具体的に記載するようにすると良いです。
そうすることで、面接官も面接を辞退することを納得しやすくなります。
メール本文【締め】
最後に面接辞退メールの締めくくりですが、「面接辞退の謝罪」「これまで選考を進めてくれたお礼」を伝えると良いでしょう。
そうすることで、後味の悪くないメールとなります。
例文
お忙しいところ、面接の日程を調整していただいたのにもかかわらず、このような結果になってしまい申し訳ございません。
面接の辞退がメールでのご連絡となってしまいましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
このように締めくくることで、面接官にお詫びの気持ちと選考を進めてくれたお礼の気持ちを伝えることができるため、悪い印象を与えずに済むでしょう。
面接辞退メールの理由別の例文
最後に、面接辞退メールを送る際に辞退する理由を記載する場合の書き方について詳しく解説します。
こちらでは、理由別で解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
こちらで紹介する面接辞退メールの理由は、以下のとおりです。
・体調不良で辞退する場合
・家庭の事情によって辞退する場合
体調不良で辞退する場合
体調不良で面接を辞退する場合は、仕方がない事情なので企業によっては面接日を再調整してくれるでしょう。
そのため、お詫びの気持ちと面接日の再調整が可能かどうかを面接官にしっかりと伝えましょう。
また、長期的な入院などで選考をキャンセルしたい場合は、その旨をしっかりと伝えると良いです。
例文
株式会社○○ 採用担当 △△様
お世話になっております。×月×日○○時から面接予定の(氏名)です。
この度、面接の日程を調整していただき誠にありがとうございます。
しかしながら、体調を崩してしまったため面接を辞退させていただきたく思い、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
(氏名)
家庭の事情によって辞退する場合
家庭の事情により面接を辞退する場合も、面接官からは引き止めできない理由になるため、正直に伝えると良いです。
面接を辞退することが決まった時点で、面接官に連絡することで面接辞退の旨を承諾してくれるでしょう。
例文
株式会社○○ 採用担当 △△様
お世話になっております。×月×日○○時から面接予定の(氏名)です。
この度、面接の日程を調整していただき誠にありがとうございます。
しかしながら、家庭の事情により就業することが難しいと判断したため、面接を辞退させていただきたく思い、ご連絡差し上げました。
お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
本来ならば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
(氏名)
面接辞退メールについてのまとめ
今回は、面接辞退メールについてまとめました。
面接を辞退し選考をキャンセルする場合でも、面接官に迷惑をかけないように対応する必要があります。
なぜなら、今後企業間での取引などで、面接を辞退した企業と関わる可能性があるからです。
そのため、面接辞退メールを送る際には、いくつかの注意点を踏まえたうえで面接官に連絡するようにしましょう。
そうすることで、面接を辞退したとしても今後とも良好な関係を保つことができます。
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