就職活動や転職活動にて、面接の前に書類選考がある場合は、応募書類を企業宛に送らなくてはいけません。履歴書の送り方としては郵送とメールの2つの方法がありますが、正しい送り方をご存じでしょうか？
この記事では正しい応募書類の送り方とメールの出し方、郵送完了メールは送るべきかについて解説していきます。履歴書は合否にかかわる重要書類なので、送り方がわからない方はぜひ参考にしてください。
履歴書の郵送には何が必要？
まずは履歴書の郵送に必要な物を整理していきましょう。ざっとリストアップしてみると履歴書、職務経歴書等の応募書類、封筒、クリアファイル、送り状が挙げられます。履歴書は採用面接時から入社後まで、とても重要に保管・閲覧される物なので、ポイントを押さえておきましょう。
応募書類
どれも忘れてはいけない物ですが、絶対に入れ忘れてはいけないのが”応募書類”です。履歴書・職務経歴書などの応募書類は企業によって必要になるものが変わってきますが、共通して必要になるのは履歴書です。
最終確認を忘れずに
履歴書の提出で重要になってくるのは最終確認です。誤字脱字はないか、書き漏れはないか、証明写真はきちんと貼られているかなど、応募書類が提出できる状態にあるか確認しておきましょう。
書類選考では、きちんとした日本語の文章が書けているか、誤字脱字はないか、最低限読める字を書いているかなど、ビジネスパーソンとして当たり前のことができるかをチェックしています。提出前の最終確認をしておく癖をつけましょう。
封筒
応募書類を郵送する際は、自分で封筒を用意しなくてはなりません。白色かつA4サイズの封筒を購入しましょう。就職活動、転職活動といった場面に茶封筒は不適切です。
封筒の記入方法
封筒の表には宛先に関する情報を、裏面には差出人である、自分の情報を載せましょう。共通して書く必要がある項目は「郵便番号」「住所」「名前」の3つです。
クリアファイル
各種応募書類に傷や折り目、汚れが付かないようにするためにクリアファイルは必須です。書類をクリアファイルに入れて、そのクリアファイルを封筒に入れて郵送する形になります。クリアファイルに入れているからといって選考に受かる、というわけではありませんが、「この応募者は受取手に対しての配慮ができる」といった印象を与えられるため、やって損のない提出方法です。
この印象の違いが、後々響くこともあります。例えばまったく同じ評価の2人の応募者がいたとして、どちらか一方しか採用されないとなった時に、差をつけるのは第一印象の良さです。「この応募者は郵送書類をクリアファイルに入れて提出していた」という事実が印象アップにつながる場合があります。
送り状
送り状とは、応募書類の1番上に添えておくビジネス文書です。「誰が」「何の書類を」「どのくらい」送付したのかを縦書きで記載することで、採用担当者への挨拶代わりになります。履歴書や職務経歴書とサイズを合わせるようにしましょう。
郵送報告メールは必要？
就職活動を経験されたことのない方は、履歴書の郵送を依頼されたら郵送して終わりで良いと思う方が多いのではないでしょうか？応募先企業のメールアドレスを知っている場合は、郵送が完了した旨を知らせるメールを送るのがビジネスマナーになっています。
相手企業の採用担当者目線で考えてみましょう。応募者に履歴書を郵送するよう伝えた後は、いつ履歴書が送られてくるかわからないのです。そこで、郵送完了のメールを送れば企業の採用担当者は、あと数日で履歴書が返ってくるのだとわかります。万が一履歴書が届かなかった場合に郵便局へ問い合わせることもできるので、報告メールは送っておいて損はありません。
報告メールの作成例
郵送報告メールは、履歴書を郵送した旨を伝えるだけですが、丁寧な言い回しをしなければなりません。ここでは、郵送報告メールの例を紹介します。
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件名：応募書類郵送のご連絡 〇〇大学 氏名
本文：
株式会社〇〇〇〇
人事採用部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部（〇〇学科）の〇〇と申します。
この度は、選考の機会をいただきまして誠にありがとうございます。
応募書類を本日〇〇月〇〇日付で送付いたしました。
ご査収のほど何とぞよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻
〇〇 〇〇（氏名ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：abcdefg@〇〇〇〇
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まずはメール件名を設定します。件名はメールの内容を要約したものにすべきです。ビジネスパーソンは1日に何十件〜何百件ものメールを受信するため、件名の設定されていないメールはスルーされてしまいます。
本文の始まりは、応募先企業の担当者へ向けた挨拶を記載しましょう。名前がわかっていれば部署の後に〇〇様と付けるのが一般的ですが、わからなければ採用ご担当者様というぼかした表現で構いません。また、うろ覚えで名前を間違えてしまうよりは、ぼかした方が良いでしょう。
メールの最後には署名を必ず付けましょう。署名はメールの設定画面から用意できるテンプレートのようなもので、自分の所属する機関と名前、ふりがな、電話番号、メールアドレスを記載します。
学生の就職活動では設定している人とそうでない人の間には、ビジネスマナーの部分で差がつきます。
郵送前の最終確認を徹底する
ビジネス文書というのはミスが無いのが当たり前なので、徹底して確認作業を行わなければなりません。郵送前に下記のポイントをチェックしておきましょう。
・履歴書、職務履歴書に誤字・脱字はないか
・ふさわしい証明写真は貼られてあるか
・封筒の宛先が間違っていないか
・送り状を添えたか
・切手は貼られているか
履歴書をメールで送る方法
履歴書は郵送で送る場合もありますが、メールで送る場合もあります。インターネット技術が発展した今では、ここでは、履歴書のデータをメールで送る場合のやり方を解説します。
用意するのはビジネス文と電子ファイル
履歴書を郵送する時とは違って、電子ファイルをメールに添付することになります。紙媒体とは違う取り扱い方になるため、注意が必要です。まずメールの文章に関しては、上記で解説したような文章で大丈夫です。ただ、送付ではなく添付なので、その辺りの表現には注意しましょう。例文は下記の通りです。
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件名：応募書類送付のご連絡 〇〇大学 氏名
本文：
株式会社〇〇〇〇
人事採用部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部（〇〇学科）の〇〇と申します。
この度は、選考の機会をいただきまして誠にありがとうございます。
履歴書を添付しておりますので、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻
〇〇 〇〇（氏名ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：abcdefg@〇〇〇〇
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電子ファイルはセキュリティの問題でパスワードを設定すべきと言われています。特にセキュリティ意識の高いIT企業ではパスワードを設定しておいた方が無難です。パスワードを掲載する際は、下記のような一文を添えて送りましょう。
| ファイルにはパスワードを設定しております。後ほど別メールにてパスワードをお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
例文
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件名：応募書類送付のご連絡 〇〇大学 氏名
本文：
株式会社〇〇〇〇
人事採用部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部（〇〇学科）の〇〇と申します。
この度は、選考の機会をいただきまして誠にありがとうございます。
履歴書を添付しておりますので、ご高覧くださいますよう、よろしくお願いいたします。
ファイルにはパスワードを設定しております。
後ほど別メールにてパスワードをお送りいたしますので、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻
〇〇 〇〇（氏名ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：abcdefg@〇〇〇〇
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パスワードを掲載したメールの例文
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件名：パスワード送付のご連絡 〇〇大学 氏名
本文：
株式会社〇〇〇〇
人事採用部 採用ご担当者様
お世話になっております。
先ほど履歴書をお送りしました〇〇大学の〇〇と申します。
ファイルに設定しましたパスワードは以下の通りです。
パスワード：〇〇〇〇〇〇〇〇
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻
〇〇 〇〇（氏名ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：abcdefg@〇〇〇〇
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メールで履歴書を送る際の注意点
メールで履歴書を送る際は、下記のポイントをチェックしてからにしましょう。
・宛先のメールアドレス、社名、担当者名が間違っていないか
・文字のサイズやフォントを統一しているか
・プレーンテキストを使用しているか
・使用するメールアドレスが適切か
・適度に改行しているか
宛先のメールアドレス、社名、担当者名が間違っていないか
メールは一度送ってしまうと取り消しできません。社名、担当者名を間違えるのは失礼なことに当たりますが、宛先を間違えてしまうと、自身の重要情報が詰まった履歴書を別の誰かに送ってしまうことになります。送信先メールアドレスは厳重にチェックしておきましょう。
文字のサイズやフォントを統一しているか
ビジネスメールは統一感が重要です。異なるサイズの文字や違うフォントを織り交ぜるのは不適切です。文章を他のソフトからコピー&ペーストする際は注意しましょう。
プレーンテキストを使用しているか
メールの送信にGmailを使う際は、設定が「プレーンテキストモード」になっているか確認しましょう。プレーンテキストモードにしていれば、余計な文字の装飾を付けられなくなるので、ビジネス文に最適な設定ができます。
使用するメールアドレスが適切か
送信先のメールアドレスにも注意すべきですが、自分のメールアドレスが適切かどうかも配慮しなければなりません。大学生の方は大学のメールアドレスを使いましょう。ビジネスにふさわしくないメールアドレスを使用すると、採用担当者からの評価が落ちてしまいます。
例：inuinudaisuki@〇〇〇〇
適度に改行しているか
スマートフォン・PCどちらでメールを作成する場合も、改行をこまめに入れることを意識しましょう。改行をいれないとPC画面で見たときにひたすら横に長い文章が続いてしまいます。
まとめ
履歴書を郵送するときは、郵送完了した旨を報告するメールを送りましょう。採用担当者の安心材料になります。履歴書をはじめとする応募書類を郵送するときは、クリアファイルに入れて送りましょう。書類に折り目や汚れが付かないようにする配慮は評価の向上につながります。
応募先企業にメールを提出する場合は、ただ要件を記載するだけでなく、あいさつ文や署名を設定するなど、ビジネスシーンを意識したメールを作るようにしましょう。
