社会人、就活生問わずメールは現代を生きる上で必須のツールです。そんなメールですが、言葉遣いやタイミング、受け手によって印象がガラッと変わるって知っていましたか？例えばお礼のメール一つとっても、内容とタイミング次第で「またこの人と仕事をしたい」と相手に思わせることができます。この記事では、お礼メールの書き方とテンプレートを解説していきます。すでに社会に出て働いている方も、就活中の方も必見です！
お礼のビジネスメール、ちゃんと送っていますか？
あなたはビジネスメールでお礼のメールを書いたことはありますか？書く時もあれば、面倒くさくて書いていない時もあるのではないでしょうか？実はお礼メールを送ると送らないとでは今後の相手との付き合いに大きな差が生じてしまいます。ここではお礼メールを送る意味やタイミング、ポイントについて解説していきます。
「お礼メール」を送る意味
あなたは「ありがとう」と言われて嫌な気はしますか？ほとんどの方は「嫌な気持ちにならない」と答えるでしょう。誰しもが自分の言動に対して感謝されたら気持ちが良いものです。それはメールでも同じで、何かしてくれたら感謝の意を伝える旨のメールを送ると、相手からの印象は自ずと良くなります。
社会人であれば仕事を手伝ってくれた時、ご飯に連れて行ってくれた時、ミスをカバーしてくれた時など、お礼メールのネタは多岐に渡ります。
就活生に至っては採用側がしてくれる全てのことがお礼メールのネタになります。時間を割いてくれたこと、歳の近い若手社員を呼んでくれたことなど、様々なイベントに対してお礼のメールを送ることで印象を良くすることができます。
「二度お礼」の効果
あなたは「二度お礼」という言葉を知っていますか？読んで字の如く、二度お礼をすることを指します。二度お礼をすることで、相手からの印象を極めて良くすることができます。字面だけでは「二回お礼言っとけば良いのね」と思うかもしれませんが、効果を最大限発揮させるためにはタイミングが重要です。二度お礼のポイントは対面とメールの二度のタイミングで感謝の意を述べることにあります。
例えば先輩からちょっとお高めのご飯屋さんを奢ってもらった場合、店を出る時、帰り道で別れる時にありがとうございますと感謝を述べるはずです。先輩と別れたあと、その日の内にメールでもう一度「ありがとうございます」という旨を伝えてみましょう。相手があなたの送ったお礼メールを開いた時、「この人は本当にありがたいと思ってくれてるんだな。また今度連れて行ってあげよう」と思うことでしょう。
二度お礼は普段の仕事においても使えるシーンがたくさんあります。面談を組んでいただいた時、長時間の相談に乗っていただいた時、とにかく相手が自分のためにリソースを割いてくれた時は二度お礼のチャンスです。もちろん二度お礼は社会人だけでなく、就活生も使えるビジネススキルです。まわりの就活生とは一味違うと思わせることができます。ぜひ対面で一度目のお礼を、メールで二度目のお礼を伝えてみましょう。
【ビジネスメール】「お礼メール」の書き方
ここからは実際にお礼メールをどんな風に書けば良いのか解説していきます。初めてお礼メールを送る方はもちろん、すでにお礼メールを送ったことがある方もぜひレパートリーを増やすための参考にしてください。
書き方のテンプレートをご紹介
早速お礼メールの書き方（テンプレート）を紹介します。自身のスマホやPCのメモ帳機能を使ってコピペしておくと楽です。
会社の先輩が仕事の相談に乗ってくれた時
〇〇課〇〇さん
お世話になっております。
〇〇課の〇〇です。
本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
自身のマネジメント方法に課題を感じておりましたが、〇〇さんの助言をいただき、改善点を見出すことができました。
重ねて御礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇
電話番号:00-1111-2222
携帯電話:000-1111-2222
メールアドレス:abcde@xyz.com
_______________________
社外の人とご飯に行った時
株式会社〇〇 〇〇部〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
昨夜はご馳走になってしまい、恐縮です。
とても美味しい料理と楽しい時間をありがとうございました。
相談に乗っていただきましたことも、重ねて御礼申し上げます。
またご一緒に食事をさせていただけたら幸いです。
重ねて御礼申し上げます。_______________________
株式会社〇〇 〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇
電話番号:00-1111-2222
携帯電話:000-1111-2222
メールアドレス:abcde@xyz.com
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【就活】会社説明会で社員との面談を組んでもらった時
（件名）【社員座談会のお礼】〇〇大学 〇〇〇〇（名前）
（本文）
株式会社〇〇 〇〇課
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇と申します。
この度は貴重なお時間を割いていただき、
誠にありがとうございました。
〇〇様の今後の展望をお聞きしたことで、
私のキャリアプラン形成に繋げることができました。
ますます貴社で働きたいという思いが強くなりました。
本日は誠にありがとうございました。
_______________________
〇〇大学〇〇学部〇〇課
〇〇 〇〇
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:abcde@xyz.com
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【就活】内定後のイベントが終わった時
（件名）【内定者懇親会のお礼】〇〇大学 〇〇〇〇（名前）
（本文）
株式会社〇〇 〇〇課
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇と申します。
本日は貴大変重な場を設けていただき
ありがとうございました。
同期となる内定者はもちろん、社員、役員の皆様とお話をする機会をいただき、入社後のビジョンをより鮮明に描くことができました。
お忙しい中準備していただき、誠にありがとうございました。
引き続き研修などでお世話になるかと存じますが、
今後ともこんごとどうぞよろしくお願い申し上げます。
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〇〇大学〇〇学部〇〇課
〇〇 〇〇
電話番号:000-1111-2222
メールアドレス:abcde@xyz.com
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ビジネスメールでお礼を伝える際の注意点
ここからはお礼メールを送る際の注意点について解説していきます。これらの注意点を知らずにお礼メールを送ってしまうと恥をかいてしまう場合があるので、最後まで読むことをおすすめします。
必ず件名を入れる
LINEやTwitterなど、本文のみで相手とコミュニケーションを交わすSNSツールと違い、メールは宛先、件名、本文の3つを入力できます。SNSと大きく違うのはこの件名の有無です。件名はメールの内容を端的に表す文章のことです。
例えば「内定式のお礼」や「〇〇月〇〇日の会議に関して」など、ひと目見て内容がわかるように書きます。
社会人となると、毎日数十〜数百件のメールが来ることは当たり前にあります。そのような状況でメールに件名を付けていないと、相手がメールを見てくれない、気付かないという事につながります。件名を付けるのは社会に出る上でのマナーなので、就職活動を控えている方は普段から懸命に意識してメールを送りましょう。
文章を推敲する
最近のSNS機能は送信取消機能がありますよね。誤字脱字があっても、相手に気付かれることなく送信した内容を取り消すことができます。
しかしビジネスメールとなるとそうもいきません。一度送ったら取り消せないので、送信した内容は相手に届いてしまいます。社内通知などのメールは、1人が数十〜数百人へ一斉に同じ内容のメールを送信します。そのようなメールに誤字脱字があったら恥ずかしいですよね。必ずメールを送る前に文章を推敲してミスがないか確認する癖をつけましょう。
こまめに改行する
メールツールや端末の設定によって、文字を折り返す場所が異なる場合があります。普段意識することはあまりないですが、文を改行しなくても、スマホは画面幅に合わせて20字〜30字程度で自動改行してくれています。
しかしパソコンでメールを見るとなると、意識的に改行する必要があります。スマホは縦長ですがパソコンのディスプレイは横長が一般的です。文字を改行せずに文章を連ねてしまうと、50、60、70文字と、ディスプレイの幅いっぱいまで文字が続いてしまうことになります。携帯電話でしかメールを打ったことのない方は、こまめに改行することを意識しましょう。
内容は短く要点を押さえて書く
お礼メールを送る際は長々と書くのも、短すぎるのも効果を発揮しません。前者は読む気がなくなりますし、後者は薄いテンプレートの文だなと思われてしまいます。
お礼メールを書くときは内容を端的にまとめて書くようにしましょう。例としては先述したお礼メールのテンプレートのように、ありがたく感じた事と、その感想を短くまとめるような形です。ありがたく感じたことがあまりに多い場合は、感想まで触れるのは1つだけにして、その他は出来事だけ書き連ねましょう。
署名を付ける
メールを送る際は署名を付けることも忘れないようにしましょう。署名とは、メールテンプレートを見ていただければわかりますが、メールの最後に自分の所属する組織や電話番号、メールアドレスを記載する欄のことです。実はこの署名は、前もって作成し保存しておくことで、メールを送る際に自動で末尾に付与するよう設定することができます。基本的にどのメールツールでも署名の作成、保存、添付ができるので忘れずにやっておきましょう。
社会人であれば所属会社、所属部署、会社電話番号、携帯電話番号、メールアドレスを。
就職活動中の学生であれば所属大学、所属学部、所属学科、携帯電話番号、メールアドレスを記入しておけば良いでしょう。
特に就活生で署名の存在を知って、実際に使っていると、署名のないメールよりも注意を引くことができます。
お礼メールは早い内に送る
誰しも相手との思い出は時間が経ってしまうと薄れてしまうものです。なのでお礼メールは鮮度が命とも言えます。相手と帰り道で別れたら、仕事がひと段落したらなるべくすぐに送りましょう。
もしも夜遅くなってしまって、メールを送るか迷った場合、翌日の営業時間中、遅くとも昼までにはメールを送りましょう。最近のメールツールには送信予約機能があるので、予約機能を活用してみるのも良いですね。
「取り急ぎ」は原則使わない
ビジネスメールで良く使われる「取り急ぎ」というフレーズは関係性の出来上がった人以外に使うべきではありません。「何を伝えたいのか定まっていないが、とりあえず急ぎ連絡する」というニュアンスを含んでいるため、目上の方には失礼にあたります。
まとめ
いかがだったでしょうか？お礼メールは社会人も学生も使えるメールテクニックです。端的に相手への感謝をメールで伝えることで、自身の印象を良くすることができます。効果的なお礼メールを送ることで「またこの人と一緒に働きたい」「またご飯に行きたい」と思わせることができます。そのためにはぜひ対面とメールで二回相手に感謝を伝える「二度お礼」を試してみてください。
またお礼メールは端的に、時間をあけず、テンプレートから自分の気持ちをしっかり含めた文章を作り上げて送るようにしましょう。
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