履歴書を郵送する際に、赤い文字で「在中」と書かれた封筒を見たことがある方は多いのではないでしょうか？実はこの在住という文字は、記載の有無によって、書類取り扱いの重要度が変わるため、必ず覚えておきたいビジネスマナーの1つです。
この記事では、封筒へ「在中」と書く際の注意点と郵送方法を解説します。社会に出る上で、知っておいて損はない情報ですので、就職活動中、転職活動中の方は、ぜひチェックしてみてください。
封筒に履歴書在中と書くべき理由
封筒に履歴書在中と書くと、重要書類が入っていることの証明になります。履歴書や職務経歴書に記載されている内容は、名前、住所、電話番号、生年月日、出身校、職歴、といった非常に多くの個人情報が詰まっています。そのため、通常の郵便物よりも丁重に、確実に届けてもらう必要があるのです。
絶対に誤送があってはならない郵便物だから
履歴書や職務経歴書といった応募書類は、確実に企業のもとへ届けなければならない郵便物です。応募者がポストや郵便局へ届けたにもかかわらず、企業のもとへ届かないという事態に発展すると信用問題に関わります。本来は面接通過に値する能力を有していても、届かなければ応募したことに気付かれず、他の応募者の選考が進み、募集終了といった最悪のケースも想定されます。また、上述の通り個人情報が多く詰まっているため、書類を紛失してしまった場合は大問題です。
採用担当者まで届けるため
企業には日々大量の書類が郵送されてきます。営業のチラシや取引先からの手紙、そして履歴などです。大量に届く書類の中で、絶対に確認してほしい履歴書は、目立つように封筒に「履歴書在中」と赤字で記載するのです。
履歴書在中の意味
封筒に記載する履歴書在中とは、文字通り履歴書が入っていることを指します。後述しますが、履歴書以外にも職務経歴書が入っている場合は、応募書類在中と記載を変えます。
個人情報の入った、重要書類が入っていることをアピールするために記載すると覚えておきましょう。
郵送でも手渡しでも履歴書在中は書くべき
履歴書在中は、郵送、手渡しにかかわらず記載するべきです。郵送の際は、郵便ポスト、郵便局の配達員、企業の受付、採用担当者という流れで履歴書が届くため、重要書類が入っていることを指す「履歴書在中」の記載が必要なのは想像しやすいです。しかし、手渡しの場合は書かなくても良いと思っている方は少なくないのではないでしょうか？
結論からいってしまうと、手渡しで履歴書を提出する際も履歴書在中は記載すべきです。手渡しの場合でも、企業の受付、採用担当者という流れで履歴書が届けられる場合があります。封筒は開封しないと中身がわかりませんが、履歴書在中と書くことで、直接人事担当者のもとへ届けることができ、企業側の手間がかかりません。
また、在中と記載することで最低限のビジネスマナーを知っていることをアピールできます。社会に出る上で、在中の記載は一般常識なので、必ず覚えておきましょう。
他の書類も入っている場合は「応募書類在中」
履歴書のみが入っている場合は履歴書在中、履歴書以外に職務経歴書やポートフォリオが入っている場合は、応募書類在中と記載します。
在中の書き方
履歴書や応募書類の封筒に記載する、在中の記載方法について解説します。せっかく在中の存在を知っているのであれば、正しい書き方も覚えておきましょう。
【前提】封筒に赤いボールペンで書く
郵送する際も、手渡しする際も、履歴書をはじめとする応募書類は、封筒に入れて持ち運びましょう。履歴書をそのままカバンに入れて落ち歩くと、シワ・汚れのもとになるだけでなく、最悪の場合折れてしまう、切れてしまうといったトラブルにつながります。せっかく履歴書に良いことが書いてあっても、履歴書の状態が悪いと、評価を下げかねません。何かあった時のために、封筒に入れて持ち運びましょう。
「在中」は封筒に手書きで目立つように記載しなければなりません。封筒の色に関係なく目立つ色である赤色で履歴書在中、応募書類在中と書きましょう。
記載場所は封筒の左下
「履歴書在中」も「応募書類在中」も、封筒表面の左下に記載します。この位置に記載するのが一般的なので、裏面の左下のような、別の位置に記載しても気付かれない可能性があります。
文字を書き終わったら、定規を使って長方形で囲みましょう。四角を先に書いてしまうと、文字のバランスをとるのが難しくなるからです。定規を使わずに長方形を書こうとすると、どうしてもバランスが崩れるため、定規の使用をおすすめします。
ミスしたら書き直す
履歴書（応募書類）と封筒は、ミスなく完璧な状態であることが当たり前の書類です。履歴書は緊急時のみ二重線と訂正印の使用が推奨されますが、本来は履歴書も封筒もミスしたら書き直す必要があります。特に封筒は、採用担当者が真っ先に見る書類なので、ここで記載ミスがあるといきなり評価が下がってしまいます。1日に何十人、何百人分もの履歴書をチェックするような企業では、「応募書類のミスすら気付かない、書き直せない応募者はいらない」と、中身を見る前に選考から落とされる場合もあるため、必ずミスに気付いたら書き直しましょう。
消えるボールペンはNG
在中の記載だけでなく、封筒と履歴書全体に通じて言えることですが、擦って消えるボールペンの使用はNGです。インクの性質上、高温や摩擦で文字が消えてしまうため、郵送中に何かあったときに文字が消えて評価を落とされてしまう可能性があります。ミスが怖くても、摩擦熱で消えないペンで記載することを心がけましょう。
修正ペン・修正テープの使用はNG
後述しますが、履歴書を入れる封筒の色は白が最適です。しかし、白い封筒だからといってミスを修正ペン・修正テープで隠すのはNGです。修正テープも修正ペンも、どうしても色合いが異なり、封筒とは感触が異なります。書類との摩擦で黒ずむ可能性もあるのです。重ねての説明にはなりますが、ミスしたら書き直すことを徹底しましょう。
手書きの代わりにスタンプで代用可能
手書きで「履歴書在中」「応募書類在中」と記載しなくても、スタンプで代用可能です。スタンプのほうが、四角形のバランスも、表記のミスも注意しなくて済むため、楽に記載できます。ただし、均等に圧力をかけないとインクの濃さにバラつきが生じて、見た目が悪くなるため注意が必要です。
また、手書きと違ってスタンプは押せる定型文が決まっているため、「履歴書在中」のスタンプと「応募書類在中」のスタンプは、別で用意しなければなりません。
封筒は白色のものを使う
封筒は白、茶色、水色といったカラーバリエーションが用意されていますが、履歴書を入れるビジネス用の封筒には白が最適です。理由は下記の2つが挙げられます。
白封筒は他の郵便物との差別化ができる
企業には、日々大量の書類が送られてきます。そのため、なるべく目立つようにして、書類が埋もれないようにしなければなりません。一般的な郵送には茶封筒が使われるので、白を使うと茶色よりも目立つのです。また、白、茶色、水色の中で、最も「在中」の赤文字が綺麗に見えるのは、白色の封筒です。採用担当者の目に留まりやすくなるため、白封筒はおすすめです。
白は清潔な印象を与える
普段何気なく見ている「色」には、しらずしらずのうちに人間に与える印象があります。例えば茶色は温もりや堅実さ、水色には爽やかさや冷静さといった要素が含まれています。
数ある色の中で、白は清潔さをアピールする際に最適な色です。就職活動において、印象はとても重要な要素になるため、白封筒を使いましょう。
封筒の大きさは角形2号か角形A4号
封筒の大きさは、角形2号か角形A4号を使いましょう。履歴書の郵送に使う封筒は、書類を折り曲げなくても入れられるサイズを使わなければなりません。三つ折りや四つ折りの封筒は履歴書を折り曲げなければ入りません。すると、採用担当者が届いた履歴書のコピーをとる際に手間がかかります。
封筒の住所、宛名の書き方
封筒には「在中」の表記だけでなく、企業の住所や宛名、差出人である自分の住所も書かなければなりません。ここでは、封筒の住所、宛名の書き方を順に解説します。
横書きは算用数字、縦書きは漢数字を使う
郵便番号や住所を書く際に、どうしても悩んでしまうのが数字の表記です。1、2、3といった算用数字を使うべきか、一、二、三といった漢数字を使うべきか迷いますよね。そこで、文化庁の文化審議会国語分科会が定める「官公庁における文書作成」の記載を見てみましょう。
| 横書き | 算用数字（例：50円、3776m） |
| 縦書き | 漢数字（例：五〇円、三七七六メートル） |
横書きが算用数字を使い、縦書きは漢数字を使うことになっています。この原則に則ると、縦長の封筒の場合、郵便番号は算用数字、住所の番地は漢数字になります。このルールを使うと、視認性が良くなり、書類の適切な書き方を知っていると評価されます。また、横書きで算用数字、縦書きで漢数字を使うと、見やすさに明確な差が生まれます。下記の表を見てください。
▼横書きで書く郵便番号の比較
| 郵便番号（算用数字） | 121ー1234 |
| 郵便番号（漢数字） | 一二一ー一二三四 |
算用数字を使った横書きの郵便番号は、視認性が良く、一目でわかりやすいのがわかります。しかし、漢数字の場合は、漢数字の「いち」とハイフンが同化してしまい、視認性が悪くなってしまいます。次は縦書きの場合の解説です。
▼縦書きで書く番地の比較
| 番地（算用数字） | 番地（漢数字） |
| 1|2|3 | 一|二|三 |
縦書きの場合は、ハイフンが縦方向に伸びるため、数字の「1」の記載を工夫しなければ同化してしまいます。一方で、漢数字を使用すると、縦長のハイフンと区別できるため、縦書きの場合は、漢数字を使用したほうが見やすくなるのです。
ペンの太さは1.0mm程度がおすすめ
履歴書の記載に使うような0.5mmのペンは、小さい文字を書く際には便利ですが、封筒には大きく見えやすい文字を書かなければなりません。そのため太さ1.0mm程度の油性ボールペン、またはサインペンがおすすめです。水性のペンを使用するとにじむ可能性があります。もしも裏面にまでインク染みが広がると、評価の低下につながるため、新しく封筒を書き直さなければなりません。
重ねての説明になりますが、消せるボールペンの使用は予期せぬ摩擦熱で文字が消えるリスクがあるため、使用は控えましょう。
住所・郵便番号・宛名は黒色で書く
封筒に書く住所と郵便番号、宛名は黒色で書きます。「在中」の文字は目立つように赤文字で記載しましたが、目立つように赤色を使うため、基本情報である項目は黒字で記載します。
表面に企業、裏面に自分の情報を書く
在中の記載をする封筒の表面に企業の郵便番号、住所、宛名を書きます。郵便番号は右上の枠内に書き、住所は右上から書いていきます。1行で収まらない場合は、番地や町名の途中にならないよう折りかえしましょう。宛名は「様」または「御中」と付けるのが一般的です。
差出人である自分の情報はどこに書くのかというと、裏面の左下です。表面の送り先の情報は、大きく堂々と書いても大丈夫ですが、裏面の自分の情報は、履歴書を縦横に4等分した時の左下のスペースに収まるよう記載しましょう。
まとめ
封筒の左下に書かれている「在中」は重要書類が入っていることを指す言葉で、履歴書のような個人情報の詰まった大切な書類を、確実に企業の採用担当者のもとまで届けるために記載されます。封筒の中身が履歴書単体、または履歴書と送り状だけの場合は、「履歴書在中」、職務経歴書やポートフォリオなど、履歴書以外の書類が入っている場合は、「応募書類在中」と記載しましょう。
封筒は白いものを使い、表面の左下に赤文字で「履歴（応募書類）書在中」と目立つように書きます。ミスするのが嫌な方、長方形の枠を描くのが苦手な方は、スタンプ型の使用がおすすめです。
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