ビジネスシーンで使うことの多い「報告」ということば。ビジネスには欠かすことのできない「ホウレンソウ」のひとつとしても重要性があるため、仕事に関する報告はどんなときでも徹底して行う必要があります。しかし上司に対して「報告」するためにはどのような表現を持って報告するべきなのでしょうか。この記事では目上の人に対して行う報告「ご報告」について紐解き解説します。記事を通じて正しい使い方を理解し、社会人として大いに活躍できるきっかけとして役立ててください。
目次
「ご報告」の意味
ビジネスシーンでは欠かすことのできない「ホウレンソウ」のひとつ「報告」。上司だけでなく取引先や顧客に対して報告する場合は「ご報告」として事柄を伝える必要があります。ここでは「報告」の漢字について解説しますから、ここで言葉の意味について深く理解していきましょう。
「報告」とは
「報告」の漢字を分解して見ていきましょう。
| 漢字 | 音読み | 訓読み |
| 報 | ホウ | むく(いる)、しら(せる) |
| 告 | コク、コウ | つ(げる) |
「報告」という漢字はどちらも音読みであり、もともとは昔の中国の発音をもとにした読みであることがわかります。一方で個々の漢字の意味に相当する和音である訓読みには「報いる」や「報せる」「告げる」といった意味があることがわかります。「報告」という漢字には、「相手に対してなにかしらの状況を報せ告げる」といった意味があることが理解できます。
「ご報告」と「ご連絡」の違い
ビジネスシーンにおいては「ご報告」のほかにも「ご連絡」といった言葉を見かけることがあります。ビジネスシーンでの「ご報告」は仕事に関係する人へ情報を周知することを指したり、決定事項を知らせたりする場合に使います。また、指示を受けた人が指示を依頼した人に事象を伝える場合にも使います。対して「ご連絡」には上司や部下など関係なく、情報を伝えたり依頼したりする場合に使います。
「ご報告」の使い方
上司や取引先、顧客に対して報告をする場合は、丁寧語の接頭語である「ご」を付け、さらに「する」の謙譲語である「いたします」などを付けるのがふさわしいと言われています。なお、「ご報告いたします」は厳密にいうと二重敬語となりますが、慣習的に使用している背景に伴い、マナー違反ではあるものの使っても差し支えない言葉として認識されています。本来は「ご報告をいたします」といった表記になるのですが、「ご報告いたします」でも問題ないとされていますから、意識的に使用しても問題ありません。
ビジネスシーンで見る「取り急ぎご報告まで」をの使い方
ビジネスシーンで頻繁に使うことの多いチャットやメールなどで見ることの多い「取り磯子ご連絡まで」という言葉。取り急ぎにはとりあえず急いでといった意味を持ち、「ひとまずご連絡だけさせていただきます」といったニュアンスで相手に伝えます。つまり、至急で伝えなければならない要件があるときのみに使う言葉ということです。ですから、メールやチャットを見てほしいだけで使うのはやめ、本当に急ぎのときのみ使うことが重要です。また、「取り急ぎ～」を使用して報告をする際に、折り返し連絡が必要な場合は「取り急ぎご報告まで。内容確認次第至急ご連絡いただきたく存じます」などひと言添えることで、急ぎの連絡であり、さらに返答も急いでほしいといった内容をまとめて伝えられるようになります。
取引先、距離のある上司・先輩には使わない方がベター
同僚や部下など、自分と立場が近い人などには使っても問題ない言葉ですが、「ご報告まで」とぶつ切りで伝えるため、目上の人や上司に対して使うのはマナー違反となります。「取り急ぎご連絡まで」と似たニュアンスで目上の人や上司に報告する場合には「ひとまずご報告のみにて失礼いたします」「まずはご報告のみ申し上げます」などと謙譲語を付けるのがマストです。
状況が動いた場合は必ず追って連絡を
「取り急ぎご報告まで」を使ったあとは、必ず追加報告することを忘れてはいけません。というのも、「取り急ぎご連絡まで」はあくまで報告事項を伝えただけであり、最終的な結果や事象は伝え切れていないのです。状況が大きく進展したり、動いたりして、最終的な発展が見られた場合には、追加連絡を怠らないようにするのがマナーです。
「ご報告まで」を敬語にする
「ご報告まで」を敬語にした場合は以下のようになります。目上の人や上司、顧客に連絡する場合などは以下の言い回しを覚えて使うことで、失礼のない報告ができるようになります。
＊ひとまずご報告いたします
＊一旦ご報告のみで失礼いたします
＊取り急ぎご報告申し上げ、発展があり次第再度ご連絡いたします など
ビジネスシーンにおける「ご報告」使用例
ビジネスシーンにおける「ご報告」の使用例について解説します。それぞれ使用する相手によって言い回しが変化していますから、メールなどで使用する場合は参考にしてください。
目上の人へ報告する場合
少し距離のある上司や社長など、目上の人へなにかを報告する場合は以下のような言い回しをします。
| 現在の●●についての現況をご報告いたします●●についての調査が完了しましたので、結果をご報告いたします など |
お世話になっている人へ報告する場合
普段からお世話になっている人に対して報告をする場合は以下のような言い回しをします。
| 当社の製品が受賞できましたのもひとえに●●様のおかげでございます。謹んでご報告いたします など |
至急の報告をする場合
自分と距離が近い同僚や先輩、上司などへ至急の報告をする場合は以下のような言い回しをします。
| お休みのところ申し訳ございません。●●についてですが～～～～～となっております。取り急ぎご連絡まで～～～～です。なお、詳細につきましては追ってご報告いたします など |
大切な方へ至急の報告をする場合
大切な顧客や取引先へ至急の報告をする場合は以下のような言い回しをします。
| 以前ご相談いただいていた件ですが、発展がございましたのでまずはご報告申し上げます●●の件について動きがあり次第追ってご報告させていただきます など |
「ご報告」を言い換える方法
「ご報告」を別の言葉で言い換えるにはどういった言葉を選ぶと良いのでしょうか。ここでは「ご報告」の言い換え表現について解説します。目上の人や上司、顧客などさまざまなシーンで使い分けることができますから、しっかりチェックしましょう。
お知らせ
「ご報告させていただきます」といった言葉を「お知らせがございます」などに言い換えることができます。謙譲語である「お」を付けたことで「知らせる」といった行為がより丁寧な印象で伝えられるようになります。「～～についてお知らせいたします」などと使うことでシンプルでありながらも丁寧な印象を持って報告することができます。
ご連絡
冒頭でも解説したように、「ご連絡」も誤りではないものの、使う人や状況によって真名0違反となることがあります。「ご連絡」を使用する場合は上司や目上の人ではなく、同僚や部下、近しい人のみとわけることでマナー違反を防ぐことができます。
「ご報告」を各国の言葉で表す方法
「ご報告」を英語表現にするにはどういった表現がふさわしいのでしょうか。ここでは「ご報告」を各国の言葉で表す方法について解説します。海外出張の多い方や、取引先が海外企業が多い方は、この段落をチェックしてあらゆる国の表現方法をマスターしてください。
英語
| report(ご報告) I will report that(私はそれをご報告いたします) I will report my confirmation results(私の確認結果をご報告します) I would like to report on the development of produc(製品の開発状況についてご報告いたします) Let me give you an update on our sales cost(販売原価の最新情報についてお知らせします) This is an update on the project(これがプロジェクトの最新状況です) Here’s a report on the latest market research(こちらが最新の市場調査です) The following is an update on where we are now(以下に現在の状況をお伝えします) This is to report on recent sales results(本メールは最近の販売実績を報告するものです) |
韓国語
| 급히, 보고드립니다.(取り急ぎ、ご報告まで) 상황 보고 감사합니다.(状況報告ありがとうございます) 이상, 급히 보고드립니다(以上、取り急ぎのご報告まで) 이상, 급히 보고드립니다(以上、取り急ぎご報告申し上げます) 이후 진척이 있었으므로 보고합니다(その後進捗がございましたのでご報告します) 이후의 진척 상황에 대해서 보고 드립니다(その後の進捗状況についてご報告いたします) 보고가 늦어져서 죄송합니다(報告が遅くなりまして申し訳ございません) 보고가 늦어진 점을 깊이 사과드립니다(ご報告が遅れたことを深くお詫びいたします) 실험 결과에 대해서 보고합니다(実験結果について報告します) 구두로 보고하다(口頭で報告する) 사전에 보고하지 못한 곳에 대해서 대단히 죄송합니다(あらかじめ報告しなかったことについて大変申し訳ございません) 현황을 보고하다(現況を報告する) 상황을 보고하다(状況を報告する) 보고하겠습니다(報告します) 보고하겠어요(報告します) 조사 상황을 급히 보고합니다(調査状況を取り急ぎご報告します) 또 새롭게, 근황 보고를 중국어로 하겠습니다(また改めて、近況報告を中国語でします) 추후, 이번 문제의 경위에 대해서 보고하겠습니다(追って、今回のトラブルの経緯についてご報告します) 조사 후에, 자세한 내용을 추가하여 메일로 보고하겠습니다(調査の上、詳細を追ってメールでご報告します) 본 건에 관해서는 각 방면으로 대처하겠습니다. 추후에 결과를 보고하겠습니다(本件については当方で対処します。追って結果をご報告します) |
中国語
| 匆匆汇报如上(取り急ぎ、ご報告まで) 暂且先对此进行报告(一先ずそのご報告を) 匆匆汇报如上(以上、取り急ぎのご報告まで) 之后有了进展的话会向您报告(その後進捗がございましたのでご報告します) 那个结果将由我日后再进行报告(その結果は私より後日ご報告いたします) 之后将会为您报告进展状况(その後の進捗状況についてご報告いたします) 很晚才向您报告，我非常抱歉(ご報告が遅れたことを深くお詫びいたします) 一旦知道了修正后的交货期就请告知(修正の納期が分かり次第ご報告お願いします) 我再用汉语汇报一下近况(また改めて、近況報告を中国語でします) 在处理好故障之后将会向您报告(不具合の修正が完了し次第、ご報告します) 立即向您报告调查状况(調査状況を取り急ぎご報告します) 这件事将由我方处理。随后将会给您报告结果(本件については当方で対処します。追って結果をご報告します) 稍后将向您报告这次事件的原委(追って、今回のトラブルの経緯についてご報告します) 汇报完了，请首长指示(上級の指導者に対し）報告を終わります，ご指示をお願いします) 报告如下(以下、報告します)会再报告(また報告します) |
正しい表現を覚えて失礼のない社会人を目指そう
「ご報告」は立場が上の人や大切な顧客、取引先に対して使うことが理解できたと思います。対して「ご連絡」は、自分と近い距離の人や同僚、先輩、部下に使うのがマストであることも同時に覚えられたかと思います。正しい日本語を理解することで社会人としてだけでなく頼りになる社員としても活躍できるようになりますから、この機会を通じて正しい言葉使いをマスターしましょう。
