どの企業にも必ず1人はいる事務職には、一般事務や総務事務など、さまざまな専門分野に別れることがあります。中でも、営業部のサポートをメインに行うのが営業事務です。この記事では営業事務の年収や仕事内容、求められるスキルを解説します。
就活・転職活動で営業職を目指している方は、ぜひ参考にしてください。
営業事務の年収はどれくらい？
2021年の厚生労働省によるデータでは、営業事務の年収は約464万円となっており、日本全体の平均年収が約445万円であることを踏まえると、若干高くなっていることが読み取れます。他の事務職のデータも見てみましょう。一般事務は約490万円、医療事務は350万円ほどと言われています。
年収を上げるには
営業事務として収入を上げるには、各企業に定められた評価基準に乗っ取った仕事をしなければなりませんが、基本的には事務としての仕事を早く正確に行うことと、マネジメントスキルで評価されます。実力をつけて評価を上げていくことになるため、経験を積むほど年収が高くなる傾向にあります。
営業事務のキャリアパス
営業事務のキャリアパスは、通常の事務員、スペシャリスト、管理職という順番になることが多いです。まずは実務経験を積んで、年齢が上がるとともにマネジメントスキルを磨いて管理職になります。キャリアチェンジが可能な企業であれば、営業事務から営業職への転向ができる場合もあります。
営業事務と人事事務の違い
ここでは、営業事務と人事事務の違いを解説します。事務の中で希望する部署を聞かれた時のために、確認しておきましょう。
営業事務は、営業部門中心に扱う
営業事務は、数ある事務作業の中から営業を中心にサポートするものです。営業社員は社外対応に忙殺されて、報告書の作成や勤怠管理といった社内業務が疎かになってしまうことがあります。特に繁忙期は終電近くまで残っても仕事が終わらないこともあるため、いかに業務を効率化できるかが重要です。メールチェックや返信、書類作成といった、事務作業をサポートします。企業によっては備品の受注・発注も行います。
人事事務は、人事に関わること全般を扱う
人事事務とは、人事に関わる業務を中心に扱います。人事といっても本格的な業務よりもサポートに回ることが多いです。仕事の例を出すのであれば、社員の給与計算・管理や採用活動、新人教育などです。
人事だけでなく「人事事務」が存在する理由は、人事だけで捌けない仕事が発生する場合があるからです。例えば膨大な社員がいる大企業では、全ての社員に対して、給与の手続きや面談、サポートを行わなければなりません。いくら人事部に人がいるとはいえ、人事部の社員だけではとても処理しきれない作業があります。特に採用活動や新入社員、退職といった人の出入りが多い4月は繁忙期です。人事部が機能しなくなると、会社全体の業務が滞ることになり、会社として期待通りの収益を挙げられなくなる可能性があります。そういった人事の作業を補佐するのが、人事事務の主な仕事です。
採用活動
人事事務の業務内容として真っ先に挙がるのが新人・中途の採用活動です。それぞれの会社の採用基準に基づいて社員を募集して、採用するか不採用にするかを決めるまでの一連の流れをサポートします。
例えば、面接官となる役員や社員と、応募者間の日程調整を行い、面接の日程を双方に連絡する、面接の部屋を予約・用意する、採用通知、不採用通知などの作業です。会社の業績を上げるために優秀な人材を集め教育するのが採用の目的です。イベントや説明会を開催して魅力を伝えたり、求人広告を作成したり、求人サイトへ掲載する内容を考えたりもします。多くの方に企業のことを知ってもらえるよう、自社サイトやSNSを更新することもあり、広報の業務も請け負うことがあります。
また、近年では対面のコミュニケーションだけでなく、チャットツールを使ったWEB上でのオンラインコミュニケーション需要も高まっています。オフラインとオンライン両方でイベントを開催できるように、WEB会議ツールの用意なども仕事に含まれます。このように、時代の変化に伴って、社内のシステムや体制を変えていく作業に携われるのも人事事務の特徴です。
労務管理
労務管理とは、社内の従業員に関する手続き全般のことを指します。正社員はもちろん、契約社員やアルバイト・パートなど、その企業で働く人全ての給与や福利厚生を管理します。例えば、下記のような作業が該当します。
・社員情報の管理
・給与の計算と支払い
・入社・退職・休職の手続き
・福利厚生の管理
新入社員や中途社員が入社する際の手続きや、休職・退職する際の手続き、結婚・離婚による戸籍の変更など、社員情報の更新も死後世に含まれます。
社員の働いた時間や基本給、残業時間、土日の出勤、深夜残業などの労務情報をもとに、社員に支給する給与を計算します。支給金額の計算と同時に、所得税や法人税、年末調整といった諸々の税金計算も行うため、ある程度の法律・税金の知識があった方が業務が楽になります。
会社の福利厚生に関する維持・管理も、業務内容に含まれます。自社で福利厚生サービスを提供する場合は、予算内に収まるようサービスの内容を考えなければなりません。外部企業に委託するのであれば、どこの福利厚生サービス提供者と契約するのか検討して、契約する必要があります。
人材教育・育成
人事事務は、人事のサポートとはいえ、人材教育や社員育成に関する業務も担当します。例えば内定者や新入社員に向けてどのような研修をすべきか検討したり、実施に当たって資料を準備をする他、既存の社員に対して、スキル向上のための研修を用意するなど、業務内容はさまざまです。企業の規模や社風によっては、主任や部長といった役職ごとに研修を用意することもあります。企業の研修を外部へ委託する場合は、会社の予算内に収まるよう、委託会社を選ぶ必要があります。
社内制度・環境の整備
役職手当や残業手当、在宅制度などの社内の制度や環境整備も人事事務の仕事になります。会社員であれば、社内制度や社内環境は気になりますよね。どの資格を取ればどれくらいのボーナスがもらえるのか、評価制度はどのように定められているのか都度見直し、周知します。社員の在職率を保つためには社内制度・環境整備が重要です。
外部・来客対応
人事事務は事務の仕事内容もこなします。外部、来客対応も業務のうちです。例えばお世話になっている取引先の顧客がオフィスに来訪した際や、面接を受けに来た応募者の対応、郵便物の仕分け・作成・発送、関係者との連絡なども仕事です。
営業事務に求められるスキル
ここでは、営業事務に求められるスキルを解説します。営業事務を志している方は、ぜひ参考にしてください。
PC・文書作成スキル
営業事務にとって、PCを操作できる能力と文書作成スキルは必須です。というのも、現代の企業でパソコンを使わない職場の方が珍しく、大抵の場合はパソコンを業務で使うからです。また、取引先への季節の挨拶も行う場合があるため、パソコンだけでなく、手書きで文書を作成する場合もあります。
MOSを取得しておくのがおすすめ
どの企業でも文書作成やデータ入力、プレゼンテーション（発表）の機会があります。そのような業務が発生した時に役立つのがMOS（Microsoft Office Specialist）です。マイクロソフトが主催する試験で、WordやExcel、PowerPointといったソフトを扱える証明になります。試験は通常と難易度が選べます。また、Word2016、Word2019といったバージョンごとに試験を受ける形式となっており、自分が使っているバージョンと同一のもので受けることをおすすめします。それぞれのバージョンで試験内容が異なるからです。
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力は営業事務において、とても重要な能力の1つです。営業事務は営業社員のサポートをする関係上、業務範囲を細かく伝えてやりとりしなければなりません。自分がメールの返信をしておいたことを伝え忘れて営業の社員がもう一度返信してしまったり、すでに事務が報告書を作成したにもかかわらず、営業社員はそれを知らず報告書を作成するなど、同じ作業が発生してしまう可能性があるからです。
ヒアリング力
ヒアリング能力も営業事務に必要なスキルです。ヒアリングというのは傾聴力のことで、聞く能力のことを指します。営業社員は社外業務で多忙を極めることが多く、つきっきりで営業事務に指示を出せません。1度言われたことはメモを取るなどして、確実に覚えておかなければなりません。また。仕事によってはニュアンスで出来が左右されることもあるでしょう。そういった時のために、仕事を割り振られた時には自信と相手の間で認識に乖離がないか確認する必要があります。
タスク管理能力
営業事務は並行してタスクが発生することが多く、タスクを管理する、優先順位をつけて動く必要があります。いわゆるマルチタスクです。これができないと同時に複数発生したタスクを処理しきれずパンクしてしまいます。todoリストを作る、各仕事の締切と重要性を意識するなど、タスクをいかに効率的に消化できるかで営業事務の仕事ぶりは変わってきます。
スケジュール管理
上記のタスク管理能力に関連して、スケジュール管理も重要な作業の1つです。営業事務は営業が捌ききれない仕事を請け負うため、締め切りを過ぎてしまうと自分だけでなく、他の人も巻き込んでしまいます。特に社外の人へのメールや書類の郵送が遅れてしまうと信頼関係に響きますので注意しましょう。
臨機応変な対応
臨機応変な対応も重要な能力の1つです。営業は多くの顧客と関わる仕事です。営業事務も顧客が増える分仕事量やイレギュラーな対応が増えます。通常タスクをこなしていたら、締め切りが近いタスクが急に発生することがあり、作業中の手を止めて、そちらの対応に着手するといった臨機応変に対応が求められます。
営業事務に向いている人
ここでは、営業事務に向いている方の特徴を解説します。営業事務を目指す方はぜひ参考にしてください。
スケジューリングが得意な人
タスクが複数ある中で、どのタスクをいつまでに終わらせるといったスケジュールを立てられる方は営業事務に向いています。営業事務は営業のサポートですので、そこまで難解なタスクが舞い込んでくることはありませんが、量が多くなる可能性があります。自分の作業スピードと照らし合わせて間に合わないようなら他の方へタスクを振る必要性も出てきます。
人と話すのが好きな人
営業事務は、デスクワークだけでなく、コミュニケーションのやりとりをする機会の多い仕事です。全く人と会話しなくても進められる作業ではありません。人と話すのが好きで、確認作業ができる方は営業事務に向いています。
並行して物事を進められる人
重ねての説明にはなりますが、営業事務は複数のタスクが同時に舞い込んでくる仕事です。マルチタスクが得意な方は営業事務に向いていると言えるでしょう。優先順位を適切に考えることができる力は、営業事務から他の職種へ転職する際にも役立つ能力です。
まとめ
営業事務の年収は、日本人の平均年収よりも少し高い、「約464万円」となっています。営業事務は営業社員のサポートが中心で、打ち合わせ資料の作成や報告書の作成、メールのチェック、返信といった仕事をこなします。
営業事務は、並行して複数のタスクが発生するため、マルチタスクが得意な方、スケジュール管理ができる方に向いている仕事です。一般事務よりも営業職に特化しているため、選考を受ける際は、事務職の内容に注意しましょう。
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