近年パソコンやスマートフォンの普及により、WEB履歴書を採用活動に取り入れる企業が増えてきました。ワードやドキュメント、専用のフォームから情報を入力して作成することで郵送の手間なく、すぐに送信・閲覧ができる履歴書です。WEB履歴書はメールで送信するのが一般的で、大学のメールアドレスや、GmailやYahooメールから送ることになります。
この記事では、履歴書を添付したメールをスマホで送る方法と注意点について解説します。
スマホから履歴書を添付したメールを送るのはアリ？
メールで履歴書を送れるということは、パソコンだけでなく、スマホからも送信できることになります。しかし、基本的には、パソコンを使用した方がミスを減らせるので、スマホは緊急用の手段と考えておいた方が良いです。
誤送信する可能性があるため、パソコンから送る方がおすすめ
大画面でメールアプリを操作できるパソコンでは、表示領域が広く、送信先アドレス、件名、本文、添付ファイルに誤りがないかチェックしやすくなります。定型文をコピーアンドペーストをする際も、余計な装飾がないようプレーンテキストで貼り付けられるため、確実に相手が読めるメールを作成できます。
また、改行や句読点といった文全体のバランスを取りやすいこともパソコン版をおすすめする理由の1つです。
スマホから履歴書を添付したメールを送るのを避けた方が良い理由
スマートフォンからのメール送信を避けた方が良い理由として挙げられるのは「ミスをしやすい」「文章のバランスが取りづらい」の2点です。
スマホからのメール送信はミスをしやすい
スマホはパソコンに比べて表示領域が狭く、画面が縦長であるため、宛先が多くなる、文が長くなるほど、ミスを一目で確認できなくなります。特に宛先に関しては、間違えてしまうと相手に届かないどころか、個人情報の詰まった履歴書が全く知らない相手に届いてしまう可能性があります。
気付かないうちにフリック入力に失敗して、文中に誤字脱字が生まれるリスクもあるので、スマホで一からメールを作成するのは、あまりおすすめできません。
文中のバランスが取りづらい
就職活動・転職活動中に気をつけたいのがメールの送り方とマナーです。相手が読みやすいように改行、句読点を工夫しているか、どの端末で見ても文字化けがないようにプレーンテキストで送っているか、メールの差出人情報を示す署名を付けているかといった、さまざまな要素があります。
縦長のスマートフォンと横長のパソコンでは、受け取ったメールの表示の仕方が大きく異なります。スマートフォンでWEBサイトを見る時や、メールを見るときは、自動で文が折り返されて読みやすくなっている場合がほとんどです。
しかし、スマホで書いたメールをパソコンで見ると、自動で折り返す機能は付いていないので、ひたすら横に長い文章が表示されることになります。ビジネスメールは大抵の場合パソコンで見られます。スマホでは意識的に改行する癖を付けておかないと、視認性が悪い文章を採用担当者に送ることになるのです。
送信依頼からなるべく早く提出する
忘れてはならないのが返信速度とタイミングです。メールで1週間以内に履歴書を送信するよう依頼されたら、なるべく早く提出しましょう。次のようなケースを想定してみてください。履歴書の送信依頼をかけた翌日に履歴書を提出してきた応募者と、締切当日に送ってきた応募者がいた場合です。現職が忙しくて履歴書を作成・提出する時間がなかったことも考えられますが、早く出してくれた方が志望度の高さが感じられます。内容はもちろん重要ですが、スピード感も重要なので、早いうちに着手しましょう。
また、社会人として常識のある時間帯にメールを送ることが重要です。もしもメールを受け取る相手がメールの通知をオンにしていて、深夜眠っている時に通知が鳴ったら迷惑ですよね。基本は相手の会社の営業時間内に送信しましょう。Gmailには日時を設定して予約投稿ができるので、そういった便利機能はぜひ利用しましょう。
スマホから履歴書をメールで送る方法
ここではスマホのメールから履歴書を送る手順を解説します。下記の3ステップで行いましょう。
・履歴書の作成
・履歴書をデータ化
・メールの作成
履歴書の作成
はじめに行うのは、メールに添付するための履歴書作成です。紙媒体でもWEBでも構いません。ただし、紙ベースで作成する場合は、後でスキャンすることになるため、筆圧を濃く書くよう意識しましょう。
履歴書のデータ化
紙ベースで作成したものをスキャン、またはパソコンでワードやドキュメントといったツールを使ってWEB履歴書を書くことで、履歴書データが作成できます。
メールの作成
履歴書のデータが用意できたら、メールソフトを使って、採用担当者へ送信するメールを作成しましょう。Gmailであれば、png、jpg、pdfといった幅広い拡張子に対応しています。
スマホから履歴書を添付したメールを送る際の注意点
アドレスの誤送信に気をつける
パソコンとスマートフォンといった端末に関わらず、アドレスを入力する際は、誤送信に注意しましょう。メールアドレスは1文字でも間違えたらその相手には届きません。間違えて送った先が存在しないメールアドレスであれば被害はありませんが、もし実在する誰かのメールアドレスだった場合、自分の住所や年齢、学歴、職歴が全て履歴書に書いてあり、個人情報が漏れてしまうため注意が必要です。必ず送信前にアドレスを確認しておきましょう。Gmailでは、宛先、cc、bcが設定できるので、bcに自分のプライベートアドレスを入れておくことで、送信先のミスに気づきやすくなります。
プレーンテキストになっているか確認する
ビジネスメールでは、プレーンテキストでのやり取りが基本になります。プレーンテキストとは、文字の色やサイズ、フォントといった装飾がないテキストのことです。なぜプレーンテキストを使うのかというと、誰がどのデバイスで見ても、文字化けしないようにするためです。
メールは、スマートフォンやパソコン、タブレットといったさまざまなデバイスから見られます。重要な点だからといって、文字を装飾してしまうと、それぞれの端末や機種によってメールの表示の仕方が異なり、文字化けする可能性があります。Gmailでは設定からプレーンテキストモードのオンオフを切り替えられるので、気にしておきましょう。
ビジネスマナーを意識した文言にする
転職活動ではメール1つとってもビジネスマナーがなっているかどうかチェックされてしまいます。特に下記の4つは注意しなければなりません。
・件名
・氏名
・内容
・署名
件名は一目でわかるように書く
メールにおける件名は、短い文の中でどれだけ相手に伝わりやすく記載できるかが重要です。要件と自分の氏名を明記すると端的に伝わりやすくなります。例えば「応募書類ご提出の件 氏名」といった件名です。多くのメールツールは、本文よりも先に、件名が表示されます。件名が空だとメールをスルーされてしまう可能性があるため、必ず記載しましょう。また、メールを返信する際に「Re:」転送するときに「Fw:」といったワードが件名の頭に付与されますが、消さずに残しておいて構いません。ただし、4回ほどやり取りが続いて件名が見えなくなってしまう場合は、Re:とFw:の記載は消す必要があります。
まずは相手の氏名から書く
ビジネスメールのはじまりには、メールを受け取る相手の名前を書き、その下に挨拶、自身の所属、内容と続きます。相手の名前がはっきりわかっていればその名前を書き、名前がわからない、または複数人へ送る場合は「採用ご担当者様」と表記しましょう。
挨拶に関しては、「お世話になっております」や「お世話になります」といった表現がよく使われます。すでに何度か会っていて、メールを受け取る人物と顔見知りなのであれば、「お世話になっております」と現在進行形にし、まだ会ったことのない方へ送るのであれば、「お世話になります」という未来形の表現にしましょう。この使い分けができていないと、受取手は違和感を感じてしまいます。
▼記入例（新卒の場合）
株式会社〇〇 〇〇課
〇〇 〇〇様（名前がわからなければ「採用ご担当者様」）
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇と申します。
▼記入例（中途採用の場合）
株式会社〇〇 〇〇課
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
〇〇 〇〇と申します。
内容は端的にわかりやすく書く
相手の名前、挨拶、自分の名前を書いたら、いよいよ本文です。敬語に注意した文章を作成しましょう。締めの挨拶にも気を遣えると、他の応募者と差がつきます。事前に応募先企業から履歴書をメールで送るよう指示があれば、その旨を記載し、求人を見て、自分から応募する場合は別途でどの求人を見て応募したのか記載しましょう。
署名の設定は忘れずに行う
署名は、差出人の情報を示す重要な項目です。社会に出てしまえば当たり前になっている方も多いですが、学生のうちからメールの署名設定の存在を知り、設定していると、周りの就活生と差がつきます。
新卒就活における署名には、大学・学部・学科・専攻・氏名・電話番号・メールアドレスなどを記載します。同姓同名の方がいることも踏まえて、大学の学部・学科・専攻名は省略せず正式名称で書きましょう。自身の所属を示して採用担当者に認知させる必要があるので、長くても、略さず正式名称で書くのがポイントです。
また電話番号に関しては、固定電話と携帯電話どちらも持っている場合は、両方の電話番号を書き、どちらか一つしかない場合は、「電話番号」と記載して問題ありません。
新卒就活の場合、メールアドレスは大学用のものを使用しましょう。個人のアドレスでも構いませんが、学歴に虚偽の申告がない。所属大学を表すために使えるため、大学メールアドレスの方がおすすめです。
▼署名の書き方（新卒就活の場合）
_______________________
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:abc123@aaa.com
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▼署名の書き方（転職の場合）
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〇〇 〇〇
住所:111-1111
東京都新宿区西新宿111-111
固定電話:00-1111-2222
携帯電話:000-1111-2222
メールアドレス:abc123@aaa.com
_______________________
履歴書付きメールの記入例
件名：応募書類ご提出の件 氏名（フルネーム）
本文：
株式会社〇〇 〇〇課
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
〇〇 〇〇と申します。
先日ご指示をいただきました履歴書を本メールに添付いたします。
お手数ですが、ご確認・ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
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〇〇 〇〇
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:abc123@aaa.com
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まとめ
履歴書をメールに添付してスマホから送信する際は、宛先ミスに注意しましょう。パソコンよりも画面領域が狭いため、全体的にミスに気が付きにくくなります。
添付用の履歴書は、紙の履歴書をスキャンするか、WEB履歴書のデータを用いて準備します。誤字脱字がないか確認してから送信するようにしましょう。
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