社長・会長といった役員から弁護士など、さまざまな職業で秘書は活躍しています。つきっきりで業務のサポートをしているイメージがありますが、実際は、どのような仕事をしているのでしょうか？この記事では、秘書の仕事内容や秘書に求められる適性を解説しています。秘書の仕事内容が気になる方や、就職活動・転職活動中の方はぜひ参考にしてください。
秘書の仕事内容
秘書の主な仕事内容は、上司や社長といった、経営陣・管理職の総合的なサポートです。1人で数人を見ることは基本的になく、ほとんど1体1または、秘書数人と上役の1人というバランスになります。あまりにも多くの方と仕事で関わる経営陣・管理職は、業務に追われてスケジュールやタスクの管理が難しいことがあります。そういった際にスケジューリングや文書作成、来客対応といった職務を代わりにこなすのが秘書です。ここでは、秘書の5つの仕事内容を解説します。
スケジューリング
上司の代わりにスケジュールを把握し、管理する仕事はとても重要なタスクの1つです。いつ、どこで、誰と、どのような会議（打ち合わせ）があるのか、予定を把握して、抜けが無いように注意しなければなりません。自社で会議を行う場合は、会議室の予約も秘書の仕事になります。また、空き時間の調整も重要です。空いた時間に打ち合わせを1つ入れることができれば、利益に直結するかもしれないからです。
もしも予定されていた時間に上司が来ない、会議室を予約し忘れる、アポイントメントの日時を間違えるということが起きてしまうと、秘書以上に、上司の信頼が失われてしまいます。ビジネスチャンスの損失がないように、徹底的にスケジュールを把握して、上司へ伝わるようにリマインドするよう意識しなければなりません。
文書作成
業務に忙しい上司の代わりに社内・社外に向けた文書を作成することもあります。報告書や打ち合わせの資料、取引先との季節の挨拶など、代理で作成する文書は多岐にわたります。代筆する文書は、手書きのものもあれば、パソコンで作るものもあり、どちらのスキルも習得しなければ、秘書は務まりません。文書作成に関してもミスがあると、信頼を失ってしまうのは上司なので、秘書の仕事ぶりが上司の印象を決めるといっても過言ではありません。
作成した書類をファイリングする業務も秘書が行うことになります。自分はもちろん、他の社員や上司本人がすぐに書類を探せるように、日頃から整理整頓を入念に行い、誰でも簡単に書類を見つけられるような置き方に配慮しなければなりません。
経費精算
交通費や備品の購入、会食費など、細々した経費の精算も秘書の仕事の1つです。会社で経費の申請をしたことがある方はわかると思いますが、経費は領収証や押印、形式などが定まっており、手続きにかなりの手間がかかります。経費の申請・精算を上司がいちいち行っていると、せっかくのビジネスチャンスを逃しかねないので、正確な金額を毎度漏れなく申請することが重要です。
各種手配
経営陣や管理職は、出張が多くなりがちです。それに伴って飛行機・新幹線・ホテルの予約が必要になります。会食がある場合は店の予約もしなければなりませんし、取引先を訪問する際の手土産も手配する必要があります。
社内向けの業務としては、宅配便や、年賀状、お礼状、タクシーなどの手配が挙げられます。
来客応対
取引先の重役や営業社員が上司のもとを訪れる機会は数多くあります。来客を応接室に通して接待をしたり、打ち合わせに必要な書類を用意するのも来客応対の仕事の1つです。また、電話がかかって来たら受け答えもしますし、メールのチェック・返信もします。自分だけで対応できる問題なのか、それとも時間はかかるが上司へ確認した方が良いのか、適切に判断しなければなりません。
秘書に求められる適性
ここでは秘書に求められることを解説します。秘書を目指している方はもちろん、秘書には何が求められるのか気になるという方も、ぜひ参考にしてください。
サポートに回れるかどうか
1つ目はサポートに回れるかどうかです。秘書は上司のサポートに努めますので、自分が主役になることはまずありません。秘書の働きぶりは数値で測れず、上司がどれだけスムーズに業務に取り組めたかで評価されるので、他人のために働ける方は秘書に向いていると言えます。
基本的な文書作成スキル
2つ目は基本的な文書作成スキルです。秘書は報告書や打ち合わせ資料といったパソコンで作る文書と、年賀状、お礼状のような手書きで作成する文書を作成しなければならない時があります。そういった時のために、基本的な文書の作成スキルは身につけておかなくてはなりません。
基本的に秘書が作成したものを、忙しい上司は確認できません。自分で何度もチェックしてミスの内容にしなければなりません。重ねての説明にはなりますが、自分のミスが上司のミスになることを覚えておきましょう。
守秘義務を果たせる人
3つ目は守秘義務を果たせるかどうかです。秘書として働くと、取引先の社長や重役を目の前にすることが多くあります。まだ世に出ていない発表や、重要な情報が聞こえてくることもあるでしょう。どれだけレアな情報でも、重要情報の漏洩は信頼を損ねるため、自分の胸の内にしまっておけない方は、秘書には向きません。
また、多くの人が集まる場では誰が見聞きしているかわかりません。上司とのやりとり1つとっても、情報漏洩のおそれはないか、気を遣って話さなければなりません。
効率的に作業ができる人
4つ目は、いかに無駄を省けるかどうかです。上司の業務をただサポートするのが秘書の仕事ではありません。どれだけ無駄な時間を省いて上司が自由に使える時間を増やせるか、ビジネスチャンスを掴む機会を増やせるかといったことを考えながら業務にあたる必要があります。
また、秘書は突発的に仕事が増えることがあり、当たり前のようにマルチタスクが発生します。自分がパンクしないように、上司の業務に滞りが発生しないように、仕事に優先順位を付けられる方は、秘書に適性があるでしょう。
几帳面さ
5つ目は几帳面さです。上司のスケジュール管理にミスは許されません。リスケした場合や、取り消しになった場合は、その都度スケジュールを変えていかなければならないのです。いい加減な仕事をしてしまうと、サポートするどころか、逆に足を引っ張ってしまいます。
スケジューリングだけでなく、書類のファイリングや来客応対など、自分の慢心が大きなミスに繋がり、上司の信頼を落としてしまうことがあるため、注意しましょう。
細かい気遣いができる人
6つ目は細かい気遣いができるかどうかです。上司のサポートと一言でいっても、中を覗いてみれば多種多様です。上司の性格や趣味嗜好に合わせてサポートの仕方を変えなければなりません。例えば、つい無理をしてしまう上司は、予定と予定の間に休む時間を挟んだり、忘れっぽい上司には、定期的にリマインドするといった、人それぞれに合わせたサポートが必要なのです。細かな気遣いができる方は、上司をサポートする秘書の仕事に向いています。
コミュニケーション能力も重要
裏方の作業を中心に行いますが、来客対応もしますので、敬語やビジネスマナーには注意しなければなりません。また、上司の性格や業務内容を深く理解しなければ適切なサポートはできないので、綿密なコミュニケーションが重要です。
秘書検定があると選考が有利に
秘書検定という、秘書に必要な知識・技術を効率的に身につけられる資格があります。1級から3級に分かれており、ビジネスマナーや敬語、文書作成、先読みの思考などを筆記と実技で試されます。
最も簡単な3級を取得しても効果的なアピールはできませんが、社会人として身につけるべき事柄はおさえられます。秘書として就職するのであれば、準1級以上は欲しいところです。必ずしも秘書になるのに秘書検定が必要という訳ではないため、安心してください。
外資系の場合は語学力も必要
外資系の場合や、海外企業と取引のある企業の場合は、ビジネスで差し支えのない程度の語学力も必要です。英語でいえば、英検準1級、TOEIC700点以上がその目安になります。海外の方とビジネスのやりとりをする際は翻訳に手間がかかるため、瞬時に日本語訳できるレベルまで語学力を鍛えておけば、業務がかなり効率化されます。
運転免許があると良い
企業や担当する上司によっては、車での送迎を頼まれることもあります。運転免許を有していれば、採用の際に高評価へ繋がるため、普通自動車第一種運転免許で良いので、取得しておきましょう。
未経験からでも秘書にはなれる
企業の募集要項に「未経験可」と記載があれば、未経験でも秘書への就職・転職は可能です。ただし、基本的なビジネスマナーや文書作成能力をあらかじめ入社前に磨いておかないと、仕事が始まってから苦労することになります。
秘書には向いていない人の特徴
秘書は裏方のサポートに徹するミスの許されない仕事です。時間にルーズな方や、自分のペースで仕事を進めたい方、マルチタスクのできない方には向いていないことが予想されます。上司のスケジュール管理をする際は、もちろん自分のスケジュールも合わせなければなりません。時間にルーズで、無駄のないタイムスケジュールを組めない方は秘書には向いていないでしょう。また、秘書は上司の仕事によって業務量が変わるため、マイペースで仕事を進めたい方にはおすすめできません。通常業務に加えて、イレギュラーな対応を求められることも多くあるので、マルチタスクのできない方も秘書には向いていないでしょう。
秘書のキャリアビジョン
秘書はどのようにキャリアを形成していくのでしょうか？ここでは、秘書が将来的にどう出世していくのかを具体的に解説します。
部長クラスの秘書
まずは部長クラスの秘書です。基本的な文書作成や工数管理、予算管理、など数字に関する業務が比較的多く見受けられます。
役員クラスの秘書
次に役員クラスの秘書です。部長クラスの業務に加えて、広報や株主総会の運営、場合によってはメディア対応もします。マーケティング・メディア・財務・法務に関する知識を身につけなければなりません。
社長の秘書
役員クラスの秘書まで昇り詰めたら、いよいよ社長秘書です。最重要決定や最高機密の情報を扱うことになるため、より高いプロフェッショナル意識が必要になります。
秘書で培ったことを活かして他の職種へ
秘書は裏方の作業ですが、事務や広報、財務といった幅広い業務をこなします。加えて適切なビジネスマナーも身につくので、どの企業に転職しても活かせる部分が多い職業です。秘書で培った知識・技術を他の業種・職種で活かしてみるのも選択肢の1つです。
まとめ
秘書の主な仕事内容は、経営者や管理職、弁護士といった方のサポートです。書類作成から経費精算、来客対応など幅広い業務をこなします。仕事柄、自分が主役になることはないので、誰かをサポートすることにやりがいを感じる方は、秘書に適性があるといえます。
秘書の仕事はビジネスマナーや敬語、コミュニケーション能力、几帳面さといった幅広い能力が必要です。しかし、身につく知識・技術は秘書やそれ以外の職業でも活きるので、ぜひキャリアの選択肢の1つとして考えてみてください。
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