書類選考を通過すると、次のステップでは面接が待っています。自分のことをアピールできる良い機会ですが、予想外の質問に悩まされ、苦手意識を持っている方は多いのではないでしょうか？
この記事では、営業事務の面接でよく聞かれる項目を解説します。面接の際に気をつけるべきことも解説しているため、ぜひ参考にしてください。
営業事務の面接では何が聞かれる？
ここでは、営業事務の面接でよく聞かれる項目を解説します。事前に回答を作り込んでおくためにも、最後までチェックしておきましょう。
志望動機
まずは、志望動機です。どの仕事でも聞かれますが、営業事務の志望動機を答える際は、「なぜ営業職ではなく営業事務なのか」「数ある事務職の中で、なぜ営業事務を選んだのか」といった点に注意する必要があります。そもそも営業事務は営業のサポートをする仕事であり、顧客に営業をかける訳ではありません。業務内容がまるで異なるため、仕事の内容を十分に把握してから志望動機を作り込みましょう。
以前の会社では何をしていたのか
中途採用面接を受ける方は、以前の会社でどのようなことをしていたのか聞かれることが多いです。以前の会社での実績をアピールをする際は、誰かの役に立って感謝されたエピソードを話すと効果的です。前職が営業職で、支店で1番の成績を収めたエピソードを話しても、営業事務よりも営業職を志望していると捉えられかねないので注意しましょう。
退職理由
前職を辞めて転職しようと思ったきっかけは、どの企業の人事も気にする項目です。キャリアアップや、自己実現のために前の会社を辞めたのか、体調不良や介護など、やむを得ない理由があったのか、不正や賞罰によって解雇されたのか、会社の辞め方によって評価は大きく変わります。
退職理由を話す際に注意しておきたいのが、絶対に嘘をついてはいけないということです。学歴・経歴詐称や、自己都合を会社都合にしてしまうといった虚偽の申告をすると、採用取り消し、解雇、損害賠償などの措置を受けることがあります。体調不良で退職したのであれば、現在の健康状態を説明する、キャリアアップのための転職であれば、自分の将来ビジョン・キャリアパスを語れるようにするといった対策が必要です。
学生時代に力を入れたこと
新卒就活で営業事務を志望する際は、学生時代に力を入れたこと（ガクチカ）、頑張ったことを聞かれます。こちらの場合も、裏方のサポートに回って、周囲の役に立ったエピソードがあれば、そちらを話すと効果的です。学生時代に力を入れたことは、アルバイトやサークル、インターンシップなど、どの就活生も同じようなことを取り上げるため、どのように差別化するかがポイントになります。面接官は就活生のエピソードの中で営業事務への適性を図り、行動原理や考え方を質問してくるため、細かく自己分析を行っておきましょう。
自己PR
営業事務にかかわらず、多くの企業で聞かれるのが自己PRです。いかに自分がその企業、職種に適しているのかをアピールする場です。上述したように、「なぜ営業ではなく営業事務なのか」、「なぜ数ある事務の中で営業事務を選ぶのか」は、答えられるようにしておきましょう。
営業事務のアピールに使えるエピソードとしては、周りの人間のサポートをして感謝されてやりがいを感じた経験が良い例です。
例えば、大学3年次のゼミの研究成果発表にて、自分は発表原稿・わかりやすい資料の作成に注力し、当日の発表者がスムーズにプレゼンできるようサポートを行った、などのエピソードがあると良いでしょう。
「表立って発表するよりも、裏方でサポートをした方がプレゼンテーションをよりわかりやすく、良いものにできると考えた」などの行動原理も深掘りしておくと、エピソードを深く質問されたときに答えやすくなります。
長所・強み
アピールポイントに似ていますが、長所・強みもよく聞かれる項目の1つです。まずは自分の強みをリストアップしてみて、営業事務に向いていると思うものを選ぶようにしましょう。営業事務は、マルチタスクができる人、スケジュール管理ができる人、コミュニケーション能力がある人に向いている仕事です。これらの適性に当てはまる強みがあれば、率先してアピールしましょう。
むやみに強みをアピールしても時間を無駄にしてしまうので、効果的にアピールできるものを選びましょう。
短所・弱み
面接では、長所だけでなく短所も聞かれます。なぜ短所を聞くのかというと、自分のことを客観視できているか、企業、職種に適応できるか、課題発見能力があるかどうかといった点を見ているからです。短所を曝け出すのは恥ずかしい、なるべく悪い印象を持たれたくないと思う方もいるかもしれません。しかし、実際面接官が見ているのは、上記で解説したような意図があるため、正直に話しましょう。
他社の選考状況
他社の選考状況を聞かれることもあります。これは自社の志望度や、就職活動の一貫性を見極めるためです。内定辞退や早期離職を防ぐためにも、志望度の高い人を採用したいと考えるのは当然ですよね。第一志望ですかと聞かれて困った場合は、第一志望群と答えるのが良いでしょう。
所有する資格・免許
履歴書に所有する資格・免許を記載した場合、面接で深掘り質問される場合があります。例えばMOSを記載すればどのくらいWord、Excel、PowerPointを使えるのかといった質問をされます。
簿記や秘書検定を持っていれば、取得した意図を聞かれるでしょう。
ストレスへの向き合い方・解消法
社会に出ると、理不尽な命令や、困難なタスクが舞い込んで来ることもあります。ストレス耐性や発散の方法を確立していればそちらを聞かれることもあります。ストレスと上手く向き合えないと体調を崩してしまう可能性があり、早期退職に繋がる可能性があるのです。以上のことから、ストレスへの向き合い方を聞く面接官は多いです。
面接で重視されるマナーと注意点
ここでは、面接で重視されるマナーと注意点を解説します。就活・転職で営業事務を志望する場合は、ぜひ参考にしてください。
遅刻しないよう余裕を持って到着する
営業事務は、スケジュール管理がとても重要な仕事です。時間意識を持っていないと、業務に支障が出ます。人間の性格・習性は簡単には直りません。面接の時点で遅刻をしてしまうと、時間意識のない人だと判断され、評価が低くなります。社会に出る上で時間を守ることは当たり前なので、普段から意識づけておきましょう。
何分前に到着すればよい？
遅れてはならないといいますが、面接会場に早く着きすぎても企業の面接準備が間に合っておらず、迷惑になる可能性があります。目安としては30分前に面接会場の最寄り駅に到着するように出発して、現地で時間を潰しましょう。電車遅延や道に迷うことを計算して、10分〜15分前に会場となる建物に入ることをおすすめします。もし面接会場が高層のオフィスビルにある場合、エレベーターでの移動に時間がかかり、5分前の到着では遅刻する可能性があります。なので10〜15分前にはオフィスのある建物の前にいるようにしましょう。
受付からオフィスを出るまでが面接
オフィスビルに入って受付を通り、面接会場に行き、オフィスを出るまでは、気を抜いてはいけません。どこに関係者がいるかわからないからです。路上喫煙やマナー違反な言動が目立つと、実は採用担当者が目にしていた、なんてことがあるからです。将来上司になる予定の先輩社員や、役員クラスに言動を見られる可能性があるため、注意しておきましょう。
入室時のマナー
入室時のマナーにも注意すべきです。営業事務は来客対応やクレーム対応をこなすことがあるため、入室時のマナーはチェックされる可能性があります。新卒就活の場合は、そこまで厳しくチェックされることはありませんが、最低限のマナーは身につけておきましょう。
ドアをノックする
面接会場となる部屋に入る時は3回ノックすることから始めます。強すぎると音が騒がしくなりますし、弱すぎても聞こえなくなります。事前に自宅の壁等を使って、適度な音を出せるようにしておきましょう。
ノックしたあとは、「どうぞ」と面接官に言われてから「失礼いたします」と言って入室します。
もしドアが空いていた場合や、集団面接で、前の人に続いて入室する場合はノックは不要です。「失礼いたします」と一言述べてから入室しましょう。
部屋に入ったら、ドアを静かに閉める
部屋に入ったらドアの方を振り返り、静かにドアを閉めましょう。面接官に背中を見せても大丈夫です。むしろ、ドアの方を見ないで手探りで閉める方がマナー違反になります。集団面接の場合は、最後に入室した人がドアを閉めます。
面接官の方を向き、お辞儀する
ドアを閉めたら面接官の方へ向き直り、角度が30度になるようお辞儀をします。無言で席の方に移動してもよいですが、よろしくお願いいたしますと一言添えても問題ありません。
席の横に立つ
席の横に立ったら姿勢を正して待機します。すぐさま、面接官から大学名と名前を言うように指示されるので、ハキハキした声と明るい表情を意識して、「〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。本日はよろしくお願いいたします。」と言いましょう。その後に、45度になるよう意識して深いお辞儀をします。お辞儀と発言が一緒になる「ながら礼」にならないよう注意すべきです。
軽く一礼して着席する
面接官に「どうぞ」と言われたら、「失礼します」と一言述べて、15度になるよう軽くお辞儀をします。この時もながら礼にならないよう気をつけましょう。
退席する際のマナー
面接が終わったら、いすを引いて立ち上がり、席の横に一歩動きます。「本日はありがとうございました」と述べてから45度の深いお辞儀をします。
退室の際は、ドアの前で面接官の方を向き直り、「失礼いたします」といい、30度または45度のお辞儀をして、ドアを開けましょう。
身だしなみのマナー
身だしなみのマナーも注意しましょう。理由は上述したように、来客の対応をすることがあるからです。
スーツを正しく着用できるように着こなしの練習をしておきましょう。スーツの色は黒、紺が基本で、シャツ・ブラウスは白色がおすすめです。髪は耳元がすっきり見えるようにまとめましょう。
メイクは派手すぎると評価が落ちるため、ナチュラルめに仕上げるよう意識すると良いです。ヘアゴムやヘアピンは、髪色にあった、悪目立ちしない色を選びましょう。必ずしも黒である必要はありません。ただ、キャビンアテンダントやホテルスタッフなど、身だしなみに厳しい職務も受ける場合は、髪色を黒にすることをおすすめします。
まとめ
営業事務の面接では、自己PRや志望動機、長所短所など、一般的なことを聞かれます。ただし、「なぜ営業職でなく営業事務を選んだのか」「数ある事務職の中で、なぜ営業事務を選んだのか」は答えられるようにしておきましょう。
また、アピールポイントとして重要なのは、実績や数字よりも、誰かをサポートして、役にたった経験です。特に営業上がりの方は、営業成績をアピールしてしまいがちですが、営業希望なのかと思われてしまうため、注意しましょう。
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