迷惑じゃない？ リマインドメールの必要性と効果的な本文の書き方

皆さんは”リマインドメール”を知っていますか？

聞き覚えがあったり、実際に送ったことがある方もいれば、まったく聞いたことがないという方もいるかもしれません。

しかし、聞いたことがない方でも一度はリマインドメールを受け取ったことがあると断言できるほど、リマインドメールはビジネスにおいて重要な役割を果たしています。

今回はそれほど重要なリマインドメールの効果やメール文作成の手助けとなる例文を紹介していきます。

リマインドメールとは？

リマインドメールは、英語のRemind(リマインド)から来ています。Remind(リマインド)は

「思い出させる」「気づかせる」「思い出させるために言う」という意味の動詞ですので、

リマインドメールとはそのまま「何かを思い出させるためのメール」という意味のものになります。

この「思い出させる」部分がリマインドメールにおいて非常に重要です。

ただこちらのして欲しい行動を取ってもらうための催促メールではなく、相手が忘れていたり、お互いの認識が違っていたりしないかを気づかせることが一番の目的となっています。

リマインドメールの効果・必要性

なぜ送る相手に「思い出させる」ことが重要なのでしょうか?

それは、メールを送っている自分の視点では重要な事柄やお知らせでも相手にとってはそこまで重要なものではない可能性があるからです。

また、たとえ相手にとっても重要なことであってもちょうど時期が繁忙期であったり、他のトラブルを抱えていたりするとうっかり忘れてしまっていることもあります。

ビジネスでも日常生活でも、このようなことはたくさんありますよね。

リマインドメールは、そのような認識している重要度の違いや、うっかりを解消する役割を持ちます。

ただ単に催促するのではなく、こちらが思い出してほしいことを柔らかく「思い出していただく」ことがリマインドメールの最大の効果です。

効果的にリマインドメールを送ることができる場合は？

リマインドメールの必要性や役割の次は、実際にどのような場面で効果を発揮するのかをご紹介していきます。

これから紹介するような場面でこそ、リマインドメールの真価が発揮されるでしょう。

会議・打ち合わせ等の日程や時間の確認をする

取引先の方との打ち合わせや、社内の上司などを相手にする会議の日程や時間を確認する(もし相手が忘れていた場合は思い出してもらう)時にリマインドメールは効果的です。

特に相手が忙しい人であったり、そもそも相手にとって重要ではない会議や打ち合わせの場合は具体的な時間などをうっかり忘れてしまっている可能性があります。

そのようなことを防ぐために、日程や時間、場所、用意していただく必要があるものなどを確認するという目的でリマインドメールを送りましょう。

取引先など社外の方との打ち合わせは、もし相手が忘れていた場合にも調整がつくように3日前くらいに送るのがおすすめです。

もし3日前に送って返事がないようであれば、前日に一度電話などをして認識の違いがないか確認するのも良いでしょう。

社内で行う会議の場合は、もし相手が忘れていても後で調整をつけることができる場合が多いと思いますので、普段はなかなか話す機会がもらえないような特別な相手(忙しい社長や役員など)以外には前日に送れば問題ないでしょう。会議の時間が遅い時間の場合は、当日の午前中に送っても大丈夫です。

ただし、後にずらせないような重要な会議の場合や相手に何か事前準備をしてもらう必要がある場合は3日前くらいに送るのがおすすめです。

返答がもらえていない時

取引先に見積もりの提出や提案をしていて発注していただくのをを待っている場合や、上司など目上の人を含む会議・飲み会・食事会などの出欠の連絡がない場合などもリマインドメールを送るべきでしょう。

相手方の頭の中では決まっていることでも、こちらに連絡をすることを忘れてしまっている場合もあります。また、発注の見送りなどこちらにとっては良くない返答で、相手方にとっても伝えにくいことを後回しにしている場合もあります。

そのような場合のために、ただの催促ではなく「返答の確認」をしましょう。

「まだご返答いただけておりませんが、いかがでしょうか？」というような少し強い催促にならないように、あくまでも自発的に返答してもらうことを促すニュアンスにするのが理想的です。

例えば、

「念のため再送させていただきますので、ご確認くださいませ」

「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討の結果についてお知らせいただけますと幸いです」のような柔らかく返事が欲しい旨を伝える表現にすると相手方も気分を害さず返事をしてくれるでしょう。

そろそろ返事を貰えないと納期に間に合わなくなる可能性がある、などの理由を添えてメールを送るのも相手に返答の必要性を訴える意味で効果的です。

提出や納期などの期限が近付いている時

送る側にとって、最もリマインドメールを送りたい場面は納期などの期限が近づいている時でしょう。

自分たちが納期を守る側で必要な連絡を貰う必要がある場合と、相手側に納期を守ってもらう場合があります。

どちらにしても直前に送ると間に合わず意味がないものでもあるので、連絡を受けてから対応ができるくらい前の期間に送るのが効果的です。

特に相手側に納期を守ってもらいたい場合は、高圧的な表現になってしまうことがあるので注意が必要でしょう。例えば「何かお困りのことがあればお気軽にご相談ください」「期限も迫って参りましたが、進捗の程はいかがでしょうか」等の表現をして納期を意識させつつ問題があれば相手から相談しやすいようなメールを送ることができます。

また、申し込み期限が迫っている自社の商品やサービス予約を顧客リストに送るリマインドメールも非常に重要です。

売り上げに大きく関わるメールになりますし、不特定多数に送ることになるので1週間前、3日前、前日と数回にわたって送るのが一般的です。

リマインドメールの書き方

リマインドメールの例文を紹介する前に、基本的なリマインドメールの書き方を紹介します。

ひと目で内容が分かる件名にする

件名は、ひと目でどんな内容なのかが相手に伝わるよう、具体的な表現にする必要があります。ただ、件名が長くなりすぎてはいけません。「○月○日の○○の出欠のご確認」や「○○についてのご確認」など、簡潔に内容がわかる件名を設定するように心がけましょう。

リマインドメールに返信する際は、件名や本文を消したりしないで、「Re：」を残したまま返信するのがマナーです。つまり、メール返信時は新規作成ではなく、返信フォームにそのまま返事を書き送信すればいいのです。

最初と最後に挨拶の言葉を入れる

メールの内容をいきなり本文から始めるのはマナー違反です。必ずメールの最初に「お世話になっております。○○の△△です」のように、所属と名前を伝えましょう。最後には「何卒よろしくお願いいたします」のように、締めの挨拶を一言添えるのがビジネスマナーです。

本文はシンプルに

本文は、必ず要件がわかりやすいようシンプルにまとめましょう。ダラダラと長い文章は、読み手に負担をかけることになります。

リマインドメールの本文では、5W1Hを意識して書くとわかりやすい内容になります。5W1Hとは、次の内容を示す言葉です。

♦What（何に）

♦Where（どこで）

♦When（いつ、いつまでに）

♦Who（誰が、誰に）

♦Why（なぜ）

♦How（どのような）

リマインドメールの本文は、これらがわかるような内容だけで十分です。

催促のニュアンスにならないよう注意しながら、伝えるべき情報を盛り込む。これが相手に不快感を与えるリスクを最小限におさえるリマインドメールのコツです。

良いリマインドメールとは？例文を紹介

一言にリマインドメールといっても、ただの催促のようなメールもあれば、相手に「思い出してもらえる」メールもあります。

では、具体的にどのような文面が良いリマインドメールと言えるのでしょうか？

いくつか例文をご紹介していきます。

例1：先方に打ち合わせの日程をリマインドする

簡潔に確認したい日程と時間を確認していただくリマインドメールです。

曜日や打ち合わせをする場所なども書いておくと、認識の違いがあった時に修正をすることができるのでおすすめです。

例2：上司に資料を確認してもらうことをリマインドする

まだ確認してもらえていない資料を自分の都合ではなく相手が返事したくなる表現で送る

と、確認することをリマインドできるうえに返事を貰える可能性を上げることができます。

双方にとって得になる内容

リマインドメールは、忙しい相手がうっかり忘れてしまっていることを思い出させることが一番の目的です。商品の売り込みや一方的に取り付けたい約束などを送るのではなく、相手にとってもメリットのある内容をリマインドしてもらうために送りましょう。

打ち合わせや会議は相手にとっても円滑に仕事を進めていく重要なものだし、問いかけに対する返答や期限などのリマインドも一方的にこちらだけが求めているものでない限り迷惑にはなりません。

相手にとってもメリットがあることを充分理解した上でリマインドメールを送り、トラブルなくスムーズに仕事を進めましょう。

印象の悪いリマインドメールには気を付けよう

良いリマインドメールは相手にとっても思い出してメリットのあるものです。

ただし、例え相手にとってメリットのある内容であったとしても表現によっては悪い印象を持たれたり、高圧的に感じることがあるかもしれません。

印象が悪くなってしまう可能性があるリマインドメールを紹介していきます。

一方的な催促になってしまう

リマインドメールで気を付けることは高圧的な印象を与えない、ただの催促のようにならないことです。

そのような印象を与えかねない表現の例は、以下のようなものです。

「期限が近いですが、ご検討いただけましたか？」

「先日お送りした資料は確認いただけましたでしょうか？」

「〇月×日までにご返答の程よろしくお願いいたします。」

相手の状況をあまり考えず、自分の都合だけを考えていると高圧的な印象の文面になってしまいます。「お忙しいところ恐縮ですが」といった相手を思いやった言葉や返答が必要な理由を記載するなどして、少し人間の温かみを出すと高圧的な印象がなくなります。

自分たちの都合がメインになっている

良いリマインドメールは相手にとってもメリットのある内容をリマインドさせるものです。対して自分の都合で相手にリマインドしてほしい内容のリマインドメールは、悪い印象になってしまうことがあります。

例えば、上司にせかされているから返答期限よりもずっと前に催促のようなリマインドメールを送ってしまうこと。これは相手にとっては関係のない事情で返答をせかされているように感じてしまうので、良い印象は与えないでしょう。

他にも、自社が開催するセミナー等の参加をリマインドメールという形で何度も送ったりするなど営業活動が主な目的となっているものも悪い印象を与える可能性があります。

リマインドメールへの返信方法

リマインドメールは送るだけでなく、送られてくる場合もあるでしょう。その際の返信方法についてポイントを解説していきます。

お礼の言葉を忘れない

リマインドメールを受け取ったら、できるだけ早めに返信を送りましょう。その際は、忙しい中、時間を割いて対応してくれたことに対し、感謝の気持ちをきちんと伝えることが大切です。確認が遅れてしまい対応が遅くなってしまった場合は、「返信が遅くなり大変申し訳ございません」など、お詫びの言葉を添えると丁寧です。

返信が不要な場合もある

リマインドメールを送信専用アドレスで送る企業もあります。この場合は返信を受け付けていないため、返信は不要です。メールアドレスに「noreply」が含まれていたり、「このメールアドレスは送信専用ですので、ご返信はご遠慮ください。」などと記載がある場合は、返信する必要はありません。

リマインドメールを活用して円滑に仕事を進めよう

リマインドメールは、相手に何かを思い出してもらうために送るメールのことです。それは双方にとってメリットのある内容であり、「ついうっかり忘れていた」を無くすことが一番重要です。一方的な都合で相手を催促するのではなく、お互いが協力しあって仕事を円滑に進めるためにリマインドメールを活用しましょう。

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