事務の中でも、営業社員のサポートに特化した営業事務。転職する際は、職務経歴書にどのように記載すれば良いのでしょうか？職務経歴書は履歴書と違って書き方が自由であるため、悩んでしまう方は多く見られます。
この記事では、営業事務の職務経歴書には何を書くべきなのか解説しています。記事の後半では、面接で聞かれる項目や、職務経歴書の作成方法についても解説しているので、ぜひ参考にしてください。
営業事務の職務履歴書には何を書く？
元々営業事務だった場合も、これから営業事務へ応募する場合も、共通して言えることは「応募先企業に関連性が高い種類を選ぶこと」です。ある程度書くべき項目は決まっていますが、この軸だけはずらしては行けません。
これまでの経歴・業務経験
職務経歴書を書く上で、これまでの経歴と業務経験は必須項目です。営業職としてどのような営業実績を残したのか、エンジニアとして、どのようなプロジェクトに参加し、成果物はどのようなものを作り上げたのかなど、具体的に掘り下げる必要があります。履歴書の職歴は概要を書くため、この違いを理解しておきましょう。
どのようなメンバーと仕事をしていたか
仕事というものは、個人で行うものとチームで行うものがあります。IT業界のプロジェクトや企画系の仕事では、複数名のチームメンバーと仕事をする機会が多く、どのようなメンバーと仕事をしてきたのか、応募先企業は気になることでしょう。特にマネジメント経験をアピールするのであれば、何人の後輩と仕事をしたのか、成果は挙げられたのかなど、育成に関して詳細に書くことになります。
どのようなスキルを持っているか
職務経歴書を書く際に重要になるのが、どのようなスキルを持っているかです。例えばデータ入力やドキュメント作成といったPCスキルや、簿記1級を取得したなど、採用担当者に書面で伝わるような自分のスキルをアピールしなければなりません。営業事務はPC操作スキルが重要になってくる仕事なので、この点は念頭に置いておきましょう。
営業事務の面接では何を聞かれる？
書類選考を通過すると、次に待っているのが面接です。営業事務の面接では、どのような質問をされるのでしょうか？
アピールポイントや志望動機
他の面接でも聞かれるように、自己PRや志望動機は必須で聞かれる項目です。この2つは特に深掘り質問をされることが多いので、自己分析と企業調査を入念に行い、それぞれの共通点を探る必要があります。
これまでの経歴
転職活動をしていると、必ずと言っていいほど聞かれるのが、これまでの経歴です。前に勤めていた会社ではどのような業務をしていて、どのような役割を担っていたのか、どのような実績があるのかといったものです。職務経歴書に書いてあることをより深く質問されます。
所有スキル・資格
履歴書や職務経歴書に書いたスキル・資格の部分で、採用担当者が気になったものは質問されることがあります。例えばコミュニケーション能力をアピールした場合は、面接の中でその能力はどれほどのものなのかチェックされることが多いです。
なぜ営業事務なのか
営業事務の面接を受ける上で、最も重要で難しい質問が、「なぜ営業事務なのか」です。営業ではなく、なぜ営業事務なのか、数ある事務職の中で、なぜ営業をサポートする事務を選んだのか、この2点が面接官は気になります。この2点を答えられなければ、業界分析が足りない、ミスマッチで早期離職に繋がりそう、といったイメージを与えてしまうため、前もって対策しておく必要があります。
職務経歴書を書く際の注意点
職務履歴書を書く際は、どのような点に注意すれば良いのでしょうか？ここでは、記入時の注意点を解説します。
数字は半角・全角を統一する
職務経歴書を書く際は、効率の面から多くの方がパソコンで作成します。実績を書く際にありがちなのが、数字の半角・全角の混在です。どちらか一方で統一したほうが視認性が良くなるため、意識したいポイントの1つです。
基本は横書き
職務経歴書は自由に記載できるものの、横書きが通常です。送り状や封筒は縦書きの場合がありますが、職務経歴書自体は横書きなので、覚えておきましょう。
ミスしたら基本は書き直し
履歴書同様、職務経歴書はミスをしたら書き直す必要があります。ミスした箇所に二重線を引いて訂正印を押して修正する方法もありますが、これは評価が下がる可能性があるため、緊急用と考えておくべきです。
職務経歴書の送り方
職務経歴書は電子媒体と紙媒体で提出方法が異なります。メールで提出するのであれば、作成した電子ファイルをメールに添付して文章とともに送るだけでOKです。しかし、郵送となると作成した職務経歴書をプリントアウトして、履歴書や送り状といった、他の提出物と同封して封筒に入れて提出する必要があります。この時、書類が折れてしまうことを予防するためにクリアファイルに入れておくのがおすすめです。
職務経歴書の作成方法
転職が初めてで、職務経歴書の作成が未経験の方は、何から始めれば良いかわからないですよね。基本的には手書きかパソコンを使って作成します。ここでは、手書き、パソコンそれぞれの方法で職務経歴書を作成するメリットとデメリットを解説します。
職務経歴書を手書きで作成するメリット
職務経歴書を手書きで作成するメリットとして挙げられるのは、入社熱意や性格・人柄を伝えやすいことです。
入社熱意を伝えられる
パソコンを使って作成するのに比べ、手書きで職務履歴書を作成するのは、かなり手間のかかる作業です。しかし、相応の時間がかかる分、それだけ入社に対する熱意が高いと捉えられる可能性が高くなります。
もちろん書面に誤字脱字をはじめとしたミスがあれば、評価は下がってしまいますが、採用担当者からは、「相当苦労して作ったのだろう」、と入社に対する熱意が伝わりやすくなるのです。
性格・人柄が伝わる
大人になって手紙を書く際によく聞く言葉ですが、手書きの文章には、書き手の性格や人柄が出ます。例えば、丁寧な文字綴られた文字は、書き手が几帳面な性格である証拠です。一方、汚い字で書かれた文字は、大雑把、詰めが甘い、面倒臭がりな性格だと評価されてしまいます。
職務経歴書を手書きで作成するデメリット
職務履歴書を手書きで作成するデメリットは、効率の悪さです。白紙に自分で枠線を書かなくてはいけませんし、市販の物を買っても、自由に消せる文房具でなはなく、ボールペンのような簡単には修正できないペンを使います。パソコンと違って修正が面倒という点が大きなデメリットです。
手間がかかる
職務経歴書を手書きで作成する場合、枠線を引くことから始めなければなりません。定規で線を引かなければ必ず線がブレるため、精密な作業が求められます。
また、書き手の性格が伝わってしまうので、わざわざ熱意を伝えやすい手書きの方法で作成するのであれば、相応の時間をかけて丁寧な文字を書かなければいけません。
間違えると書き直し
手書きで職務経歴書を作成する際に最も面倒なのが、誤字脱字があった時の書き直しです。重ねての説明にはなりますが、履歴書と同様、二重線と訂正印で修正すると評価は落ちてしまいます。基本的には書き直さなければなりません。パソコンであれば簡単に修正できるため、この点が気になる方はパソコンの利用がおすすめです。
テンプレートが使えない
後ほど詳しく解説しますが、インターネット上には職務経歴書のテンプレートが数多く存在します。パソコンで職務経歴書を作成する場合は、枠線や項目が綺麗に記載されたテンプレートを利用できますが、手書きの場合は、テンプレートがありません。一から白紙に線を書くのではなく、テンプレートを印刷して書くのも方法ですが、誤字脱字があると、また最初からやり直しです。効率が悪いため、手書きで職務経歴書を作成するのはあまりおすすめできません。
職務経歴書をPCで作成するメリット
職務経歴書をPCで作成するメリットは、手書きよりも圧倒的に高い効率です。パソコンと手書きを比べると、正直パソコンを使わない理由がないほど便利になっています。
テンプレートを利用できる
パソコンを使う最大のメリットは、テンプレートを利用できることです。既に枠線や必要な項目がきれいにデザインされているフォーマットのことで、ダウンロードして文章を入力するだけで完成です。さまざまなレイアウトがあるため、自分がアピールしたい項目を前面に押し出した思い通りのデザインを探せます。
簡単に修正できる
手書きと比べてパソコンが効率的だと言われる最大のメリットは、誤字脱字の修正が簡単にできることです。電子ファイルで提出する場合は、提出直前に気づいても、パソコンやスマートフォンがあれば即座に修正できます。手書きで作成した場合、たった一度でもミスをしたら全て書き直しになるため、この点は大きな違いです。
文字数チェック、誤字チェックがしやすい
パソコンを使うと、文字数の確認や誤字チェックが大幅に楽になります。手書きの場合は目視で確認しなければなりませんでしたが、パソコンの場合、フリーの文字数確認・誤字脱字チェックソフトへ文章を貼り付けると、自分では気づかなかったミスを見つけられるため、より質の良い文章を目指せます。
PC操作のアピールにつながる
パソコンで職務経歴書を作成すると、それだけで基本的なPC操作スキルを有していることの証になります。IT企業をはじめとした、業務でパソコンを使う仕事はパソコンスキルをもっていると優遇されることが多いです。口先のアピールよりも、実際に職務経歴書がパソコンスキルを裏付ける成果物になるため、アピール材料になります。
職務経歴書をPCで作成するデメリット
職務経歴書をPCで作成するデメリットは、誤変換が起きやすいことと、つい文章を使い回してしまうことが挙げられます。
誤変換が起こる
パソコンを使う1つ目のデメリットは誤変換です。手書きの時はミスをしないよう入念に漢字を調べて文字を書いていきますが、パソコンでは修正の容易さが仇となって間違った漢字を使ってしまうことが多々あります。特にタイピングの速さに自信がある方は要注意です。
誤変換に関しては、目視と誤字チェックソフトの二重チェックで解決できますが、漢字の誤りに気付かないまま提出してしまうと、評価が下がる恐れがあるため、誤変換が起きやすいことは念頭におきましょう。
使い回しにならないよう注意が必要
パソコンで作成した職務経歴書は、PDFファイルやdocxファイルといった電子ファイルで保存できます。これらは一度作ってしまえば容易に修正可能で、複数の企業に提出できるようになります。
企業Aへ提出するために作成した文章を、そのまま企業Bへ提出する「使い回し」が発生しやすいのはパソコン特有のデメリットです。
例えば、営業事務へ応募する際に書類作成スキルをアピールした職務経歴書を作成したとします。これをもう1つ応募していた運送会社へ送ってしまった場合、書類作成スキルよりも運転の経験をアピールするべきというズレが生じてしまうのです。
まとめ
職務経歴書は履歴書と違って職歴を具体的に記載する書類です。営業事務へ応募する場合は、書類作成スキルやコミュニケーション能力をアピールするのがおすすめです。逆に営業事務から他の職業へ転職する場合は、応募先企業で必要とされる要素を研究して、自分の経験・実績の中でアピールできるものがあるか整理しなければなりません。
職務経歴書を作成するときは、パソコンがおすすめです。修正が容易にできて効率が良く、PC操作スキルのアピールにも繋がります。誤変換が起きやすいので、提出前のチェックは入念に行いましょう。
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