転職活動が功を奏し中途採用が決まった場合、卒業証明書や業績証明書など書類の提出を求められる場合があります。転職、または採用において卒業証明書や業績証明書の提出は必要なのでしょうか。本記事では各証明書が必要になる理由と紛失した方へ発行方法について解説します。転職先で提出が決まり、あとから慌てないためにも、事前に準備できるよう参考資料としてご活用下さい。
転職や採用の際、必要になる書類とは？
まず、転職や採用の際に必要になる書類について理解を深めましょう。転職活動をはじめる際、用意する必要のある書類は以下の通りです。
- 健康診断書
- 身分証明書
- 保有するスキルの取得証明書
このほかに、今回本記事でご紹介する、成績証明書、卒業証明書が必要になることがあります。これらは企業がより優秀な人材を採用するために定められた書類です。提出を拒むといった行為は悪印象となりかねず、さらには不採用を招く原因となりかねません。上記書類の提出を求められた場合は、速やかに提出できるようあらかじめ準備するよう努めましょう。
卒業証書は卒業証明書に該当しない
万が一手元に卒業証明書がない場合はどうするべきなのでしょうか。卒業証書がある場合、卒業証明書の代わりとして提出を考える人も少なくないのではないでしょうか。どちらも類似した言葉であり、同じような意味を成すと考える方も多いかもしれませんがこれは誤った認識です。卒業証書は卒業を証明する書類であり、卒業証明書は文字通り卒業を証明する書類です。そのため、万が一卒業証明書が手元になかった場合であっても、卒業証書を提出することはしないようにしましょう。
中途採用の場合、卒業証明書は求める機会が少ない
中途採用の場合、なぜ卒業証明書が必要になるのでしょうか。一般的な転職・採用の場合、卒業証明書や成績証明書の提出は少ない傾向にあります。ところが、卒業証明書などの提出を求める理由には、過去に経歴詐称にあった可能性があると考えられます。企業が求める人材であるかのうように、経歴を詐称し、採用をつかみ取った人材がいたのかもしれません。結局、どこかでウソが発覚し、退職を余儀なくされたケースがあったからこそ、人材採用にあたってより慎重な姿勢で取り組む必要があると考慮した結果であるケースもあります。こういった理由を考慮すると、書類提出を拒んだ時点で、不採用への確率が高まると考えて良いでしょう。
卒業証明書の取得 提出すべきタイミング
卒業証明書の提出を求められた場合、どのタイミングで提出することがマストなのでしょうか。一般的には書類選考時や採用後などと言われており、企業によって異なるケースが多いようです。いかなるタイミングでも速やかに提出できるように、転職活動をはじめると同時に準備しておいた方が良いと考えられます。
卒業証明書が必要な場合の発行方法
万が一手元に卒業証明書がない場合や紛失した場合は、再発行しなければなりません。求められた書類を提出せずにいれば提出拒否と見なされ、採用が取り消されてしまう可能性もあります。せっかくの採用をなかったものにしないためにも、発行方法について見ていきましょう。
卒業した学校へ問い合わせる
卒業証明書が手元にない場合は、自身の卒業校に連絡をし、再発行が可能かを確認してみましょう。卒業証明書の申請は一般的に郵送か窓口で行い、速やかに提出する必要がある場合は実際に学校へ出向き、窓口で申請しましょう。郵便だと、書類に不備があった場合にすぐに対応ができず、書類が届くまで数日を要します。企業から求められた時点で提出することがマストですが、こちらの事情で待たせてしまっている場合は、すぐに発行できる方法を選びましょう。
学校が統合された場合
万が一学校が統合された場合は、統合先の学校が卒業生の情報を引き継ぐ場合が一般的です。統合された学校が間違いなく卒業校と統合しているか、情報が残っているかをあらかじめ電話などで確認してから出掛けると良いでしょう。
閉校・廃校した場合
卒業校が閉校・廃校した場合は、市区町村にある教育委員会に問い合わせてみましょう。教育委員会公式サイトでは、各市町村の連絡先を掲載していることもありますから、こちらから確認してみましょう。
写真付きの身分証を用意する
卒業証明書の申請手続きでは身分証明書が必要になります。身分を証明するための書類が必要といった意味合いから、できるだけ写真付き証明書を持参するようにしましょう。写真付き身分証明書には以下4つの種類があります。
- 運転免許証
- パスポート
- マイナンバーカード
- 住民基本台帳カード
卒業校によって必要な書類があらかじめ決められているケースを考慮し、まずは事前に卒業校に問い合わせてから用意しましょう。
500円ほどの費用が必要
卒業証明書は無料で発行することはできません。一般的に500円ほどの費用が掛かります。学校全てに共通する価格ではないため、どれくらいの費用が掛かるかを卒業校に問い合わせてみると良いでしょう。
発行日数に2週間程度要することも
卒業校の窓口で手続きする場合、すぐに発行できるケースもあるものの、一方で数日～～数週間要するケースも少なくありません。あらかじめ日数が掛かることを考慮し、余裕を持って申請することが望ましいと言えるでしょう。卒業校へ申請に関する問い合わせを行う場合に、どれくらいの日数が必要かを確認することをおすすめします。
代理発行は可能？
在職中で休むことが困難な状況にあったり、新型コロナウイルス感染症の影響によって自身では発行手続きができない、卒業校が遠方であり、県をまたぐことができなかったりといったケースもあるでしょう。学校によっては代理発行を受け付けていることがあります。代理申請において必要になる書類は以下の通りです。
- 代理発行用委任状
- 代理人と本人の身分証明書
- 必要事項を記入した卒業証明書申請書
学校によって必要な書類が異なる場合もありますが、一般的には上記の書類が必要になるケースが多い傾向にあります。各学校公式サイトから委任状などをインストール可能な場合もあるため、公式サイトや卒業校に確認してみると良いでしょう。
卒業証明書に関するよくある質問
ここでは本記事の振り返りとして、転職・卒業証明書にまつわるよくある質問についてご紹介します。よくある質問を通して理解できているかを含め、必要な工程をおさらいしましょう。
卒業証明書と卒業証書の違いについて教えて下さい
卒業証明書と卒業証書。どちらも類似した言葉であり、同じようなものと捉えてしまう方も少なくないでしょう。卒業証明書とは卒業を証明する書類のことを指します。必要に応じ、何度でも発行することが可能です。一方、卒業証書は卒業を証明するための書類です。学校長より「この学校を卒業しました」といった意味があります。卒業証書は卒業した当日のみの発行であるため、再発行は不可です。そのため、転職活動や採用において提出を求められる書類は「卒業証明書」であることがわかります。
結婚して卒業証明書と名前が異なる場合はどうすればいい？
結婚を機に名字が変わるケースもあります。卒業証明書は結婚前、つまり旧姓で発行されるため、名字が変わった場合は企業に旧姓のものでも可能かを確認すると良いでしょう。学校によっては氏名変更届、戸籍謄本を提出することで結婚後の名字で再発行してくれるケースもあります。転職先の企業から「現在の名字が記載された卒業証明書」を求められた場合は、卒業高に事情を説明し、結婚後の名字でも再発行可能かを確認しましょう。
学校自体がなくなっていたらどう対応すれば良いですか？
卒業した学校が閉校したり、廃校になったりすることも珍しくはありません。このような場合は公立校であれば、お住まいの市区町村にある教育委員会(高校まで対応)に、市区町村・県庁の総合窓口(大学まで対応)に確認してみましょう。私立校であれば卒業した学校法人に問い合わせることで発行できます。万が一卒業した学校の法人がなくなった場合には、お住まいの市区町村にある教育委員会に問い合わせてみましょう。それでも発行が困難な場合は企業にその旨を伝え、最適な方法を検討してもらいましょう。
卒業証明書・成績証明書の2点が必要なのですが、どのように申請すれば良いですか？
窓口へ行ったり郵送したりなどの申請方法のほかにも、卒業校によっては専用ウェブサイトなどを用意し、全国のコンビニストアなどから証明書を発行できるケースもあるようです。書類が必要になることを予測し、事前に用意したい方や、採用が決まったり面接時に持参することが決まったりした場合は、あらかじめ卒業校に
- どのような申請方法があるのか
- 書類はなにを用意する必要があるのか
- どのくらいの日数が掛かるのか
- 書類それぞれに費用は掛かるのか
について確認してみましょう。また、在職中で休みが取れない場合や、新型コロナウイルス感染症の影響により、県をまたいで窓口まで出向くことが困難な場合など、あらゆる事情がある場合は、
- 代理発行は可能か
- どのような書類が必要になるか
を確認しましょう。
窓口申請したいのですが、土日でも受け付けていますか？
在職中であり、仕事を休むことが難しい場合もあるでしょう。窓口申請を行う場合は、卒業校の窓口営業時間内に出掛けることが必須になります。学校によって土日祝日は営業していない場合もありますから、出掛ける前に一度問い合わせて確認してみましょう。
結婚して名字が変わっています。現在の氏名でも再発行は可能ですか？
結婚を機に名字が変わった場合、必要書類を用意することで再発行ができるケースがあります。その際、
- 身分証明書などの本人を証明する書類
- 戸籍謄本
が必要になる場合がありますから、現在の名字で再発行できるかどうかと合わせて必要書類について卒業校に問い合わせてみましょう。
郵送で申請する場合どれくらいの日数・費用が掛かりますか？
郵送で卒業証明書を申請する場合、申し込み申請書類、料金などに不備がない場合はその日のうちに発送する学校もあります。郵送ですから到着まで日数が掛かりますが、おおよそ2日～3日ほどで手元に到着するケースが一般的です。なお、速やかに手元に届けて欲しい場合は、返信用封筒と速達料金の切手を同封することで、通常の郵便よりも早く到着します。
申請書類を郵便で発送する場合も同様で、速やかに手続きを行いたい場合は速達で発送すると良いでしょう。
卒業証明書にはどのようなことが記載されていますか？
卒業証明書は一般的に
- 氏名
- 生年月日
- 学部/学科
- 入学月日
- 卒業月日
- 証明書発行年月日
- 証明者名(学校長名)
が記載されています。企業の求める内容とのミスマッチがないかを確認し再発行しましょう。
卒業証明書はいつ再発行すると良いですか？
卒業証明書は一般的に提出する機会の少ない書類です。そのため、事前に用意していない方も多く、提出を求められた場合、慌てて用意するケースも少なくありません。万が一提出を求められてもスムーズに対応できるように、金銭面に余裕がある場合は提出を想定して転職活動をはじめる際に用意しておくと良いでしょう。手元にある場合はコピーなどを取っておき、クリアファイルにしまっておくなど、スムーズな対応ができるよう準備しておきましょう。
まとめ
一般的に、転職時や採用時では提出を求められる機会の少ない卒業証明書。卒業証明書を提出する理由は企業それぞれあるものの、経歴詐称について確認したいといった意味が込められていることが多いようです。卒業から数年経過してしまうと、どこに閉まったか忘れがちな書類ですが、再発行も可能なことが分かってもらえたと思います。企業に求められても手元にない場合は、再発行手続きが必要になり、企業を待たせてしまうことになります。採用直後から悪い印象を与えないためにも、転職活動をはじめる段階で、必要と思われる書類をすべて用意しておくと安心です。
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