さまざまなシーンで活用されているExcel。今では、職種にあまり関係なく求められるスキルとしてはほぼ必須とも言えるかもしれません。それほど、たくさんの機能があり汎用性が高いということかもしれません。
そんな汎用性の高いExcel、スケジュール表としての活用は特にダウンロードできるテンプレートもバリエーションが多く、目的にあわせたカスタマイズも比較的簡単。個人のスケジュール管理から、プロジェクトや事業、工事の進行管理まで幅広く使えて便利。まだ使ったことがない、知らなったという方にもわかりやすく、使い方を説明します。
Excelスケジュール表でできること
まずは、Excelスケジュール表でできることを知りたいのではないでしょうか。
基本的な使い方としては、「タイムテーブル」「ガントチャート」の２パターン。
◆タイムテーブル…年月、日時など時間要素を軸とした予定表
◆ガントチャート…複数の人が関わる予定を管理するための表
これらを使ってできることの例です。
- スケジュール管理
- シフト管理
- イベント管理
- 工事進捗管理
- プロジェクト進捗管理
- 事業計画進捗管理
カスタマイズ次第で幅広く活用することができます。
ご存じのように、ExcelはMicrosoft Office のソフトです。テンプレートもいろいろ種類があり、ダウンロードも可能。なかには、ダイエットスケジュール表や家族の夏休みスケジュールといったものもありますが、ここでは仕事での活用方法をお伝えしていきます。
Excelスケジュール表の基本的な機能
「タイムテーブル」「ガントチャート」について、もう少し詳しく説明します。
◆タイムテーブル（一例）※Microsoft よりDLしたテンプレート
◆ガントチャート（一例）※Microsoft よりDLしたテンプレート
タイムテーブルは、日時や予定の表。
ガントチャートは、日時と予定だけでなく、タスクや担当者、進捗状況を管理する図表なので、スケジュール表とは別のものということになります。
ここではスケジュール表の作成方法や活用方法をご紹介しますが、ビジネスシーンにおいてExcelでの進行管理はよく行われているので、違いは覚えておいてくださいね。
Excelスケジュール表の作成方法図解
スケジュール表を作成してみましょう。
作成方法は大きく２パターン。テンプレートをDLしてカスタマイズする方法と、オリジナルで作成する方法です。
テンプレートをダウンロードする方法
まずは、Microsoftのサイトからダウンロードしてカスタマイズする方法。
無料のものと有料のものがありますが、無料のものでも種類が多くカスタマイズできるので便利です。
ダウンロード手順です。
▶▶【https://templates.office.com/ja-jp/templates-for-excel】→【カテゴリ】
▶▶タイトル、スタイル、項目などを見て使いたいものをクリックします。
ダウンロード、ブラウザーで開くという２種類のボタンがあります。
ダウンロードを選択してください。DLが完了すれば、ブラウザー下に表示されるファイル名から開くか、エクスプローラーからダウンロードしたファイルを選択し、開きます。
タイトルや各項目、行の高さやセルの幅などを変更しカスタマイズして使えます。
特に難しい設定がされているわけではなく、セルを選択すると説明文が表示されるので、Excelの操作に慣れていない方も、不安を感じることなくスケジュール表を完成できるのではないかと思います。
テンプレート一覧
Microsoft Excel スケジュール表のテンプレートをご紹介します。
ここで紹介するのは無料のテンプレートのほんの一部です。シンプルなスケジュール表であれば、テンプレートを活用するのも方法の一つです。
オリジナルを作成する方法
オリジナルを作成する場合の簡単な方法をご紹介します。
▶▶【作成する範囲のセルを選択】→【テーブルとして書式設定】
これでベースができるので、日時、項目などを入力すればほぼ完成です。
どちらが便利で使いやすいのか
テンプレートを使うか、いちからオリジナルを作成するか迷うことがありますよね。一覧を見ていると、なんか良さそうだなって思ったり、イメージしていたものと近いものもあったりして、さらに迷ってしまいます。
Excelでスケジュール表を作成する前に考えておくべきことが主に３つあります。
- どういう目的でスケジュール表が必要なのか
- 縦軸、横軸、それぞれどういう項目が必要なのか
- 一人で使うのか、複数人で使うのか
これによってスケジュール表の全体構成が違ってくるので、これはけっこう重要なことなのです。この３つの要素がある程度決まっていれば、なんとなく頭のなかで全体イメージはできてくると思うので、そのイメージに近いものがあればダウンロード、カスタマイズする方が効率のいい方法かもしれません。
そのイメージに近いものがない、スケジュール表に組み込む要素が多すぎるような時は、やはりオリジナルを作成するのがベストではないかと思います。
目的別スケジュール表
目的によるスケジュール表の違いや使い方を、少し詳しく説明します。
週間、月間、年間スケジュール表
Excelスケジュール表のベースともいえる、日時と予定の表です。
一日の予定を示すもの、一週間の予定を示すもの、月間、年間と区切り方も多種多様です。
シンプルで操作も比較的簡単で、Excelスケジュール表の基本とも言えます。
業務の工程管理ガントチャート
スケジュール表とは別とされていますが、基本的なスケジュール表をベースにした応用とも言えるものです。複数人で、複数のタスクを進行・管理する場合によく使われる、進捗管理図表です。
工事現場の施工管理や、事業プロジェクトなどを比較的長期にわたって進捗を共有する場合に使われます。また近年では、作付け計画といった農業の場にも活用されることが増えています。外食産業の新店オープンの計画、採用計画などにも活用されています。
旅行などの行程表
旅行と言うとプライベートなイメージですが、ビジネスシーンでも必要なことがよくあります。例えば宿泊研修や、海外など少し日程が長めの視察研修旅行のように、詳細な予定を複数で共有する場合に使われます。
旅行代理店に依頼する場合も多いのですが、ベンチャー企業や規模の小さな企業や、研修企画企業などの場合、独自で旅行手配から予定まで組み立てることも少なくありません。
日時、予定の他、備考や特記すべきことも多くなるので、Excelスケジュール表は最適と言えます。
その他のスケジュール表
スケジュール表はいろいろあります。そのなかでも、比較的身近で作成する機会も多いと思われるシフト表。イベントなどの予定表、講座などのプログラムを示すものなど、様々なことに、Excelスケジュール表は活用できます。
就活のスケジュール、仕事のタスク予定など、線種、線の色、セルの色などを工夫することで、見やすく使い勝手のよいオリジナルのスケジュール表が作成できるので、使い方を覚えておくと役に立つシーンは多いようです。
Excelのスケジュール表は応用範囲が広くて便利
このように、Excelのスケジュール表は応用範囲がかなり広くとても便利です。
スタッフのシフト表として使っている企業やお店もたくさんあります。複数人でスケジュール表を使いたい場合など、プリントアウトして共有する、オンラインで共有することも可能です。また、PDFファイルとしてLINEなど他のアプリケーションで共有もできるので、プライベートやグループなどExcelに対応できない機器でも共有ができるので、シーンにあわせて活用の仕方を変えられるのは、魅力の一つでもあり、長く愛用されている理由であるとも言えます。
Excelスケジュール表の日付や曜日の自動入力
Excelは表計算ソフトと言われるように、表の作成や数字の入力などはとても得意な領域です。セルごとに入力をしなくても、あらかじめ設定しておくことで、自動で入力できる機能も備えています。
スケジュール表につきものなのが、日付や曜日。なかなか面倒なこの入力作業も一括で入力できる機能を備えています。とても簡単で、業務を効率よく進められる便利な機能なので、ぜひ覚えてください。
▶▶先頭のセルに数字を入力し、Ctrlキーを押しながらセルの右下の■（フィルハンドル）をクリック＆ドラッグで一括入力ができます。
ビジネスシーンシーンで広く使われる理由
このように便利な機能がたくさんあるExcelのスケジュール表は、ビジネスシーンでもよく使われます。その主な理由を以下にまとめました。
- 目的にあわせたスケジュール表が作成しやすい
- 複数人での共有がしやすい
- 機能の組み合わせによってカスタマイズの幅が広い
- 他のExcelデータと関連付けができる
1〜３については、これまでのご説明の通りです。
4の他のExcelデータとの関連付けについては、さらっと簡潔にふれておくことにします。
この機能は、例えば飲食店などの場合、シフト表と売上表、原価計算表などを関連付けることで、日々の数字、週ごとの数字、月ごとの数字の管理がしやすくなります。小売店や配送関係などでも同じです。関連付ける方法はここではお伝えしませんが、Excelのスケジュール表がビジネスシーンで活用される最大の理由は、この数字の管理のしやすさにあると言えます。
ビジネスと数字の管理は切っても切れない関係。数字の管理とスケジュールの管理も同じように、切っても切れない関係なので、目的にあったスケジュール表の作成ができるかどうかは、業務全体の効率アップと、その業務にかかわる一人一人のタスク管理、効率アップに関わる可能性のある、重要なスキルと言えるかもしれません。
Excelスケジュール表はいろんな業種で活用できる
Excelのスケジュール表は、汎用性が高いので業種に関わらず、幅広くビジネスシーンで活用できます。ビジネスにおいて数字に対する考え方は基本的には同じです。数字とスジュールの関連も、業種により多少の違いはありますが、基本的には同じです。そういうことからも、Excelスケジュール表はあらゆる業種にあわせて作成と設定ができるので、活用シーンは多種多様。
一つのパターンを覚えると応用範囲も広がります。
オンラインで同じスケジュール表を共有でき、リアルタイムで進捗がわかるので、リモートワークに限らず、社内ネットワークシステムの構築をしなくてもよく企業にとってのメリットも大きく、Excelでのスケジュール管理を行っているところは多いようです。
スキルアップには欠かせない一つとして、Excelスケジュール表の機能と使い方は覚えておくと役に立つと思います。
まとめ
スケジュール管理は、個人にとっても組織にとってもとても大事です。
特にシフト管理や、小売店などの在庫管理など、日々の数字に関わることはなるべく効率よく、素早く把握できるようにしたいものです。また、工程管理のように工事の予定と進捗を管理する場合などは、関わる人が多いことからも予定通りに進んでいるかどうかの把握には欠かせません。
仕事は一人で進めているようで、実は多くの人と間接的にでも関わっているものです。スケジュール表作成などのように、日々パソコンに向かって仕事をしていると、そこにどれほどの人が関わってくるのか見えなくなりがちですが、間接的にでもたくさんの人の役に立っているのではないでしょうか。誰かのためになる、誰かの役に立つ仕事、それは自分自身の考え方、気持ちの持ち方ひとつで変わるかもしれません。
誰かの役に立つ仕事、自分にあった仕事、スキルアップ、キャリアアップが目指せる仕事、いろんな仕事があり働き方がある今。迷いも不安も多くなります。困った時や答えが見つけられない時は、信頼できる誰かの力を借りながら、焦らず一歩ずつ着実な就職、転職活動を続けることが大事ではないかと思います。
